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Was ist Hoteling? Warum sollte Ihre Organisation dieses System einführen?
Was ist Hoteling?
Hoteling ist ein Begriff, der verwendet wird, um eine Methode der gesamten Büroverwaltungssoftware zu beschreiben, bei der Mitarbeiter ihre Nutzung von Büroarbeitsplätzen wie Kabinen, Besprechungsräumen und Schreibtischen nach Bedarf planen können. Hoteling, auch „Office-Hoteling“ genannt, ist ein auf Reservierung basierendes, nicht näher spezifiziertes Sitzsystem, bei dem die Mitarbeiter vor ihrer Ankunft im Büro einen Arbeitsbereich buchen können. Es ist ein weiterer Ansatz für die traditionellere Art der dauerhaft ausgewiesenen Bürobestuhlung.
Wie funktioniert das Hoteling?
Das Hoteling-System ist eher für Mitarbeiter geeignet, die häufig reisen, z. B. in Vertriebs- oder Beratungsunternehmen. Es kann aber auch mit allen Arten von Organisationen funktionieren. Es verwendet eine Software zur Einrichtungsplanung, die in das Informationstechnologie-System des Unternehmens integriert ist, um Bürofunktionen wie Mitarbeiter-ID-Ausweise und Standorte von Büroräumen zu verwalten. Beim Hoteling reservieren die Arbeiter ihre Schreibtische für den Tag oder einen bestimmten Zeitraum von Tagen, an denen sie im Büro arbeiten möchten.
- Wenn sich der Mitarbeiter im Büro meldet oder sich aus der Ferne anmeldet, greift er auf ein webbasiertes Online-Zimmerreservierungssystem zu und meldet sich mit seinem Firmenzugang an.
- Anschließend können sie ihre bevorzugten Schreibtische, Kabinen oder Besprechungsräume auswählen, indem sie sich eine 3D-Bodenkarte des Büros ansehen und visuell einen von ihnen bevorzugten Arbeitsbereich auswählen.
- Sobald der Buchungsvorgang abgeschlossen ist, überträgt das System auch andere Bürofunktionen wie das Routing des Telefondienstes an den gebuchten Arbeitsbereich, die Benachrichtigung eines Büros „Concierge“, der den Arbeitsplatz vorbereitet, usw.
- Die Arbeitnehmer müssen über Terminals oder mobile Apps, die in die Datenbank integriert sind, „einchecken“, wenn sie am Bürostandort ankommen, und „auschecken“, wenn sie ihre Reservierung abgeschlossen haben.
Warum sollte Ihre Organisation das Hoteling-System annehmen?
Die Praxis des Office-Hotelings bietet nicht nur mobilen Mitarbeitern, sondern vor allem Geschäftsinhabern viele Vorteile. Im Wesentlichen ermöglicht das Hoteling agilen Arbeitern, ins Home-Office zurückzukehren, den Laptop für einige Stunden in eine Kabine zu stecken oder sich mit seinem Team zu treffen, um Projektaktualisierungen und Fortschritte zu besprechen. Daher wird dieses System Organisationen zugute kommen durch:
- Einsparungen bei gewerblichen Immobilienkosten
- Mehr Möglichkeiten für Mitarbeiter zur Zusammenarbeit und Einmischungen
- Erhöhung der Arbeitnehmermobilität
- Effizientere Nutzung von Arbeitsbereichen und Bürogeräten
- Reduzierung der Gemeinkosten
Wie integriere ich das Hoteling-System in die Organisation?
Unternehmer, die erwägen, das Hoteling-System in ihrer Organisation zu übernehmen, müssen zuerst Folgendes durchführen:
• Identifizieren Sie ihre Unternehmensziele
Einige Organisationen wenden sich an Office-Hoteling, um die Teamarbeit und Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu verbessern. Andere müssen private Bereiche bereitstellen, um die Konzentration und Konzentration der Mitarbeiter zu erhöhen. Unternehmer sollten in der Lage sein, ihre organisatorischen Ziele zu identifizieren. Und führen Sie die Workflow-Gewohnheiten ihrer Mitarbeiter durch, um die effizienteste Raumnutzung zu bestimmen.
• Betrachten Sie die Unternehmenskultur
Es ist auch wichtig, dass Unternehmen ihre Bürokultur untersuchen. Einige Mitarbeiter bevorzugen möglicherweise die traditionelle Büroumgebung, in der der Status der Personen mit ihren Büroräumen verbunden ist. Andererseits verlangt ein unkonventionelles Büro von Mitarbeitern, dass sie auf nicht-territoriale Weise funktionieren und zusammengefasste Gebiete respektieren.
• Untersuche eine Vielzahl möglicher Arrangements
Bevor Sie sich entscheiden, Office-Hoteling in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter den Plan unterstützen, um drastische Änderungen zu vermeiden und die Produktivität und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu beeinträchtigen und das Endergebnis zu steigern.
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