8 kritische Gründe, warum jedes Büro eine Meeting-Buchungssoftware verwenden sollte, insbesondere während der COVID19-Pandemie

Konferenzräume sind wertvolle gemeinsame Büroressourcen. Aber nicht jeder muss sie alle auf einmal benutzen, besonders während einer Pandemie. Selbst kleinste Anfragen werden schwierig und zeitaufwändig, wenn Ihr Unternehmen keine effektiven Buchungsmethoden für Konferenzräume integriert. Die Nichteinsetzung solcher Praktiken am Arbeitsplatz kann zu doppelt gebuchten Besprechungsräumen, Fehlern bei der Planung, verschwendeten Catering- und Weltraumressourcenproblemen, falschen Besuchereindrücken usw. führen.

Die Buchungssoftware für Meetings wird dazu beitragen, die Raumkapazität und -auslastung zu erhöhen, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, den richtigen Platz für ihre Bedürfnisse zu finden und zu buchen. Sie werden auch dazu beitragen, einen positiven ersten Eindruck an der Rezeption zu hinterlassen, indem sie auf die Bedürfnisse der Besucher zugeschnittene Funktionen integrieren.

Um Ihnen bei der Suche nach der besten Option zu helfen, haben wir die kritischen Funktionen der Konferenzplanungssoftware und acht (8) Gründe aufgeführt, warum Sie einen Antrag für die Buchung von Besprechungsräumen haben sollten.

Wesentliche Funktionen der Conference Scheduling-Software, die Sie kennen müssen

Konferenzmanagement-Software ist ein Geschäftsansatz, der Spezialisten und Organisationen hilft, Meetings am Arbeitsplatz effizienter zu planen und zu buchen. Das Programm, das auch als Reservierungssoftware bezeichnet wird, verarbeitet die folgenden fünf wesentlichen Funktionen.

Client-Scheduling-Funktion: Bietet Personen den Beraterkalender einer Organisation, um einen Termin zu vereinbaren.

Teammitglied Scheduling: Unterstützt Unternehmensinhaber dabei, die Zeitpläne ihrer Mitarbeiter in Echtzeit zu verfolgen.

Computergestützte Erinnerungen: Auf diese Weise können Sie Kunden und Mitarbeiter automatisch (per E-Mail oder SMS) an bevorstehende Termine und Raumplanung erinnern.

Kalenderverwaltung: Hilft Ihnen, Termine/Besprechungen zum Kalender hinzuzufügen und an verschiedenen Orten mit Freunden auszutauschen.

Automatisiertes Echtzeitprogramm: Nachdem Sie eine Terminbestellung eingereicht haben, können Sie diese automatisch bestätigen oder ablehnen.

8 Gründe, warum Sie Reservierungsprogramme am Arbeitsplatz integrieren sollten

Viele Unternehmen halten Besprechungsräume für eine wichtige, wenn nicht essenzielle Ressource. Es ist ein Schwerpunkt oder ein notwendiger Arbeitsplatz für interne Zusammenkünfte, Präsentationen, Partnerschaften und eine Chance, die ein Umsatzwachstum bewirkt. Schauen wir uns die Gründe an, aus denen Reservierungsprogramme Ihrem Unternehmen sowohl finanziell als auch operativ helfen können.

#1. Optimierte Buchung von Konferenzräumen

Benutzer können basierend auf ihrer Position, ihrem Attribut, ihrer Fähigkeit oder ihrem Fixture nach Elementen suchen. Abhängig von seinem Zugang, seinem Wissen oder seiner Autorität kann der Benutzer über unterschiedliche Berechtigungsstufen verfügen, z. B. nur lesen, den Raum anfordern oder direkt buchen oder den Raum überhaupt nicht sehen. Admin-Benutzer können alle diese Optionen ebenfalls ändern.

#2. Benutzerfreundlichkeit bei der Buchung von Besprechungsräumen

Dank der Drag & Drop-Funktionen des vereinfachten Buchungstools wird das Klickvolumen reduziert, um Reservierungen vorzunehmen und zu ändern. Das Ändern eines Buchungsdatums dauert beispielsweise nur ein paar Mausklicks. Es aktualisiert alle Aspekte der Buchung und alle damit verbundenen Stakeholder.

#3. Integration von Microsoft Exchange und Outlook

Die Software integriert MS Exchange und Outlook, um die Planung und Reservierungen zu vereinfachen. Es dauert nur wenige Minuten, um den Integrationsprozess zu erfüllen. Benutzer und Business-Event-Manager können das Outlook-Raumbuchungssystem verwenden, um den richtigen Zeitpunkt für die Durchführung einer Veranstaltung zu entscheiden. Benutzer können Meetings bequem mit dem Online-Kalender im Besprechungsraum-Manager Outlook arrangieren und mit allen ihren Teammitgliedern teilen.

#4. Vielseitige Arbeitsunterstützung

Unternehmen sehen vielseitige Arbeitsmethoden, um die Allokation intelligenter Räume voranzutreiben und eine hohe Kapitalrendite zu erzielen. Das Tool zur Raumplanung verfügt über Self-Service und zentral gesteuerte Schnittstellen. Mit einem einzigen Klick können Benutzer schnell und effizient Räume buchen und Desk-Sharing durchführen!

#5. Easy Light Touch-Panels für Raum-Anzeigen

Benutzer können sich auch in einem Konferenzraum oder einer Schreibtischreservierung anmelden, indem sie einen QR-Code auf ihren Mobilgeräten scannen. Benutzer können sich über kontaktlose Zimmerbuchungsbildschirme von der Buchung abmelden. Nach einem Zyklus kontinuierlicher Reservierungen arrangiert die Maschine eine Zeit für die Sanierung von Schreibtisch und Konferenzräumen.

#6. Effizientes Besuchermanagement

Die Marke und Integrität des Unternehmens werden oft durch das Besuchererlebnis beeinflusst. Die Erfahrung muss jederzeit so effizient wie möglich sein. Die Planung des Konferenzraums bietet eine vollständige Kontrolle der Gäste über den Empfangkiosk, einschließlich der Besucherüberwachung von der Ankunft bis zur Abreise. Benutzer können die Sicherheitsfunktionen für Besucher ändern, um alles von einem wichtigen elektronischen Logbuch bis hin zu anspruchsvolleren technologischen Integrationen bereitzustellen. Zu diesen Funktionen gehören ein biometrischer Scanner, Überwachungskameras, No-Masken-Tracking, Körpertemperatur-Scanning und eine Registrierung nicht autorisierter Besucher.

#7. Unterstützt PBX-Systeme

Der Call Manager 4.3 (x) von Cisco Cyber Security Systems muss mit einem robusten Zimmerbuchungssystem kompatibel sein. Das Zimmerreservierungsprogramm sollte den Richtlinien und Bewertungsparametern des Cisco Cyber Security Systems entsprechen. Benutzer können sichere Online-Zimmerreservierungen mit hohen Standards an Verschlüsselung und Datenschutz vornehmen.

#8. Umfassendes Reporting oder Analy

Die Buchungssoftware für Meetings sollte über ein solides Überwachungssystem verfügen, das den Status von Arbeitsplätzen anzeigt. Diese Funktion hilft Ihrem Unternehmen, indem Sie eine Workstation auswählen können, die den Bedürfnissen Ihrer oder Ihrer Mitarbeiter entspricht. Um Ihre Platzkapazität zu optimieren und Ihren Platz entsprechend anzupassen, können Sie Geräte wie Projektoren, Computer und Whiteboards reservieren und überwachen.

Die Buchungssoftware für Meetings kann die Art und Weise, wie Ihr Geschäft Meetings plant und durchführt, radikal überarbeiten. Diese Spitzentechnologie zielt darauf ab, teure Bürofehler zu beseitigen, die zu einer geringeren Effizienz und einem schlechten Zeitmanagement beitragen. Mitarbeiter profitieren von den Buchungstools für Konferenzräume in verschiedenen Bereichen, und Facility-Administratoren profitieren von datengesteuerten Perspektiven.