10 Funktionen der nicht verhandelbaren Software-App, nach denen Sie in Desk-Buchungslösungen suchen sollten

Der technologische Fortschritt ermöglichte die Büroautomatisierung und Digitalisierung. Eines der wichtigsten Softwareprogramme, die jemals entwickelt wurden, sind Desk-Buchungslösungen. Durch dieses Bürorämmanagementsystem können Unternehmen effizient zufriedenstellende Dienstleistungen und hervorragende Produkte anbieten. Es kann dem Unternehmen helfen, lokal und global zu expandieren und neue Märkte zu erreichen und gleichzeitig einen treuen lokalen Kundenstamm aufrechtzuerhalten. Der Betrieb des Geschäfts in der „neuen Normalität“ stellt jedoch eine weitere Herausforderung dar, die Kunden und Mitarbeiter vor der anhaltenden Pandemie zu schützen.

Die COVID-Nachwirkungen

Organisationen gehen langsam dort weiter, wo sie aufgehört haben, als die Regierungen Sperrungen und die Einstellung nicht wesentlicher wirtschaftlicher Aktivitäten angeordnet haben. Sechs Monate später machte die Wirtschaft einen tiefen Sprung und führte zu einer nahen Rezessionssituation. Um die Wirtschaft neu zu gestalten, entwickelten Unternehmen einen Rückkehrplan, der COVID-konforme Buchungslösungen für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz enthielt.

Einige Unternehmen hatten die Management-Software für Raumbuchungen bereits Jahre vor der Pandemie in ihren Büros implementiert. Sie wandten das Konzept der Telearbeit Anfang der 1990er Jahre an, als nur sehr wenige Unternehmen an Ideen für die Arbeit von zu Hause glaubten. Sie arbeiteten mit Technologieunternehmen für Softwareentwicklung zusammen, um ihnen bei der Automatisierung ihres Telearbeit Büros zu helfen.

Wenn Ihr Unternehmen mit der Idee eines Schreibtischbuchungssystems neu ist und erwägt, sich bei einer Projektsoftware für das Buchungssystem für Besprechungsräume anzumelden, finden Sie hier die wichtigsten nicht verhandelbaren Funktionen, die Ihre Schreibtischbuchungssoftware bieten muss:

#1: Anpassen der Benutzeroberfläche des Schreibtischbuchungssystems

Ihr Unternehmen muss die Übereinstimmung mit Ihrer Markenanziehungskraft von Ihrem Website-Design bis zur Benutzeroberfläche Ihrer mobilen Anwendung beibehalten. Ein zuverlässiger Open Source Scheduler für Besprechungsräume ermöglicht die Anpassung an die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens. Durch ein konsistentes Design der Buchungsoberfläche mit dem Logo und den Bildern Ihrer Marke wird das Vertrauen Ihrer Kunden und Mitarbeiter bei der Verwendung des Schreibtischbuchungssystems gestärkt.

#2: Benutzerfreundliche Oberfläche

Nicht jeder im Büro verfügt über die gleiche Erfahrung im Umgang mit Technologie. Daher ist es wichtig, ein Online-Zimmerbuchungssystem zu wählen, das leicht zu verstehen und zu navigieren ist. Ihre Teammitglieder müssen die Software für den Zimmerbuchungskalender für unterwegs verwenden, wenn dies erforderlich ist. Daher ist es wichtig, eine reaktionsschnelle, intuitive und einfach zu bedienende Anwendung mit einem Office 365-Buchungssystem zu wählen.

Die benutzerfreundliche Oberfläche muss die einfache Integration bestehender Unternehmensprogramme, Kalender und anderer Apps für die Softwareproduktivität beinhalten. Einige Termin-Apps automatisieren die Migration von Kalendern wie Google, Outlook, Active Directory, Okta und Zapier. Ihre Teammitglieder müssen in der Lage sein, neue Termine zu erstellen, Reservierungen zu bearbeiten, zu stornieren oder umzubuchen, in einem einfachen Outlook-Interface des Meetingraum-Buchungssystems.

Wenn Teammitglieder ein in Office 365 integriertes Besprechungsraum-Buchungssystem verwenden, rationalisiert es ihre Büroaufgaben. Es ist einfacher, neue Technologien einzuführen, wenn sie in die Teammitglieder integriert werden, die sich bereits wohl fühlen.

#3: Stellen Sie hochauflösende Bilder der Büroräume bereit

Das beste Online-Zimmerbuchungssystem kann hochauflösende Bilder des Büro-Grundrisses liefern. Wenn das Technologieunternehmen ein 3D-Bild des Arbeitsplatzes bereitstellen kann, können Benutzer problemlos Arbeitsplätze reservieren, indem sie auf das Bild schweben oder auf das Bild klicken und direkt dort Reservierungen erstellen. Einige Technologieanbieter platzieren farbcodierte Punkte auf die buchbaren Plätze, um die Verfügbarkeit des Schreibtisches anzuzeigen. Über den Kiosks des Besprechungsraums können Benutzer auch auf hochauflösende Bilder des Grundrisses zugreifen und Workstation-Reservierungen am Kiosk vornehmen.

#4: Automatisierte Benachrichtigungen senden

Eine Terminbuchungs-App muss automatisierte Benachrichtigungen senden, um Missverständnisse zu vermeiden. Benutzer sollten E-Mail- und Textbenachrichtigungen mit den Buchungsdetails erhalten, wenn die Reservierung bestätigt wird. Eine weitere nützliche Funktion ist die Erinnerung an Text und E-Mail ein paar Stunden vor dem Einchecken auf der reservierten Workstation.

Ein Buchungssystem für Konferenzräume sendet außerdem Benachrichtigungs-E-Mails und SMS-Nachrichten an Teammitglieder, wenn sie Teil einer Besprechungsraum-Buchung sind.

E-Mail- und Textbenachrichtigungen aus dem Outlook-Terminbuchungssystem reduzieren No-Shows erheblich und erhöhen die Produktivität der Mitarbeiter.

#5: Berichte und Analysen generieren

Die moderne Welt läuft auf Informationstechnologie. Daten, die von den Desk-Buchungslösungen gesammelt werden, können relevante Informationen über das Verhalten, die Bewegung und die Büroaktivitäten der Benutzer liefern. Administratoren können auswählen, welche Berichte sie erstellen möchten.

Eine Open-Source-Software für Zimmerbuchungen, die Berichte über Reservierungen, Nichterscheinen, Stornierungen, Umbuchungen, bestimmte Wochentage, Büroräume, Ausrüstung usw. erstellen kann, könnte dem Unternehmen wertvolle Einblicke in die Raumnutzung des Unternehmens geben. Als Office-Manager können Sie automatisierte Berichte an verschiedene Abteilungsleiter senden, um Änderungen am Arbeitsplatz umzusetzen. Es liefert genaue Informationen, um Führungskräften dabei zu helfen, Stärken, Schwächen und andere Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

#6 Kompatibel mit allen Geräten

Die Mehrheit der Menschen greift über ihre Handheld-Geräte auf alles zu, einschließlich der Management-Software-Outlook für Besprechungsräume. Es ist wichtig, dass ein Schreibtisch-Buchungssystem kostenlos das Format mobiler Apps bereitstellt, das mit allen Geräten kompatibel ist. Es sollte die Kompatibilität mit Android- und iOS-Systemen, verschiedene Größen und Arten von Laptops, Tablets und Mobiltelefonen beinhalten. Immer mehr Menschen verlassen sich stark auf ihre mobilen Geräte, um tägliche Aktivitäten und Geschäftstransaktionen durchzuführen. Daher muss Ihre Wahl der Bürotechnologie ein Tagungsraum-Buchungssystem mit Android und Apple sein.

#7 Verfügbarkeit, Buchung und Bestätigung in Echtzeit anzeigen

Die Software für die Verfügbarkeit von Meetings muss die tatsächliche Verfügbarkeit von Büroflächen in Echtzeit anzeigen. Wenn Sie wissen, welche Räume für die Buchung verfügbar sind, reduziert die Möglichkeit von Überbuchungen, verlorenen Reservierungen und Konflikten zwischen Teammitgliedern. Es hilft Benutzern auch, Schreibtischreservierungen direkt auf der Grundrisskarte zu erstellen, um ihre gewünschte Arbeitsstation auszuwählen.

Eine zuverlässige Schreibtischbuchungssoftware muss direkt nach Bestätigung der Reservierung und einige Stunden vor dem Zeitpunkt der Buchung Benachrichtigungen und SMS-Nachrichten an die Benutzer senden. Außerdem informiert der Bildschirm für die Buchung eines Besprechungsraums die Benutzer über die Verfügbarkeit des Zimmers, wenn sie auf den Bildschirm schauen.

Softwareprogramme müssen auch Teambesprechungen und -kooperationen automatisieren. Die meisten Unternehmen verwenden Apps und Software, mit denen Menschen Projekte im Echtzeitstatus teilen können. Die beste Buchungs-App für Besprechungsräume ermöglicht es, Teambesprechungen und Zusammenarbeit nahtlos zu planen. Es spart Zeit und Mühe als Manager und verhindert Probleme bei der Planung von Besprechungsräumen unter Teammitgliedern. Die Möglichkeit, ein Meeting zu planen, wenn alle verfügbar sind, verkürzt die Zeit und den Aufwand, die für die Organisation von kollaborativer Arbeit erforderlich sind.

#8 Mehrsprachigen Zugriff gewähren

Dank des Internets können Unternehmen ihre Reichweite erweitern und neue Märkte über die Grenzen ihrer Länder hinaus erforschen. Wenn Sie Ihr Geschäft global ausbauen möchten, sollten Sie in Betracht ziehen, eine mehrsprachige Schreibtischbuchungslösung zu wählen.

Hotel- und Restaurantunternehmen können von der Nutzung eines mehrsprachigen Schreibtischbuchungssystems profitieren, um ihre internationalen Kunden unterzubringen. Es gibt etwa 8 Milliarden Menschen, aber nur 400 Millionen von ihnen verstehen Englisch. Wenn Sie Ihr Unternehmen durch mehrere Sprachen vor dem Eingangstor der globalen Expansion positionieren, werden Sie Türen für unendliche Möglichkeiten weltweit öffnen.

#9 Sichere Zahlungsoptionen

Die Anzahl der Coworking-Space-Vermietung steigt. Freiberufliche Fachkräfte, Anwälte, Berater, Buchhalter und Verkäufer verbringen mehr Zeit mit der Arbeit in Coworking Spaces, während sie unterwegs arbeiten. Daher müssen Sie eine anpassbare Software für die beste Besprechungsraum-Buchungssoftware auswählen, die Coworking-Unternehmen dabei helfen kann, ihren Kunden im Voraus online zu buchen und ihre Schreibtische sicher über dieselbe Benutzeroberfläche zu bezahlen.

Gehen Sie für ein Schreibtischbuchungssystem, das sich in die besten Zahlungsgateways integriert, da die meisten Online-Transaktionen sensible Kreditkartendaten Ihrer Kunden beinhalten. Die Vereinfachung der Dinge für Ihre Coworking Space-Kunden schafft Komfort sowohl für den Geschäftsinhaber als auch für die Kunden.

#10 Gewährleistung von Gesundheits- und Sicherheitspraktiken

Die Coronavirus-Pandemie veränderte die Arbeitsweise und Lebensweise von Menschen. Wenn Organisationen beginnen, ihre üblichen Aktivitäten und Operationen wieder aufzunehmen, erfordert die Wiedereröffnung des Arbeitsplatzes in der Pandemiezeit Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle und strategische Pläne.

Die Schreibtischbuchungssoftware mit COVID-konformen Funktionen ist die beste Wahl und von Vorteil für jedes Unternehmen. Zu den COVID-konformen Softwarefunktionen gehören automatische Desinfektion, Maskenerkennung, Thermoscanner, dynamische Planung, Besuchermanagement, Kontaktverfolgung und soziale Distanzierung. Diese Softwarefunktionen können dazu beitragen, den Arbeitsplatz vor Coronavirus-Kontamination zu schützen.

Using Desk Booking Solutions Saves Time and Money

Investing in a desk booking software system simplifies your business and the workplace. It saves time and money by allowing your customers and team members to access the app and independently create, cancel, and modify reservations at their discretion. Planning team meetings, conferences, and events become more accessible and more organized. The exchange meeting room booking system makes it convenient for scheduling team member shifts, desk sanitation, and deep office cleaning.

Industries in education, healthcare, business, finance, law, government, and private enterprises can use an office space scheduling app to reduce paperwork and business processes. Your employees and customer will appreciate being able to access the system to book, modify, or cancel a reservation at a convenient time. It can significantly reduce underutilized resources, assets, and facilities in the workplace.

Not all online desk booking system apps have the same features and functions. There are various software providers with different price points delpending on the software app you choose. If you are still unsure whether a desk booking software is right for your company, a great booking software app must provide a meeting room booking app free trial for a period. You must have first-hand experience or test-drive in navigating the app before signing that contract. Make sure that you do your research to determine which features are non-negotiable for your organization.