Aider les représentants des services administratifs à choisir le système de réservation de réunions à utiliser peut être difficile, en particulier lorsqu’ils demandent des équipements supplémentaires. Si vous êtes le chef de bureau d’une grande entreprise, vous avez besoin d’un système de réservation fiable pour traiter rapidement et avec précision ces réservations et autres équipements. De plus, un écran de réservation de salle de réunion durable et pratique est bénéfique pour l’opération. Cela aidera les membres de votre équipe à planifier la salle de réunion à l’aide de l’interface de l’appareil.

L’affichage du calendrier des salles de réunion DeskFlex vous permet de gérer de manière transparente et efficace les ressources de votre bureau plutôt que de traiter manuellement le service de réservation de salle. Dans ce blog, vous lirez un guide plus approfondi pour comprendre quels meilleurs services DeskFlex peut offrir à votre entreprise.

Principales caractéristiques de la réservation de salle de réunion DeskFlex

DeskFlex est une application de gestion de réservation de salles qui gère les postes de travail, les bureaux, les salles de conférence et les salles de réunion. Votre bureau peut profiter des fonctionnalités clés suivantes du logiciel de réservation de salle de réunion :

Fonction d’enregistrement rapide et simple.

Le processus d’enregistrement et de départ ne peut prendre que quelques secondes environ, respectivement. Après la connexion et le départ, vos employés peuvent rapidement vérifier les informations à partir de l’écran principal. Les membres de l’équipe peuvent également rechercher leurs collègues en utilisant les détails par nom, catégorie de salle ou identifiant de connexion sur l’interface de la barre de recherche du système de réservation de salle DeskFlex.

Cartes d’étage pointer-cliquer efficaces.

L’application de réservation de salle de réunion DeskFlex affiche une carte de bureau interactive. Les points représentent les espaces réservables et leurs points de couleur correspondants représentent leur disponibilité, qui contient également certains détails de réservation. Les points rouges représentent la zone actuellement utilisée. Les points verts signifient que le site est disponible à la réservation, tandis que le gris signifie que l’espace est réservé. De plus, les administrateurs peuvent attribuer un bureau ou une salle permanente à une personne ou à une équipe. Un point bleu sur la carte interactive 3D signifiera un utilisateur permanent de cet espace particulier.

Accessibilité du commutateur PBX

À l’aide du logiciel de réservation de salle de réunion DeskFlex, les utilisateurs peuvent effectuer leurs réservations de salle en ligne avec l’équipement téléphonique associé à leurs tables de bureau. Le système s’intègre à différentes sociétés de télécommunications géantes, notamment les fabricants d’Avaya, Nortel ou Cisco PBX :

• Vos appels sonneront directement sur votre poste réservé.
• Vos appels extérieurs ne sont autorisés qu’après vous être connectés.
• Vous serez déconnecté immédiatement et automatiquement du jour au lendemain si vous ne vous déconnectez pas à l’heure exacte.
• Variantes de PBX prises en charge

Navigateur Web et accès local via des kiosques

Le ou les kiosques DeskFlex facilitent grandement la sélection d’un espace de travail près d’un collègue ou dans l’espace souhaité depuis votre lieu de travail. Une autre possibilité est de réserver à l’avance un bureau depuis votre domicile via l’intranet de l’entreprise via une application de réservation de salle de réunion. Vous pouvez également trouver des collègues avec qui travailler via le logiciel de réservation de réunion DeskFlex.

Synchronisation en temps réel du poste de travail

Si vous avez des espaces de travail libres et disponibles, vous avez la possibilité de les allouer afin que l’ensemble de la main-d’œuvre puisse accéder à des postes de travail spécifiques lorsque cela est nécessaire, qu’il s’agisse de déplacements ou de télécommunications. Les employés peuvent vérifier la progression des rendez-vous en temps réel pour garantir qu’ils disposent d’un lieu de travail, d’un endroit où se garer et d’autres équipements de bureau nécessaires à l’utilisation via le logiciel de réservation de réunions.

Réservations sur place et à l’avance

Les travailleurs peuvent facilement choisir et allouer des espaces de travail à l’avance pour une date ou un ensemble de dates spécifiques grâce à l’affichage de la disponibilité des salles de réunion du système. Pour les espaces de coworking, le système vous aide également à réserver des blocs de zones à des tarifs réduits pour les organisations affiliées, les réservations d’équipe ou les activités spéciales. Définissez des dates de conservation des stocks via l’affichage de la disponibilité des salles de réunion pour savoir quand récupérer les fournitures. Après la réunion, les installations inutilisées dans l’espace de bureau peuvent être immédiatement restituées.

Gestion des données d’occupation et rapports

Un système de réservation de salles de réunion et de bureaux permet des mesures fiables d’occupation en général ou sous forme de bureaux. La fonction de rapports et d’analyse génère le nombre total de réservations de bureau, d’annulations, de modifications et d’autres périmètres.

Vous pouvez optimiser les espaces de bureaux en fonction du comportement et de la demande de vos employés ou clients. Vous pouvez créer des factures et des accords à l’aide d’un système fiable de réservation de salles de réunion et de bureaux pour les entreprises de coworking et de location. Ils sont téléchargeables et s’associent facilement avec différents clients.

Un système de réservation de salles qui donne des informations sur l’utilisation des espaces et la dynamique des réservations et des reports peut permettre à la direction de mieux comprendre les besoins de l’immeuble de bureaux et de planifier l’immeuble de bureaux pour une meilleure performance.

Horaire et planification fiables des salles de conférence

Le système de réservation de salles de réunion de DeskFlex offre une solution robuste pour coordonner et gérer les installations de bureau, les salles de réunion et les outils de bureau afin d’augmenter la productivité de l’équipe. Cette approche est également possible grâce à la planification des salles de réunion. L’écran de réservation de salle de réunion vous offre une flexibilité et une convivialité maximales. Tout consommateur peut créer facilement des réservations via l’intranet ou le kiosque de votre entreprise. Supposons, par exemple, que l’entreprise dispose de dix salles de conférence. Les utilisateurs affichent l’inventaire des salles et effectuent des réservations depuis leur lieu de travail et même depuis leur humble demeure. Le logiciel d’espace de réunion de DeskFlex peut être adapté pour fonctionner avec les clubs civiques, les collèges ou les bibliothèques, les espaces devant être attribués à l’avance.

Horaires Outlook®

La planification d’une conférence ou d’une activité peut en effet être difficile, mais il est souvent presque impossible d’amener les participants à la réunion. Ce qui rend cela plus difficile, c’est parce que vous êtes conscient des espaces que vous pouvez utiliser mais que vous ne les avez pas utilisés. Au lieu d’envoyer des e-mails en masse, de plus en plus d’organisations et d’entreprises profitent des calendriers en ligne pour répondre rapidement aux demandes. Les calendriers Internet aident les organisateurs d’événements à définir l’heure optimale pour planifier et démarrer un événement via l’affichage de la salle de réunion. Le logiciel d’espace de réunion DeskFlex se connecte au calendrier Outlook pour permettre une planification des salles de réunion et des rendez-vous rapides, efficaces et simples.

Profils pour les utilisateurs

Les horaires qui se chevauchent et les doubles réservations peuvent être ennuyeux, mais l’horaire de la salle de réunion permet aux utilisateurs de voir les horaires des autres employés à l’intérieur du bureau. La mise en œuvre de DeskFlex simplifie la préparation et la gestion de l’espace et des installations. Vous pouvez effectuer, modifier, afficher et annuler des réservations directement à partir du logiciel de salle de réunion Outlook en un seul clic de souris – à portée de main ! Vous pouvez également choisir de coordonner votre emploi du temps pour les autres.

Avantages exemplaires de l’utilisation du système de réservation de salles

L’accent est mis sur le travail d’équipe, en particulier dans le monde des affaires d’aujourd’hui en raison de la pandémie. Avec des lieux de travail et des collègues dispersés dans plusieurs emplacements géographiques et fuseaux horaires, les sessions sont généralement organisées grâce à des technologies telles que la téléconférence et le partage d’écrans, généralement via une application de système de réservation de salles de réunion.

Les salles de conférence, les salles de réunion et les modules sont devenus courants au bureau, ce qui signifie que vous ne pourrez pas souvent les utiliser. Dans d’autres cas, vous avez peut-être pensé que vous aviez réservé une salle de conférence, mais vous vous rendez compte que quelqu’un d’autre s’y trouve déjà lorsque vous essayez de l’utiliser. Fournir une application de système de réservation de salles de réunion dans votre entreprise présente plusieurs avantages ; ce blog a décrit certains des bons avantages d’en avoir un.

Surveiller l’occupation des salles

Un logiciel de réservation de salles efficace peut aider les utilisateurs à identifier les espaces réservés et les salles de réunion, leur permettant de planifier leurs réunions en fonction de la disponibilité de la salle de conférence. Cette méthode préventive de diagnostic et d’évitement supprime l’essentiel des problèmes d’efficacité associés à la localisation d’un poste vacant.

Conseils pour utiliser efficacement l’application du système de réservation de salle de réunion

• Incorporer dans votre calendrier et vos structures de gestion
• Minimisez les absences ou les conférences abandonnées en définissant des alertes et des rappels pour les organisateurs et les participants de la réunion
• Promouvoir les réservations aléatoires de salles de conférence via RSVP et confirmation
• Assurer le suivi et l’examen de routine de l’utilisation de la mise en œuvre du système
• Utilisation de codes QR pour la vérification des participants lors de la conférence
• Rechercher une assistance technique pour les mises à jour logicielles régulières et les corrections de bogues si nécessaire
• Planifiez un moment pour former votre personnel à l’utilisation du nouveau logiciel système de réservation de salles et de bureaux dans votre entreprise

Votre système de réservation de salle de conférence doit permettre aux membres de votre équipe d’identifier et de réserver facilement les ressources du bureau, ainsi que de reconnaître les collègues. Les systèmes de réservation de salles de conférence entièrement automatisés avec des fonctionnalités améliorées peuvent être fantastiques, mais le meilleur retour sur investissement est peut-être de maximiser la réservation de salle et de réduire les frais généraux immobiliers. Un logiciel professionnel qui offre des fonctionnalités aussi vitales peut constituer un choix commercial plus judicieux.

En tant que plate-forme de gestion des réservations de salles, DeskFlex offre plus que ce dont les utilisateurs ont besoin. L’objectif est de faire en sorte que les responsables de salles puissent valoriser leurs installations. Les visiteurs ont une expérience plus significative dans la planification des salles en ligne qu’auparavant. Les propriétaires d’espaces peuvent améliorer leurs bénéfices, tandis que les visiteurs se sentent satisfaits d’un service rapide et pratique.

Conclusion

Il est essentiel de fournir une solution de réservation de salles de réunion dans un environnement d’entreprise qui remplace les stratégies traditionnelles de réservation de salles. Avec une solution efficace de réservation de salles de réunion en service, les lieux de travail amélioreront considérablement l’efficacité, le moral et l’utilisation efficace des espaces de bureau libres.