Stärken Sie das Besuchermanagement in Ihrem Bürogebäude mit der Schreibtischplanungssoftware

Bürogebäude beherbergen nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Kunden, Gäste, Kuriere und viele andere. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein effizientes Terminplanungssystem für Personen bereitzustellen, die in die Räumlichkeiten ein- und aussteigen. Egal, ob es sich um Berater oder Kunden handelt, es ist wichtig, ihnen ein reibungsloses Erlebnis zu bieten.

Dies macht die in die Besucherverwaltung integrierte Hotelsoftware zu einem wichtigen Werkzeug im technologischen Arsenal jedes Unternehmens. Während die Verwaltung von Besuchern eine Herausforderung sein kann, muss eine nahtlose Planung und minimale Unterbrechungen bei Besprechungen Priorität haben.

Aber was genau ist eine Funktion zur Besucherverwaltung?

Was ist Besuchermanagement und wie hilft es Ihrem Büro?

Besuchermanagement ist im Wesentlichen jeder Prozess, mit dem Unternehmen Personen verfolgen können, die ihren Standort besuchen.

Unternehmen müssen Besucherprotokolle nicht nur für Kunden und Partner priorisieren, sondern auch für alle, die nicht als Vollzeitbeschäftigter gelten. Während die Planung von Besprechungen mit ihnen der erste Schritt ist, besteht der nächste Schritt darin, ein positives Erlebnis zu bieten.

Hier sind einige Gründe, warum Besuchermanagement für Ihr Büro wichtig ist:

Aufzeichnungen über Besucher führen

Die Führung von Aufzeichnungen ist der grundlegende Zweck eines Besuchermanagementsystems. Sie wissen, wer wo und zu welchem Zweck eingecheckt wurde. Das Beste daran ist, dass Sie keinen Ordner benötigen – der Check-In-Prozess kann automatisiert werden! 

• Leitung des Fußgängerverkehrs innerhalb Ihrer Einrichtung

Erstbesucher benötigen einfache Anweisungen für Wegbeschreibungen, vor allem, weil Konferenzräume nicht immer leicht zu finden sind. Wenn sie wissen, wo sie sich befinden und wie sie zu verschiedenen Bereichen innerhalb Ihrer Einrichtung gelangen, verbessert sich ihre Erfahrung.

• Verbesserung des Vertrauens der Besucher

Ein neues Gebäude zu betreten kann unglaublich einschüchternd sein, ebenso wie mit Menschen zu sprechen, die Sie noch nie getroffen haben, und durch unbekannte Orte zu navigieren. Indem Sie dies angehen, verbessern Sie das Vertrauen der Besucher und es ist wahrscheinlicher, dass sie zurückkehren.

Wie die Zimmerbuchungssoftware das Besuchermanagement optimiert

Trotz der Herausforderungen einer Büroumgebung bieten technologische Fortschritte innovative Lösungen und Problemumgehungen, die ein besseres Besuchermanagement ermöglichen.

Hotelsoftware ermöglicht es Unternehmen, mehr als nur Platz, sondern auch das gesamte Besuchererlebnis zu verwalten. Viele rüsten jetzt von Anmeldeblättern aus Papier und Stift auf digitale Systeme um, die den gesamten Prozess automatisieren.

So optimiert eine Hoteling-App den Besucherverwaltungsprozess für Ihr Unternehmen:

3D-Bodenkarten ermöglichen es den Besuchern, sich zu orientieren

Ein wesentliches Merkmal der Schreibtischreservierungssoftware ist die 3D-Bodenkarte, die in Echtzeit aktualisiert werden kann. Dies liegt daran, dass sich Layouts ändern können, insbesondere wenn Manager und Führungskräfte renovieren möchten, um unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Wenn Besucher einchecken, können sie die Grundrisse sehen und sich orientieren. Sobald sie wissen, wo sie sind und wo sich die Besprechungsräume befinden, können sie sich leicht zurechtfinden. 

Daraus ergeben sich folgende Vorteile: 

• Besucher brauchen weniger Zeit, um zu Besprechungen zu kommen — Besucher müssen nicht so viel Zeit damit verbringen, nach dem Weg zu fragen. Die Besprechungen beginnen früher und jeder kann sofort seine Tagesordnungen besprechen.

• Unternehmen können Compliance-Anforderungen erfüllen – Da immer mehr Menschen langsam an den physischen Arbeitsplatz zurückkehren, müssen Administratoren Richtlinien zur sozialen Distanzierung einhalten.

• Der allgemeine Komfort vor Ort wird verbessert — Wenn Einrichtungen die Sicherheit und den Komfort der Besucher priorisieren, ergibt sich ein gutes Ambiente und ein solider erster Eindruck. Dies ist besonders wichtig für potenzielle Kunden.
• Eine Hotel-App ermöglicht es Managern, Reservierungspläne anzuzeigen.

Die richtige Planung spielt eine große Rolle für das Besuchermanagement sowie die Produktivität im Büro. Hotelsoftware ermöglicht beides, zumal Manager einsehen können, welche Räume für welche Besprechungen geplant sind und welche nicht.

 Es minimiert alle Probleme, die in den Zeitplänen aller auftreten können. Wenn nur ein Raum für Besprechungen oder Konferenzen vorhanden ist, können die Besucher ihre Tagesordnung rechtzeitig abschließen. Andere Besucher oder sogar Mitarbeiter können den Raum dann für ihre Bedürfnisse nutzen.

Die Hotelsoftware informiert Administratoren jederzeit darüber, wo sich Besucher befinden.

Manager und Administratoren müssen weiterhin Richtlinien zur sozialen Distanzierung durchsetzen, und die richtige Hoteling-App ermöglicht genau dies. Darüber hinaus ermöglicht es auch eine bessere Kontaktverfolgung.

Die Hoteling-Software verfolgt die Bewegungen der Besucher über Bluetooth-Sensoren und Beacons. Wenn jemand positiv auf Covid-19 testet, wird jeder, mit dem er in Kontakt kommt, automatisch per E-Mail benachrichtigt. 

Besprechungen, Planung und Raummanagement

Besuchermanagement und Raummanagement gehen Hand in Hand, oft aus den gleichen Gründen. Neben der Straffung des Besuchermanagements ermöglicht die Planungssoftware Unternehmen, ihre Büroräume effektiver zu verwalten.

Dies ist ein großer Vorteil, der es ihnen ermöglicht, Leerräume zu nutzen. Da viele Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell anwenden, arbeiten die Mitarbeiter remote oder von zu Hause aus. Mit den Daten der Hotelsoftware können Manager wichtige Entscheidungen schneller treffen.

Beispielsweise kann die Planung von Besprechungen so erfolgen, dass Überschneidungen minimiert werden. Manager können andere Räume für Seminare zuweisen oder sie zu unterschiedlichen Zeiten planen. Letzteres kann es ihnen ermöglichen, Fenster zu schaffen, in denen die Wartung diese Räume für das nächste Treffen reinigen kann.

Darüber hinaus bietet Hotelsoftware weitere Vorteile, mit denen Sie Ihren Raum effektiver verwalten können:

App-Integration

Die App-Integration für Hotelsoftware ist für viele Büros eine Notwendigkeit, um die Anzahl der verwendeten Apps zu minimieren. Darüber hinaus können geplante Meetings in Tools wie Outlook auch automatisch im Hotelsystem wiedergegeben werden.

• Schutz abgebrochener Bespre

Meetings werden unterbrochen, abgesagt oder in verschiedene Räume übertragen. Die Planungssoftware kann die Reservierung jedoch nach einer festgelegten Zeit bei Nichterscheinen automatisch löschen. Andere Mitarbeiter können den Platz dann bei Bedarf reservieren.

• Reservierung der Ausrüstung

Mitarbeiter wollen nicht nur Räume reservieren. Möglicherweise möchten sie auch bestimmte Bürogeräte wie Projektoren, Kopierer oder sogar Computer buchen. Die Schreibtischreservierungssoftware kann auch angepasst werden, um diese Buchungen im Auge zu behalten.

Das Mitnehmen

Besucher in Ihr Büro kommen zu lassen, kann eine Herausforderung sein, und es liegt an Ihnen, dafür zu sorgen, dass sich die Gäste willkommen fühlen.

Mit der richtigen Desk-Hoteling-Software ist das Besuchermanagement eine Gelegenheit, großartige Kunden, Berater und Partner zu beliefern. Es ist auch eine Gewissheit, dass Ihre Büroräume jederzeit vollständig optimiert und produktiv sind.

Dies liegt an der inhärenten Flexibilität der Hotelsoftware. Abgesehen von der einfachen Blockierung und Zuweisung von Räumen können verschiedene Funktionen bereitgestellt werden, von denen Mitarbeiter auf allen Ebenen profitieren. Diese können je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens von Statusboard-Displays bis hin zur Kontaktverfolgung reichen.