Software di prenotazione di riunioni: perché è fondamentale sul posto di lavoro e come trovare quello giusto

Le organizzazioni tengono molte riunioni settimanali, ma qualcuno sa esattamente quante volte? Secondo la ricerca, un membro medio del team partecipa a circa 60 sessioni in un mese. In media, si incontrano con l’intero team due volte al giorno per discutere e collaborare a un progetto, fare un annuncio, accogliere nuovi dipendenti, ecc.

Con questo in mente, non dovrebbe sorprendere che molti team abbiano difficoltà a prenotare una sala riunioni, con conseguente messa a fuoco interrotta e riduzione della produttività. Inoltre, la maggior parte dei membri del team considera la maggior parte delle riunioni una perdita di tempo.

È qui che il software di prenotazione delle sale riunioni diventa vantaggioso. Il sistema consente a te e ai membri del tuo team di visualizzare rapidamente la disponibilità delle sale riunioni e di prenotarne una con pochi clic. Inoltre viene fornito con un’applicazione di sistema di prenotazione dei posti che consente ai dipendenti di accedere alle funzionalità del software mentre sono in movimento.

Il tuo team sta affrontando lo stesso problema con la sala riunioni di cui abbiamo parlato prima? Forse è il momento di integrare il software di pianificazione delle sale nell’ufficio. Non sei sicuro se valga la pena investire o se non hai casi d’uso? Ecco i segni evidenti che ora è il momento di implementarne uno sul posto di lavoro.

3 Prove evidenti che dovresti installare un sistema di prenotazione delle sale nel tuo posto di lavoro

Si sono verificate spesso doppie prenotazioni sul posto di lavoro

Oggi è il giorno in cui presenterai la tua idea di progetto al team. Ma poi scopri che l’altro team occupa la sala riunioni che hai prenotato con qualche giorno di anticipo. Ciò significa che entrambi prenotano la stessa sala contemporaneamente. La sensazione peggiore è che siano arrivati ​​in quella stanza prima di te e che ora stiano iniziando la sessione. Ora sei tornato a cercare un’altra sala all’ultimo minuto. I partecipanti alla riunione stanno aspettando i tuoi aggiornamenti. Questo scenario non è nuovo per dipendenti e uffici, soprattutto quando organizzano manualmente una riunione. Fortunatamente, c’è una soluzione per questo!

Il software di prenotazione delle sale riunioni garantisce che tutte le prenotazioni vengano aggiornate in tempo reale. Quando prenoti una sala riunioni, il sistema disabiliterà tutte le prenotazioni future fino al check-out. Inoltre, in caso di modifiche alla riunione, il sistema avviserà tutti i partecipanti. Questa funzione elimina in modo significativo i conflitti di prenotazione, facendo risparmiare tempo a tutti ed evitando controversie tra i dipendenti.

Incomprensione tra i team a causa di un errore di prenotazione della sala

Un segno evidente che il tuo posto di lavoro ha bisogno di un software per la prenotazione delle sale riunioni è quando aumentano i casi di acquisizione di sale. Certo, ci sono discussioni urgenti basate sulle operazioni, ma ammettiamo che può essere frustrante per i team che hanno eseguito il corretto processo di prenotazione della sala riunioni.

Un gestore di prenotazione di conferenze avanzato viene spesso fornito con monitor intelligenti della sala collegati all’esterno della sala riunioni. Queste viste della sala mostrano una notifica esplicita di quale sala si tratta, il suo stato, chi l’ha occupata e i dettagli della riunione.

Inoltre, si collega all’intero sistema, mostrando tutte le prenotazioni imminenti in una stanza specifica per le prossime settimane o mesi. Con questo strumento di pianificazione delle sale riunioni, è più accessibile per un membro del team visualizzare le pause tra le riunioni per impostare l’orario ideale in cui non vi è alcun conflitto di pianificazione.

Troppe prenotazioni anticipate per paura di non avere una sala libera

Negli uffici, soprattutto nelle grandi organizzazioni, la disponibilità di sale riunioni è estremamente limitata. Quindi quello che fanno gli altri team è cercare di prenotare quante più sale conferenze possibile in anticipo. Sebbene sia accettabile programmare riunioni ricorrenti come “aggiornamento settimanale del progetto” che mantiene tutti sulla stessa pagina, prenotare più sale in modo da avere prenotazioni nel caso in cui non sei tu il motivo per fare questa pratica.

Il panico di effettuare più prenotazioni si tradurrà in una stanza riservata vuota, che gli altri team non possono utilizzare. Anche se la maggior parte delle persone è contraria a questo esercizio, non è sufficiente impedire che si verifichino. Puoi impedire che ciò accada di nuovo.

Con l’integrazione del software di pianificazione delle conferenze, il processo di prenotazione delle sale riunioni è efficiente. Consente ai dipendenti di prenotare il numero di sale che prevedono di utilizzare in futuro poiché il sistema dispone di funzionalità per riunioni ricorrenti. Non devono preoccuparsi di non avere una sala conferenze vuota, perché avere un sistema di prenotazione intelligente assicurerà che l’accumulo delle sale non si ripeta.

Inoltre, se nessuno conferma la prenotazione entro un determinato periodo, il software di pianificazione della conferenza verrà automaticamente rilasciato per l’uso da parte di altri membri del team.

Come assicurarti di scegliere il miglior sistema di prenotazione delle sale online

Ottenere una corretta gestione delle prenotazioni delle conferenze significa ottenere la soluzione giusta per i tuoi spazi ufficio e le tue esigenze di gestione delle risorse. Può anche contribuire in modo significativo al successo o al fallimento della tua azienda. Quindi, quando si tratta di trovare il software di prenotazione delle sale riunioni ideale, quali sono i fattori che devi tenere a mente?

Intuitivo e Diretto

Lavorare con troppi compiti è sufficiente per causare stress e affaticamento. Quindi imparare a usare il software è l’ultima cosa nella tua lista di cose da fare. Scegliere il miglior sistema di prenotazione online delle sale significa averne uno facile da usare e che non richiede formazione. Il tipo che quando lo guardi, sai già come utilizzarlo come qualsiasi altra popolare app mobile in questi giorni.

L’interfaccia dovrebbe essere intuitiva e sensata. Dovrebbe anche servire bene il suo scopo principale: trovare rapidamente una sala conferenze guardando la tua planimetria 3D personalizzata e prenotando utilizzando l’app desktop o sala conferenze.

Non richiede molti cambiamenti

Sfortunatamente, non tutte le persone amano il cambiamento. Lo stesso adagio vale per alcuni dipendenti. Anche quando il nuovo software non richiede molta formazione, penseranno che il loro sistema abituale sostituirà uno nuovo e complicato.

Fortunatamente, il corretto software di prenotazione delle riunioni funziona bene con le piattaforme online più utilizzate di oggi come Outlook, Microsoft Exchange, Slack, ecc. In questo modo, possono comunque organizzare una riunione, prenotare una sala e comunicare sulle loro piattaforme preferite.

Inoltre, quando integri il tuo software di pianificazione delle sale in Outlook e Microsoft Exchange, tutte le prenotazioni vengono sincronizzate nell’intero sistema. Pertanto, quando prenoti una sala nell’app della tua sala conferenze, verrà visualizzata nel calendario e nel sistema di Outlook.

Fornire reportistica e analisi dei dati

I tuoi dipendenti sono liberi di scegliere una sala o uno spazio di lavoro in base alle loro esigenze. Quindi un altro spazio di lavoro può essere lasciato inutilizzato o utilizzato raramente. Ma senza un sistema, non conosci i dettagli della prenotazione del comportamento di prenotazione dei tuoi dipendenti in un determinato periodo.

Pertanto, è essenziale che il sistema di prenotazione delle sale riunioni disponga di analisi integrate. Ti fornirà dati in tempo reale sull’utilizzo delle tue scrivanie e della tua sala in qualsiasi momento. Questi dati sono le informazioni di cui hai tanto bisogno per apportare le modifiche appropriate al tuo posto di lavoro.

Personalizzabile

Ogni luogo di lavoro è unico, così come le tue esigenze. Tuttavia, non tutta la gestione delle prenotazioni di conferenze oggi sul mercato offre la personalizzazione. Quindi assicurati di scegliere quello che ti consentirà di modificare il sistema per creare configurazioni adatte alle tue esigenze di prenotazione dello spazio.

Esperienza di riunione efficiente

Stress con l’organizzazione di riunioni? La pianificazione delle riunioni può essere una seccatura anche dall’inizio quando non riesci a trovare una sala conferenze disponibile. Questa è una cosa, devi anche informare i partecipanti, preparare il piano e assicurarti che tutto sia perfetto. Troppo bello per essere vero? Non più con il miglior sistema di prenotazione online delle sale.

Una volta a posto, dovrebbe aiutarti:

• Informare tutti i partecipanti dei dettagli della riunione.
• Ricorda a tutti i partecipanti prima della riunione in modo che non arrivino in ritardo o si dimentichino dell’appuntamento.
• Prenota l’attrezzatura necessaria insieme alla prenotazione della sala.
• Consentono di registrare i verbali delle riunioni.
• Fornire una notifica esplicita di chi sta occupando la sala in modo che gli altri team non interrompano la discussione in corso.
• E tanti altri.

Viene fornito con hardware per fornire funzioni più efficaci

Diciamo che hai un computer, telefoni cellulari e tablet. Tuttavia, non puoi essere sicuro che il software di prenotazione delle sale li supporti. L’uso di dispositivi inappropriati può causare malfunzionamenti del software. Pertanto, si consiglia vivamente di selezionare un software dotato di hardware in modo da poterne ottenere il massimo.

Sono in arrivo migliori incontri!

Ora che hai appreso i vantaggi di avere un sistema di prenotazione delle sale riunioni (soprattutto del tipo migliore) e sai cosa cercare, non credi sia ora di installarne uno nel tuo ufficio? Diciamo, ora è il momento!

Le riunioni notoriamente non piacciono ai dipendenti e forse anche ai leader. Ma se inizi con un processo di prenotazione della sala riunioni rapido e semplice (o forse ti piace farlo, perché è facile) e tutto è a posto, puoi ottenere riunioni migliori.

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