Como escolher o software de gerenciamento de eventos para tornar as tarefas dos planejadores de eventos mais eficientes

A realização de eventos corporativos e sociais pós-pandemia pode ser diferente de antes. A pandemia causou uma mudança na forma como os organizadores de eventos organizam encontros e convenções. Com os protocolos de conformidade Covid em vigor, o monitoramento rigoroso e o controle de multidões se tornaram uma prioridade.

Usar o sistema de gerenciamento de eventos correto e o software de reservas são essenciais para planejar e executar eventos corporativos e sociais bem-sucedidos. Muitos fatores estão afetando o resultado de um evento que os planejadores de eventos precisam trabalhar.

Os planejadores de eventos precisam usar as ferramentas de gerenciamento adequadas, incluindo software de gerenciamento de eventos, porque aumenta a produtividade em 27%, a participação em 20% e a margem de lucro em 20 a 30% em média.

Mas escolher o software de gerenciamento de eventos certo pode ser complicado. Há uma infinidade de opções disponíveis no mercado competindo por sua atenção. Com tantas ferramentas gratuitas de gerenciamento de eventos online, como você pode escolher o software de gerenciamento de eventos certo para simplificar as tarefas dos planejadores de eventos? Quais são os principais recursos que você precisa observar ao selecionar o software certo para o seu negócio de eventos?

Discutiremos as formas e meios de chegar à decisão certa na escolha do melhor software de reserva de eventos neste artigo.

Desafios comuns no planejamento de um evento

Os planejadores de eventos fazem muito trabalho braçal ao organizar um evento, especialmente se for um grande evento com muitos participantes. Antes da conclusão bem-sucedida do evento, há muitos desafios a serem superados.

Se você é um planejador de eventos experiente, provavelmente pode se relacionar com a pressão e o estresse de ter que realizar eventos significativos. Enquanto isso, se você ainda está começando como planejador de eventos, aqui estão os desafios comuns no planejamento de conferências, seminários, shows, reuniões, feiras e eventos especiais, como casamentos, aniversários e reuniões sociais.

• Falta de profissional

A falta de profissional pode causar problemas durante o dia do evento. Você pode não ser capaz de determinar a extensão do problema até que ele aconteça. Na maioria das vezes, um evento com falta de profissional pode resultar em uma transição desorganizada do programa.

Iniciar uma conversa com os principais interessados ​​permite obter informações abrangentes sobre o que eles precisam no evento. Também pode ajudar a identificar funções críticas para designar sua equipe e quantos funcionários serão necessários no evento.

• Gastando demais o orçamento

O orçamento é o aspecto mais crítico de qualquer evento. É também a parte mais desafiadora do planejamento do evento. Mudanças no orçamento podem acontecer inesperadamente durante o processo de planejamento do evento. É necessário manter suas despesas baixas. Compare a alocação e as despesas do orçamento de eventos anteriores.

Se você é novo na empresa, revise os dados antigos sobre alocação de orçamento do evento e custos reais para determinar possíveis estimativas de orçamento e despesas que podem ocorrer no evento. É vital avaliar todas as solicitações e alterações relacionadas a eventos que podem afetar seu orçamento e cronograma de planejamento. A incapacidade de antecipar mudanças no orçamento pode sabotar seu evento.

• Não priorizando atividades de rede

A maioria dos profissionais de negócios considera as atividades de networking como um impacto significativo em sua tomada de decisão ao participar do evento. Independentemente do orçamento, é essencial incorporar atividades de networking em todas as ocasiões. Por exemplo, colocar mesas de coquetel de networking rápido no almoço, planejar um happy hour no final do programa e salões sociais onde os participantes podem se misturar e conhecer novas pessoas entre as atividades. Uma ferramenta de gerenciamento de sala de reunião pode ajudá-lo nessa atividade.

• Não ter planos de backup para o mau tempo

Chuvas, granizos, tornados e furacões são apenas alguns dos desafios de ter um evento ao ar livre. Tenha sempre um segundo local em mente, caso chova no dia do seu evento. O local deve ser próximo e deve estar em algum lugar que você possa reservar no último minuto.

Se o evento estiver vendendo ingressos, o seguro do evento ou meteorológico é benéfico se você optar por cancelar o evento devido ao mau tempo. Você terá então que reembolsar os bilhetes. Ter planos de backup ajudará você a pensar rápido. Todos irão considerá-lo o super-herói do evento que você já é. Ter o melhor software de reserva de salas de conferências dá suporte aos seus planos. Você pode atualizá-lo em qualquer lugar se alguma coisa acontecer inesperadamente.

• Agendamento muito restrito

Fazer uma linha do tempo das atividades do evento é um esforço crítico. Planejar uma agenda lotada pode esgotar os participantes rapidamente, e muito tempo livre pode entediá-los. É importante priorizar quais tarefas são essenciais e urgentes e quais atividades você pode trabalhar mais tarde. Um sistema de agendamento de instalações pode ajudá-lo a gerenciar com eficiência sua agenda e tarefas.

• Falta de experiência

Todo mundo começa como iniciante em tudo, mas perder a chance de aprender com os membros mais experientes da equipe pode ser devastador para o planejamento de eventos. Como iniciante, você pode não estar familiarizado com tudo, mas armar-se com conhecimento lhe dará uma vantagem. Um fator que afeta os resultados do evento é a falta de experiência de trabalho dos planejadores de eventos. Você pode começar aprendendo sobre o software de agendamento de instalações e, a partir de então, pode usar seus recursos inovadores para facilitar o fluxo de suas responsabilidades

• Não usar tecnologia de automação

Com tantos aspectos de um evento que precisam de gerenciamento aprofundado, a tecnologia de software de agendamento de eventos pode ajudar a simplificar as tarefas pesadas que um planejador de eventos precisa gerenciar. Por exemplo, usar uma tela de reserva de sala de conferência permite que os planejadores de eventos descubram quais espaços estão disponíveis. Isso permite que eles reservem a área imediatamente sem ter que andar de sala em sala. Um sistema de software de reserva também pode ajudar os planejadores de eventos a otimizar as reservas de locais para facilitar o planejamento e o acesso.

Principais recursos a serem procurados no software de agendamento de eventos

Encontrar o melhor software de reserva de eventos pode ser um desafio devido aos muitos fornecedores de software. Este guia o ajudará a restringir suas opções de software de gerenciamento de eventos, fornecendo dicas sobre como escolher os recursos de software a serem procurados.

No entanto, caberá a você avaliar quais recursos atendem melhor ao seu negócio quando se trata de tomar essa decisão final. Os recursos a seguir fornecerão a você e à sua empresa de eventos as ferramentas de planejamento necessárias para ter sucesso e prosperar em um setor tão exigente.

1. Pagamentos online fáceis e rápidos

Aceite transações online e seja pago em minutos em vez de semanas! A indústria de eventos não é exceção à transformação do mundo em um mercado digital. Aceitar transferências online em vez de cheques ajudará você a realizar transações e fazer negócios com seus participantes de forma mais rápida e eficiente. O software de reservas oferece um fluxo contínuo de transações e processos online.

2. Automatiza o Cadastro de Participantes

Com software de gerenciamento de eventos e soluções de reserva, registrar os nomes de seus convidados, participantes nunca foi tão fácil. Não há necessidade de processos complicados de TI ou de terceiros. Compartilhe facilmente informações personalizadas de eventos, como planos, mensagens, tarefas, patrocinadores, contatos de eventos, marketing, promoções e muito mais.

3. Painel de gerenciamento de eventos

Pode ser um desafio acompanhar e gerenciar como seu projeto está progredindo, especialmente se você tiver uma grande equipe de eventos. O sistema de painel de eventos do software fornece métricas para ajudá-lo a analisar o estado de todo o evento rapidamente. Ele permite que você supervisione o que precisa de menos ou mais supervisão. Usando o software de planejamento de sala de reunião, você também pode planejar onde deseja realizar o evento e quais etapas necessárias ainda precisam ser tomadas.

4. Enviar convites automaticamente

Crie, envie e acompanhe convites e confirmação de eventos com facilidade para aumentar a participação no evento. Você pode facilmente criar, apresentar e monitorar convites para eventos com o recurso Enviar convites do software de gerenciamento de eventos. O envio de e-mails de convite de eventos para possíveis convidados ajudará você a aumentar o registro do evento e a venda de ingressos. Evite desperdiçar dinheiro em ferramentas de marketing por e-mail complicadas e ineficientes.

Você enviará seus convites personalizados para eventos em minutos com a ferramenta de convite integrada do software! Você também pode monitorar o sucesso de seus convites. Sua equipe poderá ver o desempenho dos convites para eventos, além de você ter a oportunidade de supervisioná-los. Veja quem tem um convite, quem recusou e quem o aceitou. Com a tela de agendamento da sala de conferência, os convidados podem conferir a programação do evento e as atividades durante a data real.