Des bases aux avantages : système logiciel de réservation de salles de réunion pour les entreprises

La technologie a révolutionné la façon dont les gens font les choses, que ce soit dans leur vie privée, leurs affaires, leurs maisons, leurs restaurants et de nombreuses autres industries. Les progrès technologiques ont joué un rôle important dans l’amélioration de la dynamique de bureau et des routines quotidiennes des employés dans le monde de l’entreprise.

Technologie de planification de bureau et de salle

La technologie de planification telle que le logiciel de réservation de salles de réunion est une innovation moderne dans l’industrie du matériel et des logiciels.

Quant au matériel, il comprend des dispositifs de planification de salle, des panneaux et des signes dans les couloirs. Le logiciel de planification de salle de conférence se compose d’écrans tactiles de fonctionnalités matérielles complémentaires placés à l’extérieur des installations, soit montés sur le mur, soit trouvés dans les centres d’accueil. Les gens peuvent voir les horaires de chaque salle, l’événement à venir et les personnes spécifiques ou concernées par la réunion.

Les panneaux de couloir ont également trouvé leur place dans la technologie du lieu de travail. Des signaux lumineux peuvent désormais indiquer l’état des salles dans les bureaux. Par exemple, il s’allume en rouge lorsqu’il est occupé et en vert s’il est disponible. Il aide tous les utilisateurs et employés à déterminer rapidement les espaces inutilisés en un seul coup d’œil dans le couloir.

Et pour le logiciel, ce système de planification s’intègre aux calendriers d’entreprise et d’organisation pour organiser et définir efficacement les horaires et offrir des analyses de salle. Notamment, un système de planification des installations doit avoir une fonction d’intégration précise et efficace avec vos calendriers réseau préexistants.

La plupart des entreprises utilisent Outlook, Office 365, Google Calendar et d’autres plates-formes courantes, et votre logiciel de réservation de salles doit s’y intégrer en douceur. Un autre avantage qu’un système intégrable peut offrir est que les utilisateurs n’auront pas à apprendre un nouveau système lors de la mise en œuvre.

De plus, le logiciel de réservation de réunion peut offrir une fonctionnalité de gestion de réunion spontanée. Les utilisateurs peuvent transformer une conversation d’un espace ouvert et hors espace en une salle de réunion, même jusqu’à la dernière minute. Ils peuvent rapidement consulter la carte mère du logiciel, s’assurer qu’elle est disponible et ajouter ou transférer leur réunion planifiée dans le calendrier. Après quelques tapotements ou clics de souris, les utilisateurs peuvent mettre à jour et modifier les détails de la réunion sans que les autres ne manquent les nouvelles informations.

Pourquoi devriez-vous utiliser un logiciel de réservation de salles ?

En tant que gestionnaire d’installations, vous devez comprendre parfaitement l’analyse des salles pour identifier le retour sur investissement de vos espaces. Les panneaux de planification et le logiciel d’affichage du hall fournissent des données essentielles et des rapports sur les zones de réunion que les utilisateurs utilisent souvent, sur l’efficacité avec laquelle les utilisateurs les utilisent et sur la manière dont ils peuvent s’améliorer.

Efficacité axée sur la technologie

Une utilisation efficace de la salle de réunion se traduit par une planification efficace sur le lieu de travail. Un logiciel de réservation de salle de réunion aide les utilisateurs à déterminer comment utiliser efficacement leurs espaces et influence les conceptions et les aménagements propices au travail. Votre entreprise peut déterminer l’utilisation de l’espace sur le lieu de travail en répondant à des questions telles que :

• Quels espaces de travail et de réunion la plupart des utilisateurs réservent-ils ?
• Les participants se présentent-ils dans la salle de réunion comme prévu ?
• Les utilisateurs utilisent-ils la salle de réunion conformément à sa destination ?

Quels espaces de travail et de réunion la plupart des employés réservent-ils ?

Grâce aux innovations technologiques en matière de planification telles que le logiciel de planification des salles de conférence, les membres de l’équipe peuvent afficher un tableau de bord ou une carte mère avec des données concernant l’utilisation de la salle. Généralement, ces informations comprennent :

• Le nombre total d’heures de réservation pour chaque salle
• La durée moyenne de chaque réunion planifiée
• Les réunions moyennes tenues chaque jour et les moments particuliers de la journée où elles se produisent
• Fréquence de chaque utilisateur pour planifier des réunions dans une salle spécifique

Les participants se présentent-ils dans la salle de réunion à l’heure prévue ?

Un système de planification des installations peut prendre en compte les annulations hors calendrier. Grâce à lui, les salles ne restent pas indisponibles lorsque personne ne se présente pendant l’horaire. Les balises, les détecteurs Bluetooth et autres capteurs de présence peuvent déterminer si des personnes occupent ou non la pièce.

Les balises de proximité et les capteurs d’enregistrement utilisent généralement Bluetooth avec l’application sur l’appareil d’un utilisateur pour confirmer si quelqu’un est déjà arrivé dans la pièce. Ils collectent également des données concernant les mouvements à l’intérieur de la pièce et des informations déductives montrant les tendances en matière d’horaire et d’occupation.

Les systèmes logiciels de réservation de réunions peuvent annuler automatiquement les réunions chaque fois qu’aucun enregistrement n’est détecté dans une période spécifique après le début de l’heure prévue. Cette fonctionnalité permet aux salles d’être immédiatement disponibles pour que d’autres puissent les utiliser. Par exemple, un utilisateur planifie une réunion à 9 h 00, et personne ne se présente. La salle peut passer du statut réservé au statut disponible après 15 minutes toujours sans enregistrement confirmé. Ainsi, les autres employés qui ont une réunion impromptue peuvent réserver et utiliser le lieu pendant le temps restant.

Les employés utilisent-ils la salle de réunion aux fins prévues ?

De grandes salles de conférence avec deux écrans et des vidéos et sons intégrés, tous contrôlables d’une simple pression sur un bouton, sont le rêve de tout le monde. Les salles de réunion les plus spacieuses avec des outils modernes sont généralement celles qui sont demandées.

Lorsque des groupes plus importants manquaient d’espace à utiliser, ils reportaient la réunion ou expulsaient tout petit groupe de la salle. Attendre et retarder serait une option difficile, menant ainsi à la seconde. Cependant, cela semblerait maladroit et contraire à l’éthique. Perturber une autre réunion importante en expulsant un autre groupe hors de l’espace pourrait créer une dynamique tendue au bureau.

L’utilisation d’un logiciel de planification des salles évite ce problème car le service informatique peut définir les paramètres de capacité minimale et maximale de la salle. Cela signifie que si une salle de réunion contient 10 à 15 personnes, seules les réunions avec plus de neuf invités peuvent réserver la salle.

Changement de salles à la dernière minute

Les membres de l’équipe peuvent également modifier les réservations de salles à l’aide du panneau de planification de leurs applications ou du logiciel d’affichage du hall. Il affiche toutes les autres salles de réunion disponibles à tout moment, donc si une réunion est en retard, les participants de la réunion précédente peuvent immédiatement créer des ajustements pour respecter le calendrier.

Par exemple, l’employé 1 a une réunion prévue à 13 heures, mais la réunion de l’employé 2 la précède et commence malheureusement en retard. L’employé 1 peut consulter le panneau de planification et rechercher d’autres salles disponibles afin qu’il puisse toujours commencer selon son horaire d’origine.

Dans un aspect technologique, il lui suffit d’un affichage collaboratif pour modifier sa réunion pour voir une salle de conférence moyenne avec la bonne technologie. D’une simple pression sur un bouton via l’application ou dans le logiciel d’affichage du hall, vous pouvez tout régler. En termes simples, ces innovations technologiques permettent aux employés d’être agiles et de se concentrer sur l’exécution de leur travail malgré les éventuels conflits de calendrier et les inévitables situations improbables.

Trouvez la bonne réunion tout de suite !

Il y a encore des gens qui arrivent en retard à la plupart des réunions et arrivent environ 2 à 5 minutes avant le début de la séance. Être légèrement en retard aux réunions peut être acceptable pour certaines organisations, mais il existe des sanctions en cas de retard pour d’autres entreprises. Dans le pire des cas, un membre de l’équipe est en retard et ne sait pas où aller ni quelle salle trouver. Un logiciel de réservation de salle de réunion aide les employés à éviter la frénésie des jeux de devinettes, car les retardataires peuvent :

• Approcher du planificateur car il affiche toutes les réunions en cours
• Afficher tous les sujets de réunion dans les réunions en cours
• Voir les noms des participants invités
• Arriver dans la bonne salle du premier coup

Considérations essentielles sur le logiciel de réservation de réunion

• La technologie de planification des salles permet aux gestionnaires d’installations de planifier l’utilisation future des ressources. Ils aident également les employés à utiliser ces espaces de manière efficace et appropriée.
• Les analyses de réservation de salles fournies par des planificateurs de salles de haute qualité aident le gestionnaire d’installations à planifier et à préparer une expansion future. Il fournit des données essentielles sur la fréquence à laquelle les utilisateurs planifient ces espaces et offre des données sur les environnements axés sur la technologie et d’autres informations connexes.
• Un logiciel de planification de salle de conférence permet aux employés de rendre leurs horaires quotidiens plus efficaces. Comme la technologie ne doit pas être le seul objectif, elle soutient également de manière transparente les opérations commerciales en étant adaptée au processus de votre entreprise.

Pourquoi les clients et les employés préfèrent-ils les processus de réservation en ligne et intégrés à l’application ?

De nombreux propriétaires d’entreprise et administrateurs d’entreprise doutent de l’adoption des réservations en ligne et intégrées à l’application. Initialement, la mise en place d’un système de réservation semble difficile et nécessiterait un programmeur expert pour le gérer. Mais la question principale est la suivante : vos clients et vos employés préféreront-ils réserver en ligne et via une application plutôt que de le faire de manière traditionnelle ? Bien sûr! Voici quelques raisons:

La réservation de salle en ligne est rapide et facile

Le processus traditionnel de réservation avec stylo et papier prend du temps et entraîne souvent des erreurs. Une interface utilisateur simple et conviviale permet aux utilisateurs de réserver rapidement et facilement, quel que soit leur âge. C’est le moyen le plus simple et le plus puissant de conserver des clients potentiels et de maintenir votre entreprise en activité.

Il est accessible même après les heures normales de bureau

Les sites Web et les applications sont toujours ouverts à tous les utilisateurs pour les visiter et les ouvrir à tout moment. De plus, les utilisateurs n’ont pas à s’asseoir devant l’ordinateur pour réserver car il est accessible depuis n’importe quel appareil. Quelques tapotements ou clics suffisent pour qu’ils planifient leurs réunions au moment qui leur convient le mieux.

Les systèmes de planification des installations affichent la disponibilité en temps réel

Les systèmes de planification des installations aident à réduire les doubles réservations et résolvent les rendez-vous manqués au bureau. Avoir un système qui propose en permanence une liste des créneaux horaires disponibles pour les espaces de réunion permet de garantir que les utilisateurs, les visiteurs et les clients utilisent efficacement toutes les ressources.

Il permet aux utilisateurs d’économiser sur les appels téléphoniques et les SMS

Dans la plupart des cas, les processus de réservation traditionnels exigent que les personnes appellent ou envoient un SMS. Avec un système logiciel, les utilisateurs n’auront rien à dépenser pour les réservations de salles et les rendez-vous. Ils n’auront plus à payer de frais d’appel, surtout s’ils viennent de l’étranger.

Les systèmes de réservation sont intuitifs et clairs

Avec un système de réservation pour vos espaces de réunion et vos ressources de bureau, les utilisateurs obtiendront des informations claires et concises sur la salle de réunion et si elle dispose de tous les outils et équipements dont ils ont besoin pour cet événement spécifique.

Les systèmes de réservation multilingues favorisent une meilleure communication

La fonction multilingue aide les utilisateurs qui ne parlent pas votre langue à réserver. Au lieu de vous contacter par e-mail ou par téléphone, ils peuvent le faire via l’application en la configurant dans leur langue maternelle, car la plupart des interfaces de logiciels de réservation prennent en charge les sites Web multilingues.

Les réservations intégrées à l’application créent une expérience globale impressionnante

Le processus de réservation est la plupart du temps le premier point de contact entre une entreprise et un client. Ainsi, s’assurer qu’ils auront une excellente première impression est essentiel. Si les utilisateurs, clients et visiteurs peuvent effectuer leur réservation en moins de cinq minutes, cela les impressionnera sans aucun doute. Les premières expériences positives d’utilisation du processus et d’autres petits détails peuvent avoir un impact significatif sur leur rencontre globale avec vous et votre entreprise.

Vous venez de lire les bases et les avantages d’un logiciel de réservation de salle de réunion. En avoir un dans votre entreprise l’aide à se développer de manière significative et à devenir un élément essentiel de l’industrie des entreprises. Plus que cela, cela vous permet de fonctionner avec des progrès constants à mesure que la technologie évolue également.

Aujourd’hui, les gens peuvent tout faire avec la technologie : réservations d’hôtel, réservations de vols, locations de voitures, achats de biens et études. Les gens sont maintenant habitués à faire beaucoup de choses sur Internet. Il en va de même pour la réservation de rendez-vous de réunion – les gens préfèrent le faire en ligne. Et puisque la plupart des gens le préfèrent de cette façon, ne pas obtenir cette technologie pour votre entreprise signifie ne pas progresser dans l’industrie.