Software de utilização do espaço hoteleiro: a chave para o gerenciamento eficiente do espaço de escritório

A maioria das organizações sub utiliza metade de seus espaços de escritório, resultando em mais gastos imobiliários do que o necessário. Se você está pensando em economizar nos custos imobiliários, o uso de um software de utilização de espaço hoteleiro pode ajudar.

O software de planejamento de espaço hoteleiro permite que uma organização utilize o espaço existente e reduza os custos operacionais do espaço de trabalho e as emissões de carbono. Além disso, ele suporta o compartilhamento temporário de estações de trabalho no local para equipes dinâmicas baseadas em projetos. A implementação da hotelaria de escritório pode aumentar significativamente as iniciativas de teletrabalho. Além disso, a hotelaria simplifica a eficiência do espaço compartilhado e a responsabilidade pelos custos de ocupação.

O que é um software de planejamento de espaço hoteleiro?

Um sistema de software de planejamento de espaço hoteleiro usa tecnologia de software e hardware para acomodar compartilhamento de mesa e hotelaria de escritório. É um sistema automatizado assistido por sensores, Bluetooth e tecnologia de Internet das Coisas para ajudar os gerentes de instalações a alocar assentos, gerenciar a alocação de estações de trabalho e otimizar espaços imobiliários.

Por que preciso de um sistema de hot desk?

À medida que o ano de 2021 começa, a maioria das empresas considera manter o trabalho atual configurado trabalhando em casa e agendar o trabalho no escritório. Enquanto a ameaça do Coronavírus persistir, haverá menos pessoas no escritório, mas manterá a mesma quantidade de espaço. Os designs das estações de trabalho dependerão em grande parte das necessidades dos membros da equipe, e as necessidades dos membros da equipe mudam de tempos em tempos. A implementação de um sistema de hot desk permite que as empresas controlem quantos membros da equipe entram no escritório e em quais mesas eles devem trabalhar naquele dia. O sistema de hot desk permite que os gerentes de escritório gerenciem recursos em uma plataforma de aplicativo de software eficiente.

Quem se beneficia do software de reserva de mesa?

Pequenas e grandes organizações de todos os setores podem se beneficiar de um sistema de software de gestão hoteleira. Torna o retorno ao escritório mais seguro após a pandemia de COVID-19, permitindo que as empresas implementem seu plano estratégico na reentrada no local de trabalho pós-pandemia.

Flexibilidade

O sistema de software de reserva de mesa oferece benefícios para todos os tipos de membros da equipe. O software hoteleiro oferece flexibilidade e acessibilidade a qualquer organização, maximizando seu espaço de escritório. Além de implementar turnos alternados, o software de reserva de mesa permite que os funcionários escolham sua estação de trabalho que se adapte às suas funções para o dia específico no escritório.

Seus funcionários podem escolher, alterar ou cancelar uma reserva de estação de trabalho enquanto viajam, no trem, no ônibus, em um café ou em casa, a qualquer hora que lhes seja conveniente.

Acessibilidade

Os visitantes do site também podem acessar o sistema para agendar sua visita ao escritório ou alugar um local para eventos especiais. As empresas de aluguel de espaços de coworking podem aproveitar a hospedagem de mesa integrando o acesso do usuário para reservas de mesa em seus sites.

O sistema gratuito de reserva de mesa fornece acesso a navegador da Web baseado em nuvem, aplicativo móvel para download e uma interface de usuário integrada à rede da empresa.

Dados agregados

 Os sistemas de software hot desk podem apresentar dados agregados abrangentes sobre estações de trabalho ativas/inativas, mesas frequentemente reservadas, número de reservas diárias, reservas de não comparecimento, reservas canceladas e outras métricas relacionadas. Os gerentes de escritório podem determinar quais espaços de trabalho precisam de limpeza de mesa e quais espaços de escritório estão subutilizados. O sistema gera relatórios e análises que podem ajudar os proprietários de empresas a melhorar sua gestão imobiliária e reduzir sua pegada de carbono.

Transição em fases

O espaço de trabalho hoteleiro permite que os membros da equipe façam a transição gradual do trabalho em casa para o escritório. Enquanto as organizações continuam a aplicar medidas contra a Covid no local de trabalho, os gerentes da empresa podem monitorar facilmente sua equipe e se comunicar com funcionários que podem entrar em contato com espaços e pessoas contaminados.

Outros recursos de software

O software de reserva de mesa DeskFlex pode fornecer mais recursos do que qualquer outro sistema de hotelaria de escritório. Possui recursos compatíveis com COVID para ajudar as organizações a evitar a contaminação no escritório. Você pode agendar a desinfecção profunda do escritório, impor distanciamento social entre as mesas e auxiliar no rastreamento de contatos com o suporte de dispositivos de hardware que capturam sinais Bluetooth de usuários registrados e seus dispositivos conectados.

O sistema pode ser integrado a outros programas de produtividade, como Office 365, Active Directory, Zapier e Okta. Além disso, também pode ser integrado a scanners térmicos e pode adicionar detecção de máscara. Com a reserva de mesa DeskFlex, você receberá notificações por e-mail para reservas confirmadas, e-mail e lembretes de texto para sua reserva agendada.

Tipos de alocação de mesas e disposição de assentos

Cada organização é composta por diferentes funcionários com diferentes preferências na execução de seus trabalhos para produzir resultados. Hot desk em hotelaria permite criar vários espaços de trabalho para proporcionar mais flexibilidade aos diversos membros da equipe.

Mesas permanentes – são espaços de trabalho atribuídos a usuários permanentes. A gerência pode dedicar mesas individuais para uma determinada equipe, por exemplo, o contador ou o pessoal de RH que precisa de um espaço permanente para manter todos os registros em um computador.

Desk hoteling – é um sistema que permite que os membros da equipe reservem um espaço de trabalho com antecedência, no local ou por um determinado período.

Hot desk – é reservar qualquer mesa disponível, sala de reunião, estações de trabalho no local quando você chegar ao escritório.

A hotelaria reversa está liberando um espaço de escritório para os outros membros da equipe reservarem o espaço de hotel disponível.

Como utilizo o software das estações hoteleiras?

O sistema de estações de hotelaria ajuda você a monitorar e controlar mesas, cubículos, estações de trabalho e permite que apenas membros designados da equipe programem o horário de expediente nesses recursos.

Por exemplo, você tem 500 funcionários, mas apenas metade da capacidade do piso e implementar a mudança entre os departamentos. Permitir apenas metade do tráfego normal do escritório significa que você precisa remover ou desativar 250 estações de trabalho em todo o escritório.

Além disso, você deseja um horário designado para o trabalho em turnos, permitindo apenas 125 membros da equipe no turno da manhã e 125 funcionários no turno da tarde.

Além disso, você deseja que os membros de sua equipe, incluindo os executivos e sua equipe, venham ao local a qualquer momento ou reservem uma estação de trabalho com antecedência.

Como faço para reservar uma mesa?

Há muitas maneiras de aproveitar o software de hotelaria de mesa. Você pode baixar o aplicativo móvel e criar reservas em qualquer lugar. Segundo, você pode acessar a interface do navegador da Web baseada em nuvem e fazer login com suas credenciais para reservar um espaço de escritório. Por fim, você também pode acessar a interface do software de reservas de mesa integrada às redes da sua empresa e criar reservas antecipadas de mesa.

Depois de fazer login no sistema de reservas de mesa, você pode começar a procurar seus espaços de trabalho preferidos e ver a disponibilidade deles. Escolha o espaço, horário e duração desejados e crie uma reserva de acordo com suas necessidades. Confirme a reserva e aguarde as confirmações de e-mail e texto.

Além disso, você pode adicionar equipamentos como laptops, telefones de conferência, telas de TV, projetor, audiovisuais e até mesmo escrever uma nota pessoal para seus colegas. Você também pode procurar um colega se quiser trabalhar perto dele em dias específicos.

Como limitar o número de equipes que entram no escritório?

Limitar o número de funcionários que entram no escritório e reduzir os espaços de escritório reservável ​​são responsabilidades dos administradores da empresa. Se você estiver atribuído a essa função, poderá configurar o software de hotelaria de mesa usando seu acesso de administrador.

Como administrador do escritório, você pode definir parâmetros sobre quantos espaços reservados ​​devem ser permitidos por andar no prédio. Além disso, você pode restringir as equipes de nível inferior para reservar escritórios de alta gerência. No entanto, você tem o poder de atribuir mesas permanentemente e liberar os espaços permanentes quando necessário. Você pode permitir ou não que os membros da equipe reservem salas de reunião e salas de conferência altamente cobiçadas. Além disso, você também pode ativar e desativar estações de trabalho de acordo com suas prerrogativas.

Devo exigir que meus funcionários criem reservas para espaços compartilhados?

Definitivamente sim. Você deve exigir que suas equipes criem reservas e imponham a etiqueta compartilhada no escritório. Sua equipe pode ser bem-intencionada, mas por causa de diferentes origens e personagens, o conflito no escritório é inevitável.

É importante definir regras básicas quando se trata de espaços de coworking. Além disso, exigir que seus funcionários criem reservas quando quiserem trabalhar no escritório beneficiará você como proprietário ou gerente da empresa e suas equipes.

A hotelaria de mesa organiza as suas equipas e permite-lhes respeitar os espaços reservados uns dos outros.

 Ele pode reduzir significativamente os conflitos sobre reservas de salas de reunião ou encontros de agendamento de salas de conferência. Todos os departamentos cobiçam muito esses dois espaços de escritório principais, e apenas um sistema confiável de reservas de salas de reunião pode resolver as brigas pelas reservas das equipes.

A relevância do sistema de software de gerenciamento de hotelaria de escritório pós era COVID

O espaço de trabalho hoteleiro é muito relevante mesmo após a pandemia do COVID. Não faz muito tempo desde o lançamento das vacinas para o COVID. Além disso, levará meses para vacinar a maior parte da população e para o sistema imunológico começar a funcionar. O retorno ao trabalho e à escola ainda colocará as pessoas em risco de infecção.

Permitir que as pessoas trabalhem no escritório e em casa em dias alternados ainda é a melhor estratégia para manter o negócio funcionando e os funcionários saudáveis ​​e seguros. O uso de um sistema confiável de reservas gratuitas pode ajudar sua organização a estabelecer a transição de retorno ao trabalho, mantendo a segurança de todos como prioridade.

A educação online ainda pode ser a melhor opção até o momento. Mas com o sistema de software de agendamento de sala de aula, as escolas podem permitir que alunos mais velhos, faculdades e pós-graduados participem de aulas presenciais. O software de agendamento do campus permite o distanciamento social na sala de aula e a integração do scanner térmico e a detecção de máscara na entrada da escola.

Além disso, o sistema de reservas DeskFlex tem recursos atualizados que ajudam a prevenir a contaminação por COVID no local de trabalho. Seu sistema de gerenciamento de vacinas em desenvolvimento pode monitorar as doses e registros de vacinas COVID dos funcionários.

O fim da pandemia está quase próximo, mas ainda não em um círculo completo. As pessoas ainda precisam ser cautelosas quando estão em público ou no trabalho. Embora as pessoas possam praticar as medidas de COVID o tempo todo, a tecnologia também pode reduzir e prevenir significativamente a transmissão viral entre os indivíduos.