Le nouveau bureau normal : un grand changement vers un environnement de travail hybride

De nombreux chefs d’entreprise cherchent maintenant à ramener leur personnel au bureau en toute sécurité alors que le monde sort de la pandémie. Pour la majorité, le nouveau bureau normal évoluera finalement en raison de la pandémie. Certaines entreprises sont allées de l’avant et ont accueilli leur personnel sur le lieu de travail avec un régime de travail hybride utilisant un système de réservation de bureau fiable.

Qu’est-ce qu’un lieu de travail hybride ?

Le modèle de lieu de travail hybride permet aux membres de l’équipe de pointer à partir de divers endroits au cours d’une semaine de travail donnée. Il offre aux employés la possibilité de travailler à domicile, au siège social, dans un espace de coworking ou dans un autre espace propice au travail.

Dans une étude récente de WeWork, Workplace Intelligence et HR Research, environ 2 000 employés américains et cadres supérieurs ont été interrogés sur la manière dont un régime de travail hybride pourrait s’intégrer dans un retour au travail en toute sécurité. Il s’avère que 95% des employés et 96% des entreprises sont prêts à autoriser la main-d’œuvre hybride.

Plus de flexibilité

La majorité des employés sont prêts à renoncer à au moins un avantage professionnel, par exemple des vacances, des primes ou une couverture maladie, si un régime de travail hybride signifiait avoir plus de flexibilité dans le choix de l’endroit où ils pourraient travailler. Près des deux tiers des employés envisageraient même d’accéder à une application de réservation de bureau gratuite, au coworking ou à un espace de bureau plus proche de l’endroit où ils le souhaitent, d’ailleurs. Ce type de flexibilité peut être atteint grâce à un système logiciel de réservation de bureau.

De plus, près de la moitié des employés sont prêts à dépenser pour un espace de coworking ou à investir dans un bureau distant. La majorité des cadres de l’entreprise permettent aux employés d’alterner leur temps passé à distance et au bureau en utilisant le logiciel de réservation de salles basé sur le Web si leur travail s’y prête. Les dirigeants de l’entreprise accepteraient même d’offrir une indemnité à leur personnel souhaitant travailler à domicile ou dans un espace de coworking en utilisant un système logiciel de planification de salle pour mettre en place des journées de travail à distance et sur site.

Le lieu de travail hybride et son impact sur les investisseurs

Alors que la plupart des entreprises de location ont perdu des revenus importants de leur activité de location de bureaux, de nombreuses entreprises ont réduit la taille de leurs bureaux, mais les espaces de coworking ont considérablement augmenté. L’utilisation d’outils de planification en ligne peut augmenter leur productivité et attirer une main-d’œuvre plus agile. Maintenant que les employés reprennent leur vie quotidienne au bureau, ils sont prêts à explorer les options de coworking, notamment en accédant à un site Web de réservation de salles qui les maintiendra productifs à leurs conditions.

Maintenant, plus que jamais, les espaces de location offrant des applications gratuites de planification de salles de conférence peuvent gagner un avantage car les résultats de l’enquête ont renforcé ce que la pandémie a déjà mis en évidence – Covid-19 a radicalement changé la façon dont nous connaissons le bureau.

Recréer le lieu de travail pour un environnement de travail hybride

Les chefs d’entreprise adaptent leurs lieux de travail pour s’adapter à la transition importante vers un environnement de travail hybride. Voici quelques façons dont les chefs d’entreprise repensent le bureau pour leur main-d’œuvre hybride :

• Modèle mixte. Près de la moitié des entreprises sont en train de passer à un modèle hybride. Une configuration de modèle mixte implique des bureaux assignés en permanence et des bureaux partagés.
• Modèle de bureau partagé. 14% des sondés penchent pour le modèle du hot desking sans siège assigné permanent.
• Réduction de bureau. 18 % des chefs d’entreprise ont déclaré avoir réduit leur nombre de bureaux et ajouté davantage d’espaces de réunion pour passer à un espace collaboratif permettant aux équipes de travailler ensemble.

Comment les membres de l’équipe perçoivent-ils le modèle de bureau partagé ?

Même avant le début de la pandémie, tous les employés n’étaient pas favorables aux pratiques de bureau partagé sur leur lieu de travail, mais les statistiques montrent :

• Seulement 23 % des entreprises interrogées ont déclaré que leurs employés préféreraient leur bureau à l’idée d’un bureau partagé
• 19% des chefs d’entreprise déclarent que leurs employés ne sont ni pour ni contre le concept de hot desking
• 10 % des chefs d’entreprise ont déclaré que leurs employés adoptaient pleinement le système logiciel de bureau partagé

Lorsqu’on a demandé directement aux employés :

• 33 % ont déclaré aimer le modèle de bureau partagé
• 27 % ont déclaré ne pas aimer le système de bureau partagé

L’opportunité d’établir des pratiques de bureau partagé dépendra des dirigeants de l’entreprise pour aider les membres de leur équipe à apaiser les griefs. Le système de hot desking peut les aider à maximiser leurs espaces tout en maintenant la flexibilité de leur personnel sur leur lieu de travail.

Comprendre les préoccupations des chefs d’entreprise sur les environnements de travail hybrides

Lorsque les chefs d’entreprise ont été interrogés sur leur priorité absolue lors de la transition vers le bureau, les dirigeants du lieu de travail ont répondu à l’unanimité « protéger les membres de l’équipe de la transmission du virus » et « suivre les directives sanitaires recommandées par le CDC ».

Cette réponse correspondait à la priorité absolue des employés, car la sécurité contre la contamination était la priorité absolue, suivie du rétablissement de l’équité sur le lieu de travail et du rétablissement de la productivité d’avant la pandémie.

Main-d’œuvre hybride : un nouveau départ pour une équipe de bureau plus productive

Le changement majeur vers les lieux de travail hybrides signale un nouveau départ pour différents types d’équipes de bureau. La main-d’œuvre hybride s’éloignera de la semaine de travail traditionnelle de cinq jours sur site et mettra en œuvre la flexibilité d’un modèle de travail hybride. Le logiciel de planification des salles Microsoft peut aider la main-d’œuvre hybride à passer à cette nouvelle configuration de bureau normale. Les chefs d’entreprise doivent se préparer à ses implications profondes sur la vie personnelle et professionnelle des employés. Pour maximiser l’environnement de travail hybride, les dirigeants doivent imposer une étiquette et des pratiques de travail hybrides tout en restant agiles lorsqu’ils relèvent les défis de la configuration de travail hybride de leur entreprise et de leurs employés. L’utilisation d’un système de réservation de salle de réunion pour discuter de ces changements peut informer tout le monde de l’idée.

3 défis de configuration de travail hybride à surveiller et comment les surmonter

Les entreprises testent pour la première fois le travail hybride mis en place alors que le monde de l’entreprise revient lentement au nouveau lieu de travail normal. Bien qu’il n’y ait pas deux organisations qui gèrent la configuration du travail hybride de la même manière, elles sont confrontées à des défis similaires en matière de configuration du travail hybride.

Voici trois (3) défis de configuration de travail hybride à surveiller et les stratégies d’approche pour les surmonter :

#1 : Pas assez de personnes sont prêtes à revenir et à travailler sur place

Si votre entreprise a du mal à persuader les équipes de travailler au bureau, commencez à déterminer ce dont les membres de votre équipe ont besoin pour venir sur leur lieu de travail. Sondage pour savoir ce qui fait que vos employés se sentent à l’aise et désireux de retourner au bureau. Connaissant les besoins de vos équipes, vous pouvez ajuster vos protocoles afin que vos employés soient heureux de retourner au bureau à l’aide d’un système logiciel de planification des salles et des bureaux.

Par exemple, si vos employés sont préoccupés par leur santé et leur sécurité, proposez des solutions concrètes pour répondre à leurs préoccupations. Un logiciel de réservation de bureau dispose d’une fonction de gestion des vaccins qui permet aux administrateurs de l’entreprise de surveiller les employés vaccinés et leurs doses programmées ultérieures. Le système de réservation de salles garantit que les membres de leur équipe sont protégés grâce à la fonction de distanciation sociale, garantissant que les bureaux maintiennent la distance prescrite entre les travailleurs.

Le système de planification des bureaux et des salles DeskFlex aide les entreprises à mettre en place des horaires de travail hybrides. Il permet aux employés de planifier leur temps au bureau même des jours ou des semaines à l’avance. Ce système de planification de bureau aidera les employés à planifier leurs rencontres avec leurs coéquipiers et à désigner leurs postes de travail dans le bureau à l’aide d’un écran de gestion de salle.

#2 : Trop d’employés reviennent simultanément à la fois

Bien que le retour au bureau soit un bon signe que vos employés apprécient le lieu de travail, cela peut dissuader les protocoles de santé et de sécurité que votre entreprise tente d’imposer. Concentrez-vous donc sur la redistribution du « temps de travail au bureau » et du « travail à distance » entre les membres de votre équipe à l’aide d’une application de réservation de salle. Les équipes doivent avoir un jour désigné de la semaine pour venir au bureau. De cette façon, l’entreprise peut éviter les défis de faire revenir tous les employés au bureau en même temps.

Le système logiciel de planification de bureau DeskFlex permet la configuration de travail hybride. Il permet aux membres de l’équipe de planifier leurs journées au bureau, les réunions d’équipe et les postes de travail à l’aide de l’application mobile ou de l’accès au navigateur Web dans le confort de la maison. Avec le système logiciel de réservation de bureau, les chefs d’entreprise et les membres de l’équipe peuvent voir quels postes de travail sont disponibles pour la réservation et quels bureaux sont déjà réservés.

#3 : Les membres de l’équipe ne maximisent pas l’utilisation des espaces de bureau

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les employés n’utilisent pas les zones du bureau. L’une peut être due au fait que les équipes ne connaissent pas les espaces, et une autre est que l’espace de bureau est soumis à certains niveaux d’autorisation. Envisagez de proposer ces espaces inutilisés aux membres de l’équipe lors d’une réunion d’entreprise ou lorsque votre entreprise envoie des e-mails à tous.

Le logiciel de réservation de salles DeskFlex dispose d’une fonction d’analyse et de rapport qui peut enregistrer et surveiller efficacement l’utilisation de l’espace de bureau pour aider les organisations à maximiser l’utilisation des espaces de travail. Les chefs d’entreprise peuvent utiliser cette fonctionnalité pour générer des informations sur la fréquence à laquelle les employés réservent des postes de travail spécifiques, examinent les espaces de bureau à la demande, le nombre de réservations confirmées, annulées et reprogrammées, les types d’équipement demandés, les jours ou mois de pointe et bien d’autres données critiques. liés à la réservation de bureau et de salle.

En fin de compte, la transition vers un nouvel ensemble sera confrontée à des défis. Ce processus de transition tient dans l’environnement de travail hybride. Cependant, identifier les problèmes rapidement et s’attaquer à ces défis dès le début peut aider à alléger votre main-d’œuvre hybride. Au fur et à mesure que vous développerez différentes solutions, vous vous rapprocherez de l’optimisation de votre lieu de travail hybride pour vos équipes agiles.

Comment le système de bureau partagé DeskFlex peut-il fonctionner pour le lieu de travail hybride ?

Alors que les déploiements de vaccination accueillent de nombreuses personnes de la classe ouvrière, les employés retournent sur leur lieu de travail. Cependant, ces employés ne reviendront pas comme avant; au lieu de cela, un lieu de travail hybride les accueillera.

Un environnement de travail hybride permet aux employés de planifier leurs journées de travail à distance et de travail à domicile pour se conformer aux protocoles de santé et de sécurité recommandés par le CDC au bureau. Cette évolution vers un espace de bureau hybride pose ses menaces. Les chefs d’entreprise doivent envisager de créer un excellent lieu de travail où leurs employés seront incités à revenir et s’assurer qu’ils «veulent» réellement travailler dans les locaux du bureau.

Le système de bureau partagé DeskFlex peut aider les organisations de tous les secteurs à créer un bureau agile dans lequel tout le monde sera ravi de revenir. Le système de hot desking organise les horaires des membres de l’équipe pour inciter la collaboration d’équipe sur le lieu de travail. De plus, votre personnel peut réserver des bureaux près de ses autres coéquipiers tout en respectant la distance sociale de sécurité entre les bureaux.

À l’aide du système de réservation de salle de réunion en ligne, les membres de votre équipe peuvent afficher, sélectionner, modifier, confirmer ou annuler les réservations de bureau et les réunions d’équipe. Comme la collaboration est toujours valorisée entre les équipes, le système de réservation de salle de conférence peut aider à organiser des réunions sécurisées entre les groupes. DeskFlex est livré avec un logiciel de réservation de bureau basé sur le Web et une interface d’application mobile qui peut accélérer l’accès au système de réservation de bureau. Grâce à la fonctionnalité logicielle de gestion des vaccins, les chefs d’entreprise peuvent surveiller l’état de vaccination de leurs employés et la planification des prochains dosages.

Des enquêtes récentes ont révélé que les employés souhaitent travailler la plupart des jours au bureau et travailler à la maison pendant un ou deux jours. Si vous ne fournissez pas une excellente expérience de travail hybride, vous risquez de retenir les meilleurs talents et d’avoir un taux d’attrition élevé des employés.