Buchungssoftware für Besprechungsräume: Die 3 wichtigsten Probleme, Dinge auf alte Weise zu tun

Unternehmer verlassen sich auf Meetings, um Projekte zu planen und Workloads für Manager und Mitarbeiter zuzuweisen. Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens, aber was nicht unbedingt ist, ist, Zeit damit zu verbringen, sie zu arrangieren. Mit der Buchungssoftware für Besprechungsräume können Sie den Zeitaufwand für die Organisation von Besprechungen reduzieren, indem Sie diese je nach Verfügbarkeit planen.

Logistische Probleme in der Belegschaft ergeben sich aus einem Mangel an Zimmerbuchungssoftware – Probleme, die sich in der Produktivität der Arbeitnehmer widerspiegeln können. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die 4 wichtigsten Probleme bei der Nichtverwendung von Besprechungsraumsoftware für Ihr Unternehmen.

Diese und eine ganze Reihe anderer komplexer Fragen erfordern einen anderen Ansatz bei der Zuweisung von Schreibtischen und Kabinen im Arbeitsbereich. Und deshalb versuchen zukunftsorientierte Unternehmen, diesen kritischen Aspekt des Arbeitsplatzlebens zu automatisieren.

Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter bis zu 50% der Zeit aufwenden, die erforderlich ist, um ein Meeting abzuhalten, um das Treffen tatsächlich zu organisieren. Wenn das Meeting beispielsweise 40 Minuten dauert, benötigen die Mitarbeiter mindestens 20 Minuten, um das Meeting zu arrangieren und sicherzustellen, dass der Raum verfügbar ist. Die Probleme bei der Besprechung von Buchungen betreffen Unternehmen jeder Größe, von kleinen Unternehmen bis hin zu Unternehmen. Im Folgenden sind die Hauptprobleme der Anordnung von Besprechungsräumen aufgeführt:

• Vergeudete Zeit.
• Logistische Fehler.
• Verzögerungen beim Projekt.
• Ineffiziente Raumnutzung.

Buchungssoftware für Besprechungszimmer

In der Vergangenheit müssten Manager Besprechungen manuell genehmigen, indem sie sich mit Mitarbeitern, höheren Mitarbeitern und anderen Mitarbeitern beraten, um den Raum freizulassen und das Meeting zu planen. Sie mussten Dateien scannen, E-Mails versenden und auf die Erlaubnis des Chefs warten.

Heutzutage wird die Besprechungsvereinbarung in der Cloud optimiert und Mitarbeiter können Meetings mit nur wenigen Klicks arrangieren. Meetingraum-Management-Software wie DeskFlex macht dies einfach. Die Software beseitigt alle potenziellen Probleme wie Zeitverschwendung, logistische Fehler, Projektverzögerungen und Probleme bei der Platznutzung.

Problem #1) Vergeudete Zeit

Die Produktivität im Unternehmen beeinträchtigt nicht mehr als verschwendete Zeit. Die Studien zeigen, dass Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, sich gegenseitig zu beraten, wenn sie keine vorgefertigte Software haben, um Besprechungen zu buchen. Der Mangel an Buchungssoftware verringert die Fähigkeit der Mitarbeiter, produktiv zu sein, da sie Zeit damit verbringen, das Meeting zu organisieren, anstatt zu arbeiten.

Der Mangel an Buchungssoftware verringert die Fähigkeit der Mitarbeiter, produktiv zu sein, da sie Zeit damit verbringen, das Meeting zu organisieren, anstatt zu arbeiten.

Wenn Sie sich auf veraltete Methoden zur Papierbuchung, Tabellenkalkulationen und andere derartige Tools verlassen, erhöhen Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Verwaltungsmitarbeiter erheblich. Die manuelle Anordnung ist ein Produktivitätskiller wie kein anderer.

Problem #2) Logistische Fehler

Es gibt viele logistische Fehler, die auftreten, wenn Sie keine Software haben, die die Verfügbarkeit der Zimmer und die Anwesenheit der Mitarbeiter für jedes Zimmer verfolgen kann. Dies ist besonders in großen Organisationen mit mehrstöckigen Büros mit Dutzenden von Gebäuden ausgeprägt.

Beispiel: Mitarbeiter müssen manuell festlegen, welche Besprechungsräume sie zu welcher Zeit nutzen, die Erlaubnis einholen, Teilnehmer einladen, Besucher registrieren und die Teilnehmer im Auge behalten.

Dies lässt Raum für Fehler, da die Informationen nicht ohne weiteres verfügbar sind und zu Stornierungen aufgrund von Synchronisationsproblemen führen. Darüber hinaus werden Stornierungen nicht sofort an das Team gesendet, was zu anderen Kommunikationsproblemen führt. Möglicherweise haben Sie sogar überbuchte Meetings, in denen nicht alle Mitarbeiter untergebracht werden können.

Problem #3) Projektverzögerungen

Wenn Ihrem Unternehmen ein zentralisiertes System fehlt, das Mitarbeitern und Managern einen Überblick über alle Räume, Teilnehmer, laufenden Meetings, Organisatoren usw. gibt, müssen Sie sich auf das Gedächtnis verlassen, um die Aufgaben im Büro zu erledigen. Dies führt nicht nur zu logistischen Fehlern, sondern kann auch zu Projektverzögerungen führen, die die Moral im Arbeitsumfeld senken. Es kann auch der Wahrnehmung Ihres Kunden schaden, wenn Kunden zu einem Meeting kommen und die Besprechungen nicht pünktlich beginnen.

So lösen Sie sie: Buchungssoftware für Besprechungszimmer

Die Lösung für alle Probleme am Arbeitsplatz ist die Verwendung von Buchungssoftware für Besprechungsräume. Wenn Sie ein zentrales System haben möchten, das auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Und ermöglicht es allen Mitarbeitern, sich miteinander zu verbinden, Sie werden von dieser Art von Software sehr profitieren. Buchungssoftware rationalisiert den Besprechungsprozess. Und gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über alle laufenden Meetings mit Mitarbeitern im Raum.