Die Unterstützung von Vertretern der Büroabteilung, die Besprechungsräume buchen, kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn sie mehrere Zimmer und zusätzliche Annehmlichkeiten anfordern. Wenn Sie der Büroleiter eines großen Unternehmens sind, benötigen Sie zuverlässige Besprechungsraumsoftware, um diese Buchungen und andere Geräte schnell und genau zu bearbeiten. Darüber hinaus ist ein langlebiger und praktischer Bildschirm für die Buchung von Besprechungsräumen für den Betrieb von Vorteil. Es hilft Ihren Teammitgliedern, den Besprechungsraum über die Geräteoberfläche zu planen.

Die Anzeige des DeskFlex-Meetingraum-Zeitplans ermöglicht es Ihnen, Ihre Büroressourcen nahtlos und effizient zu verwalten, anstatt den Zimmerbuchungsservice manuell zu bearbeiten. In diesem Blog lesen Sie einen ausführlicheren Leitfaden, um zu verstehen, welche besseren Dienste DeskFlex Ihrem Unternehmen bieten kann.

Schnelle und unkomplizierte Check-in-Funktion.

Der Check-in- und Check-out-Vorgang kann jeweils nur wenige Sekunden dauern. Nach dem Ein- und Auschecken können Ihre Mitarbeiter die Informationen schnell auf dem Hauptbildschirm überprüfen. Die Teammitglieder können auch anhand der Details nach Namen, Zimmerkategorie oder Anmelde-ID auf der Suchleistenoberfläche des DeskFlex-Raumbuchungssystems nach ihren Kollegen suchen.

Effiziente Point-und-Click Grundr

 Die DeskFlex Buchungs-App für Konferenzräume zeigt eine interaktive Bürokarte an. Die Punkte stellen buchbare Plätze dar, und ihre entsprechenden farbigen Punkte stellen ihre Verfügbarkeit dar, die auch einige Reservierungsdetails enthält. Rote Punkte stellen dar, dass das Gebiet derzeit verwendet wird. Grüne Punkte bedeuten, dass die Website zur Reservierung verfügbar ist, während Grau bedeutet, dass Platz reserviert ist. Darüber hinaus können Administratoren einer Person oder einem Team einen festen Schreibtisch oder einen Raum zuweisen. Ein blauer Punkt auf der interaktiven 3D-Karte bedeutet einen permanenten Benutzer dieses bestimmten Raums.

Telefonanlage Switch Zugänglichkeit

Mithilfe der DeskFlex-Buchungssoftware für Besprechungsräume können Benutzer ihre Zimmerreservierungen online mit der entsprechenden Telefonausrüstung ihrer Bürotische buchen. Das System lässt sich in verschiedene riesige Telekommunikationsunternehmen integrieren, einschließlich der Hersteller von Avaya, Nortel oder Cisco PBX:

Ihre Anrufe klingeln direkt auf Ihrem reservierten Schreibtisch.

Ihre Außenanrufe sind nur nach der Anmeldung erlaubt.

Sie werden sofort und automatisch über Nacht abgemeldet, wenn Sie sich nicht zum richtigen Zeitpunkt abmelden.

Unterstützte Varianten von PBX

Webbrowser und lokaler Zugriff über Kioske

Die DeskFlex-Kiosk (s) machen es so viel einfacher, einen Arbeitsbereich in der Nähe eines Kollegen oder in Ihrem gewünschten Bereich von Ihrem Arbeitsplatz aus auszuwählen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, im Voraus einen Schreibtisch von zu Hause aus über das Intranet des Unternehmens über eine Buchungsanwendung für Besprechungsräume zu reservieren. Möglicherweise finden Sie auch Kollegen, mit denen Sie über die DeskFlex-Buchungssoftware für Meetings arbeiten können

Synchronisierung von Arbeitsstationen in Echtzeit

Wenn Sie freie und verfügbare Arbeitsbereiche haben, haben Sie die Möglichkeit, diese zuzuweisen, damit die gesamte Belegschaft bei Bedarf auf bestimmte Arbeitsstationen zugreifen kann, unabhängig davon, ob es sich um Reisen oder Telekommunikation handelt. Mitarbeiter können den Fortschritt von Echtzeitterminen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie einen Arbeitsplatz, einen Parkplatz und andere Bürogeräte haben, die für die Verwendung durch Besprechungsbuchungssoftware erforderlich sind.

Vor-Ort-Buchungen und Vorverkauf

Mitarbeiter können Arbeitsbereiche bequem im Voraus für ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Datumsangraste auswählen und zuweisen, indem sie die Verfügbarkeitsanzeige des Systems für den Besprechungsraum verwenden. Bei Coworking Spaces hilft Ihnen das System auch dabei, Flächenblöcke zu reduzierten Gebühren für verbundene Organisationen, Teambuchungen oder spezielle Aktivitäten zu beiseite zu legen. Richten Sie Lagerbestandsaufbewahrungstermine über die Verfügbarkeitsanzeige des Besprechungsraums ein, um zu wissen, wann Vorräte Nach dem Treffen können die ungenutzten Einrichtungen in den Büroräumen sofort zurückgegeben werden.

 Belegungsdatenmanagement und -berichte

Ein Besprechungszimmer und ein Buchungssystem für den Schreibtisch ermöglichen zuverlässige Belegungsmessungen im Allgemeinen oder in Form von Schreibtischen. Die Berichts- und Analysefunktion generiert die Gesamtzahl der Schreibtischreservierungen, Stornierungen, Änderungen und anderer Umfänge.

Sie können Büroräume entsprechend dem Verhalten und der Nachfrage Ihrer Mitarbeiter oder Kunden optimieren. Sie können Rechnungen und Vereinbarungen mit einem zuverlässigen Buchungssystem für Besprechungsräume und Schreibtische für Coworking- und Verleihunternehmen erstellen. Sie können heruntergeladen werden und können problemlos mit verschiedenen Kunden zusammengestellt werden.

Ein Raumbuchungssystem, das Informationen über die Nutzung von Räumen und die Dynamik von Buchungen und Verschiebungen liefert, kann es dem Management ermöglichen, die Bedürfnisse des Bürogebäudes besser zu verstehen und das Bürogebäude für eine bessere Leistung zu planen.

Zuverlässiger Zeitplan und Planung für Konferenzräume

 Das Buchungssystem für Besprechungsräume von DeskFlex bietet eine robuste Lösung für die Koordination und Handhabung von Büroeinrichtungen, Besprechungsräumen und Bürowerkzeugen zur Steigerung der Teamproduktivität. Dieser Ansatz ist auch durch die Planung von Besprechungsräumen möglich. Die Anzeige der Buchung von Besprechungsräumen bietet Ihnen höchste Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Jeder Verbraucher kann Reservierungen bequem über das Intranet oder den Kiosk Ihres Unternehmens erstellen. Nehmen wir zum Beispiel an, dass das Unternehmen zehn Konferenzräume zur Verfügung hat. Benutzer zeigen Rauminventar an und machen Reservierungen von ihren Arbeitsplätzen und sogar von ihren bescheidenen Aufenthaltsorten. Die Meeting-Space-Software von DeskFlex kann auf die Funktion mit Bürgerclubs, Colleges oder Bibliotheken zugeschnitten werden, wobei Räume im Voraus zugewiesen werden sollten.

Outlook® Stundenplan

Die Planung einer Konferenz oder Aktivität kann in der Tat eine Herausforderung sein, aber oft kann es fast so unmöglich sein, die Teilnehmer zu dem Meeting zu führen. Was dies erschwert, liegt daran, dass Sie sich der Räume bewusst sind, die Sie verwenden können, aber nicht genutzt werden konnten. Anstatt Massen-E-Mails zu versenden, nutzen immer mehr Organisationen und Unternehmen Online-Kalender, um die Anforderungen schnell zu erfüllen. Internet-Kalender helfen den Organisatoren von Veranstaltungen, den optimalen Zeitpunkt für die Planung und den Start einer Veranstaltung über die Anzeige des Besprechungsraums festzulegen. Die DeskFlex-Meeting-Space-Software stellt eine Verbindung mit Outlook Calendar her, um die Planung von Besprechungsräumen und Termine schnell, effizient und unkompliziert zu gestalten.

Profile für Nutzer

Überschneidende Zeitpläne und Doppelbuchungen können ärgerlich sein, aber der Zeitplan für Besprechungsräume ermöglicht es Benutzern, die Zeitpläne anderer Mitarbeiter im Büro zu sehen. Die DeskFlex-Implementierung vereinfacht die Vorbereitung und Handhabung von Raum und Einrichtungen. Sie können Reservierungen direkt aus der Meetingraumsoftware Outlook mit nur einem Mausklick vornehmen, ändern, anzeigen und stornieren — direkt zur Hand! Sie können sich auch dafür entscheiden, Ihren Zeitplan auch für andere zu koordinieren.

 Vorbildliche Vorteile der Verwendung des Raumbuchungssystems

 Es wird ein enormer Schwerpunkt auf Teamarbeit gelegt, insbesondere in der heutigen Geschäftswelt aufgrund einer Pandemie. Mit Arbeitsplätzen und Mitarbeitern, die an mehreren geografischen Standorten und Zeitzonen verstreut sind, werden Sitzungen in der Regel durch Technologie wie Telefonkonferenzen und Freigabebildschirme abgehalten, im Allgemeinen über eine App für das Buchungssystem für Besprechungsräume.

 Konferenzräume, Huddle Rooms und Pods sind im Büro üblich geworden, was bedeutet, dass Sie sie oft nicht nutzen können. In anderen Fällen haben Sie vielleicht gedacht, dass Sie einen Konferenzraum reserviert haben, aber am Ende feststellen, dass jemand anderes bereits da ist, wenn Sie versuchen, ihn zu benutzen. Die Bereitstellung einer App für das Buchungssystem für Besprechungsräume in Ihrem Unternehmen bietet mehrere Vorteile. In diesem Blog wurden einige der guten Vorteile eines solchen angezeigt.

Überwachen der Belegung der Räume

Eine effiziente Raumbuchungssoftware kann Benutzern helfen, gebuchte Räume und Besprechungsräume zu identifizieren, sodass sie ihre Meetings rund um die Verfügbarkeit des Konferenzraums planen können. Diese präventive Methode der Diagnose und Vermeidung beseitigt den Großteil der Effizienzprobleme, die mit der Lokalisierung einer Vakanz verbunden sind.

Tipps zur effektiven Nutzung der Buchungssystem-App für Bespre

• Einbindung in Ihre Kalender- und Verwaltungsstrukturen
• Minimieren Sie No-Show- oder verlassene Konferenzen, indem Sie Warnungen und Erinnerungen an die Organisatoren und Teilnehmer des Meetings festlegen
• Fördern Sie zufällige Buchungen für Konferenzräume durch RSVPs und Bestätigungen
• Gewährleistung der routinemäßigen Überwachung und Überprüfung der Verwendung der Systemimplementierung
• Verwendung von QR-Codes zur Überprüfung der Teilnehmer während der Konferenzveranstaltung
• Suchen Sie technischen Support für regelmäßige Software-Updates und Fehlerbehebungen, falls erforderlich
• Planen Sie einen Zeitpunkt für die Schulung Ihrer Mitarbeiter in der Verwendung der neuen Systemsoftware der Zimmer- und Schreibtischbuchung in Ihrem Unternehmen
• Eine effiziente Software zur Raumbuchung kann Benutzern helfen, gebuchte Räume und Besprechungsräume zu identifizieren und es ihnen zu ermöglichen, ihre Meetings rund um die Verfügbarkeit des Konferenzraums zu planen. Diese präventive Methode der Diagnose und Vermeidung beseitigt den Großteil der Effizienzprobleme, die mit der Lokalisierung einer Vakanz verbunden sind.

Ihr Buchungssystem für Konferenzräume muss es Ihren Teammitgliedern erleichtern, Büroressourcen zu identifizieren und zu buchen sowie Kollegen zu erkennen. Vollständig automatisierte Buchungssysteme für Konferenzräume mit erweiterten Funktionen können fantastisch sein, aber die beste Rendite für die Investition besteht jedoch darin, die Zimmerbuchung zu maximieren und die Gemeinkosten für Immobilien zu senken. Professionelle Software, die so wichtige Funktionen bietet, kann eine intelligentere Geschäftswahl sein.

Als Plattform für das Buchungsmanagement für Räume bietet DeskFlex mehr als das, was Benutzer benötigen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Raummanager ihre Einrichtungen verbessern können. Besucher haben eine bedeutendere Erfahrung bei der Online-Planung von Räumen als zuvor. Raumfahrtbesitzer können ihre Gewinne verbessern, während sich die Besucher mit einem schnellen und bequemen Service zufrieden fühlen.

Final Thoughts

Abschließende Gedanken

Es ist wichtig, eine Buchungslösung für Besprechungsräume in einer Unternehmensumgebung bereitzustellen, die die traditionellen Strategien für die Raumbuchung ersetzt. Mit einer effektiven Buchungslösung für Besprechungsräume in Betrieb möchte die Arbeitsplätze die Effizienz, die Arbeitsmoral und die effiziente Nutzung der freien Büroräume erheblich verbessern.