Comment choisir un logiciel de gestion d'événements pour rendre les tâches des organisateurs d'événements plus efficaces

Organiser des événements d’entreprise et sociaux après la pandémie peut être différent d’avant. La pandémie a provoqué un changement dans la façon dont les organisateurs d’événements organisent des rassemblements et des conventions. Avec les protocoles de conformité Covid en place, une surveillance stricte et un contrôle des foules sont devenus une priorité.

L’utilisation du bon système de gestion d’événements et du bon logiciel de réservation est la clé pour faire avancer les choses afin de planifier et d’exécuter des événements d’entreprise et sociaux réussis. De nombreux facteurs affectent le résultat d’un événement sur lequel les organisateurs d’événements doivent travailler.

Les organisateurs d’événements doivent utiliser les outils de gestion appropriés, y compris les logiciels de gestion d’événements, car ils augmentent la productivité de 27 %, la fréquentation de 20 % et la marge bénéficiaire de 20 à 30 % en moyenne.

Mais choisir le bon logiciel de gestion d’événements peut être délicat. Il existe une pléthore d’options disponibles sur le marché en lice pour votre attention. Avec autant d’outils de gestion d’événements gratuits en ligne, comment choisir le bon logiciel de gestion d’événements pour simplifier les tâches des organisateurs d’événements ? Quelles sont les fonctionnalités clés que vous devez rechercher lors de la sélection du bon logiciel pour votre activité événementielle ?

Nous discuterons des voies et moyens pour arriver à la bonne décision en choisissant le meilleur logiciel de réservation d’événements dans cet article.

Défis courants dans la planification d’un événement

Les organisateurs d’événements font beaucoup de démarches lors de l’organisation d’un événement, surtout s’il s’agit d’un grand événement avec de nombreux participants. Avant l’aboutissement réussi de l’événement, de nombreux défis restent à relever.

Si vous êtes un organisateur d’événements chevronné, vous pouvez probablement comprendre la pression et le stress d’avoir à organiser des événements importants. En attendant, si vous débutez encore en tant qu’organisateur d’événements, voici les défis courants dans la planification de conférences, séminaires, concerts, réunions, salons et événements spéciaux tels que mariages, anniversaires et rassemblements sociaux.

. Sous-effectif

Le manque de personnel peut poser problème le jour de l’événement. Vous ne pourrez peut-être pas déterminer l’étendue du problème jusqu’à ce qu’il se produise. Le plus souvent, un événement en sous-effectif peut entraîner une transition désorganisée du programme.

Entamer une discussion avec les principales parties prenantes vous permet d’obtenir des informations complètes sur ce dont elles ont besoin lors de l’événement. Cela peut également aider à identifier les rôles critiques à attribuer à votre personnel et le nombre de personnes nécessaires à l’événement.

. Dépasser le budget

La budgétisation est l’aspect le plus critique de tout événement. C’est aussi la partie la plus difficile de la planification d’un événement. Des changements dans le budget peuvent survenir de manière inattendue pendant le processus de planification de l’événement. Il est nécessaire de limiter vos dépenses. Comparez l’allocation budgétaire et les dépenses de l’événement précédent.

Si vous êtes nouveau dans l’entreprise, révisez les anciennes données sur l’allocation du budget de l’événement et les coûts réels pour déterminer les estimations budgétaires possibles et les dépenses pouvant survenir lors de l’événement. Il est essentiel d’évaluer toutes les demandes et modifications liées à l’événement qui peuvent avoir un impact sur votre budget et votre calendrier de planification. L’incapacité d’anticiper les changements dans le budget pourrait saboter votre événement.

. Ne pas donner la priorité aux activités de réseautage

La plupart des professionnels des affaires considèrent les activités de réseautage comme un impact significatif sur leur prise de décision quant à leur participation à l’événement. Quel que soit le budget, il est essentiel d’intégrer des activités de réseautage à chaque occasion. Par exemple, mettre en place des tables de cocktail de réseautage rapide au déjeuner, planifier un happy hour à la fin du programme et des salons sociaux où les participants peuvent se mêler et rencontrer de nouvelles personnes entre les activités. Un outil de gestion de salle de réunion peut vous aider dans cette activité.

. Ne pas avoir de plans de sauvegarde pour le mauvais temps

La pluie, les tempêtes de grêle, les tornades et les ouragans ne sont que quelques-uns des défis d’avoir un événement en plein air. Pensez toujours à un deuxième lieu, au cas où il pleuvrait le jour de votre événement. L’emplacement doit être à proximité et doit être un endroit où vous pouvez réserver à la dernière minute.

Si l’événement vend des billets, une assurance événement ou météo est avantageuse si vous choisissez d’annuler l’événement en raison du mauvais temps. Vous devrez alors rembourser les billets. Avoir des plans de sauvegarde vous aidera à réfléchir rapidement. Tout le monde vous considérera comme le super-héros de l’événement que vous êtes déjà. Avoir le meilleur logiciel de réservation de salle de conférence prend en charge vos projets. Vous pouvez le mettre à jour lors de vos déplacements si jamais quelque chose se produit de manière inattendue.

. Planning trop serré

Faire une chronologie des activités de l’événement est un effort critique. Planifier un emploi du temps chargé peut épuiser rapidement les participants, et trop de temps libre peut les ennuyer. Il est important de hiérarchiser les tâches essentielles et urgentes et les activités sur lesquelles vous pouvez travailler plus tard. Un système de planification des installations peut vous aider à gérer efficacement votre emploi du temps et vos tâches.

. Manque d’expérience pratique

Tout le monde commence en tant que débutant dans tout, mais laisser passer la chance d’apprendre des membres de l’équipe plus expérimentés peut être dévastateur pour la planification d’événements. En tant que débutant, vous ne connaissez peut-être pas tout, mais vous armer de connaissances vous donnera un avantage. Un facteur qui affecte les résultats des événements est le manque d’expérience de travail des organisateurs d’événements. Vous pouvez commencer par vous familiariser avec le logiciel de planification des installations, puis utiliser ses fonctionnalités innovantes pour faciliter le flux de vos responsabilités.

. Ne pas utiliser la technologie d’automatisation

Avec autant d’aspects d’un événement qui nécessitent une gestion approfondie, la technologie logicielle de planification d’événements peut aider à simplifier les lourdes tâches qu’un planificateur d’événements doit gérer. Par exemple, l’utilisation d’un écran de réservation de salle de conférence permet aux organisateurs d’événements de déterminer les espaces disponibles. Cela leur permet de réserver la zone tout de suite sans avoir à se déplacer de pièce en pièce. Un système logiciel de réservation peut également aider les organisateurs d’événements à rationaliser les réservations de salles pour faciliter la planification et l’accès.

Principales fonctionnalités logicielles clés à rechercher dans les logiciels de planification d’événements

Trouver le meilleur logiciel de réservation d’événements peut être difficile en raison des nombreux fournisseurs de logiciels. Ce guide vous aidera à affiner vos options logicielles de gestion d’événements en vous fournissant des conseils pour choisir les fonctionnalités logicielles à rechercher.

Cependant, il vous appartiendra d’évaluer quelles fonctionnalités serviront le mieux votre entreprise lorsqu’il s’agira de prendre cette décision finale. Les fonctionnalités suivantes vous fourniront, à vous et à votre entreprise événementielle, les outils de planification dont vous avez besoin pour réussir et prospérer dans une industrie aussi exigeante.

#1. Paiements en ligne faciles et rapides

Acceptez les transactions en ligne et soyez payé en quelques minutes plutôt qu’en semaines ! L’industrie de l’événementiel ne fait pas exception à la transformation du monde en un marché numérique. Accepter les virements en ligne au lieu des chèques vous aidera à effectuer des transactions et à faire des affaires avec vos participants plus rapidement et plus efficacement. Le logiciel de réservation offre un flux transparent de transactions et de processus en ligne.

#2. Automatise l’inscription des participants

Avec un logiciel de gestion d’événements et des solutions de réservation, enregistrer les noms de vos invités, participants ou participants n’a jamais été aussi facile. Il n’y a pas besoin de processus informatiques compliqués ou de processus tiers. Partagez facilement des informations personnalisées sur l’événement telles que les plans, les messages, les tâches, les sponsors, les contacts de l’événement, le marketing, la promotion, etc.

#3. Tableau de bord de gestion des événements

Il peut être difficile de suivre et de gérer l’avancement de votre projet, surtout si vous avez une grande équipe événementielle. Le système de tableau de bord des événements du logiciel fournit des mesures pour vous aider à analyser l’état de l’ensemble de l’événement en un coup d’œil. Il vous permet de surveiller ce qui nécessite moins ou plus de surveillance. À l’aide d’un logiciel de planification de salle de réunion, vous pouvez également planifier l’endroit où vous souhaitez organiser l’événement et les étapes nécessaires qu’il vous reste à prendre.

#4. Envoyer des invitations automatiquement

Créez, soumettez et suivez facilement les invitations et les confirmations d’événements pour augmenter la participation aux événements. Vous pouvez facilement concevoir, présenter et surveiller des invitations à des événements grâce à la fonction Envoyer des invitations du logiciel de gestion d’événements. L’envoi d’e-mails d’invitation à des événements à des invités potentiels vous aidera à augmenter les inscriptions aux événements et les ventes de billets. Évitez de gaspiller de l’argent sur des outils de marketing par e-mail compliqués et inefficaces.

Vous soumettrez vos invitations à des événements personnalisés en quelques minutes avec l’outil d’invitation intégré du logiciel ! Vous pouvez également surveiller le succès de vos invitations. Votre personnel sera en mesure de voir à quel point les invitations à l’événement se déroulent bien, et vous aurez également la possibilité de les superviser. Voyez qui a une invitation, qui a refusé et qui l’a acceptée. Grâce à l’affichage de la programmation de la salle de conférence, les invités peuvent consulter la chronologie du programme de l’événement et les activités à la date réelle.

#5. Gérer les horaires

À l’aide du logiciel de planification des réservations, vous pouvez créer vos horaires d’événements et vos réservations. Partagez un programme similaire pour tous les participants ou partagez différents programmes avec différents groupes de participants.

Le générateur d’horaires simple vous permet de créer, de gérer et de partager rapidement votre flux d’horaires. Vous gagnerez en confiance en sachant que vos participants n’utilisent plus d’e-mails contenant des informations obsolètes ou des données insuffisantes. De plus, la signalisation de la salle de réunion les assiste et les informe de la salle que vous avez réservée pour l’événement.

 #6. Délégation de tâches simplifiée

À l’aide d’un logiciel de réservation d’équipement gratuit, vous pouvez créer et suivre des affectations de travail. Gérez sans effort les participants à votre événement tels que les bénévoles et les travailleurs de l’événement en les nommant à des tâches vacantes. Grâce au logiciel, vous pouvez rapidement identifier et corriger les problèmes de travail et les tâches conflictuelles.

#7. Gestion efficace des contacts

Mettez de l’ordre dans la liste de contacts de votre événement. Les contacts peuvent être facilement partagés avec l’ensemble du personnel. Lorsque vous diffusez les communications de l’événement à travers de nombreux emplacements tels que les téléphones portables de l’équipe, les e-mails, les feuilles de calcul ou les programmes d’information fragmentés, la gestion des contacts devient difficile.

Les coordonnées des participants seront immédiatement ajoutées à la liste principale des contacts de votre événement lors de leur inscription. Le logiciel maintient vos informations de contact à jour afin que vous puissiez avoir les informations à portée de main en temps réel. Vous pouvez également importer facilement des listes existantes ou saisir manuellement vos contacts. Tout est construit sur une infrastructure de stockage basée sur le cloud, ce qui signifie que vous pouvez y accéder depuis n’importe quel appareil à tout moment avec une connexion Internet.

Conclusion

En tant qu’agent de performance, vous ne voulez que le meilleur résultat pour l’événement que vous et votre équipe avez préparé. Simplifier vos opérations avec un système de réservation de gestionnaire de salle offre de nombreux avantages significatifs. Le système de gestion de salle vous aide à sécuriser les détails de vos invités pour la gestion globale de l’événement.

Lorsque vous choisissez avec soin des stratégies de préparation d’événements qui fonctionnent bien ensemble, vous obtenez plus de valeur pour vos efforts. En utilisant le logiciel, vous gagnez plus de temps en vous concentrant sur la façon d’organiser un événement fantastique. Un excellent événement ouvre la voie à une expérience exceptionnelle pour vos invités.