4 Crucial Desk Reservation Software Features for Optimizing Office Space Utilization

Für viele Unternehmen hat eine optimale Raumnutzung Priorität. Egal wie klein die Miete ist, jeder ungenutzte Quadratfuß summiert sich schnell zu den Immobilienkosten. Wenn sich Ihr Büro in einem Gebiet mit hohen Lebenshaltungskosten befindet, kann dies noch teurer sein.

Dies muss jedoch nicht der Fall sein. Mit der richtigen Kombination aus Apps und Büroaufteilung ist es möglich, Ihre Raumnutzung zu optimieren, um die Kosten zu senken. Hier kommt die Hotelsoftware ins Spiel, mit der Sie Ihre Etage effizienter verwalten können.

Warum ist die Nutzung von Büroräumen für Ihr Unternehmen wichtig?

Es ist wichtig, die Variablen zu verstehen, die sich auf das Raummanagement und die Planung auswirken. Während die Büroauslastung bei festen Kabinen und Arbeitsplätzen früher unkompliziert war, ist dies heute nicht mehr der Fall.

Für moderne Arbeitsbereiche sorgen Hoteling und Hot-Desking dafür, dass Manager und Arbeitgeber an bestimmten Tagen nicht im Büro sein müssen. Sie können zu Hause arbeiten.

Hier sind ein paar Metriken zur Raumnutzung, die Sie vielleicht in Betracht ziehen sollten:

• Tägliche Spitzenplatzauslastung – Dies ist die maximale Anzahl von Mitarbeitern und Besuchern, die das Büro zu einem beliebigen Zeitpunkt betreten.

• Gesamtfläche — Die volle Größe einer Anlage in Bezug auf die nutzbare Quadratmeterzahl (d. h. Besprechungsräume, Lager, Büroräume usw.)

• Durchschnittliche Spitzenauslastung – Mit einem benutzerdefinierten Programmierservice können Sie die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter und Besucher ermitteln, die zu einem bestimmten Zeitpunkt den meisten Platz belegen.

• Bereiche mit hohem Verkehrsaufkommen – Diese Bereiche haben im Vergleich zu Ihrem gesamten Büro den am stärksten erhöhten Fußgängerverkehr und die Teammitglieder- oder Besucherdichte.

• Dichte — Dies bezieht sich darauf, wie viele Mitarbeiter oder Besucher sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem bestimmten Bereich Ihres Büros befinden.

Denken Sie daran, dass dies Kennzahlen sind, die Sie leicht beobachten können. Sie können die monatlichen, wöchentlichen oder sogar täglichen Analysen mit einer Desk-Hoteling-Software in eine Tabelle oder ein PDF exportieren.

Dies gibt Ihnen einen detaillierten Bericht über die Nutzung von Büroräumen und führt zu einem besseren Raummanagement.

Es gibt viele Gründe, warum dies für Ihr Unternehmen wichtig ist:

Verbessertes Erlebnis für Mitarbeiter und Besucher

Ein optimierter Arbeitsbereich ist ein produktiver Arbeitsbereich. Dies bedeutet, dass Sie einen Bereich haben, der einfach zu navigieren ist und weniger Ablenkungen ermöglicht. Diese Ablenkungen können ein Mangel an Privatsphäre sein, was sich auf die Konzentration auswirkt.

Darüber hinaus bedeutet dies auch einen Arbeitsplatz, an dem Sicherheit Priorität eingeräumt und sichergestellt wird, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen. Wenn Mitarbeiter bei der Arbeit glücklicher sind, liefern sie mit größerer Wahrscheinlichkeit ihre beste Leistung.

• Gesundheit und Sicherheit

Während der Pandemie haben viele Organisationen Software zur Raumnutzung eingeführt, um Maßnahmen zur sozialen Distanzierung zu berücksichtigen.

Viele Unternehmen nutzten diese Apps zusammen mit der Durchsetzung hybrider Arbeitsmodelle und ermutigten die Mitarbeiter, von zu Hause aus zu arbeiten. Sie können jedoch auch für andere Zwecke verwendet werden, z. B. für die Kontaktverfolgung.

• Besseres Budgetmanagement

Mit der Raumbuchungssoftware können Manager detaillierte Analyseberichte zur Raumnutzung in ihren Büros erhalten. Mit diesen Daten können sie unnötige Ausgaben reduzieren und nicht ausgelastete Bereiche wiederverwenden.

Infolgedessen können Manager kostengünstigere Entscheidungen treffen und gleichzeitig den täglichen Betrieb und die Sicherheit der Teammitglieder berücksichtigen. Dies führt zu geringeren Kosten und besseren Einsparungen.

Wie Schreibtischreservierungssoftware ungenutzte Büroräume optimiert

Hotelsysteme können für Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle einsetzen, ein wertvolles Gut sein.

Dies liegt daran, dass agile Unternehmen und Start-ups gleichermaßen verstehen, dass es notwendig ist, alle verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen. Angesichts der jüngsten globalen Ereignisse ist die Raumnutzung auch entscheidend für die Gewährleistung der Sicherheit von Arbeitnehmern und Besuchern.

So können Sie mit Schreibtischreservierungs-Apps den Speicherplatz effizienter nutzen:

• Desk Hoteling Software gibt einen Überblick über die verfügbaren Räume

Reservierungsfehler können und sind oft in jedem Büro vorkommen. Dies gilt, wenn das Reservierungssystem nicht automatisiert ist.

Mit einer Schreibtischreservierungs-App können Mitarbeiter jedoch Zimmer effizienter reservieren. Mobile Apps ermöglichen es ihnen, nach verfügbaren Bereichen zu suchen, um sie mit minimalen Konflikten zu buchen, zu ändern und abzubrechen.

Darüber hinaus können Mitarbeiter die verfügbaren Plätze überprüfen, bevor sie sie reservieren. Durch den Export von Daten können Manager Mitarbeiter hervorheben und ermutigen, bestimmte Arbeitsbereiche zu buchen, die sonst im Leerlauf sind.

• Eine Hoteling-App mit einer Single Sign-On-Funktion bietet Mitarbeitern ein praktisches Tool.

In einer hybriden Arbeitsumgebung bieten optimierte Räume eine produktivere und bequemere Umgebung für die Mitarbeiter. Apps zur Raumplanung können bei der Schaffung dieser Umgebung helfen.

Diese Apps tun dies, indem sie ein optimiertes Speichersystem erstellen, mit dem Benutzer auf freigegebene Informationen zugreifen können. Mit einem zentralen Verzeichnis benötigen Mitarbeiter nur ein Passwort, um auf die Tools zuzugreifen, die sie benötigen.

Diese senken die Kosten und sparen Zeit, was sie zu hervorragenden Werkzeugen für die Produktivität macht.

• Hoteling-Software lässt sich in Sensoren für Messwerte zur Raumnutzung in Echtzeit integrieren.

Selbst gemeldete Daten sind unzuverlässig, aber Sensoren können wertvolle Daten weitaus effizienter verfolgen.

Raumbuchungssysteme sind in Sensoren integriert, die die Verfügbarkeit des Arbeitsbereichs in Echtzeit anzeigen. Diese Sensoren können dann Daten an ein zentrales Netzwerk senden, das einen Analysebericht erstellen kann.

Diese Berichte geben Managern die Daten, die sie benötigen, um wichtige Entscheidungen zur Optimierung der Arbeitsplätze zu treffen.

• Das optimierte Asset Management ermöglicht es Managern, Inventar und Ausrüstung im Auge zu behalten.

Unternehmen müssen ihre Vermögenswerte effizient verwalten. Diese erstrecken sich zwar auf Schreibtische und Besprechungsräume, umfassen jedoch auch Projektoren, TV-Monitore und sogar Kopiergeräte.

Abgesehen von Räumen und Schreibtischen können Mitarbeiter auch Reservierungen für diese Geräte über einen maßgeschneiderten Programmierservice anfordern. Das System benachrichtigt das benannte Team, das dann einchecken kann, um den Zeitplan einzusehen.

Auf diese Weise können Manager auch wissen, ob Geräte häufig verwendet werden, und sich entsprechend an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anpassen. Dies kann alles sein, von Projektoren über Drucker bis hin zu Kopiergeräten.

Büroräume sind eine Ressource, die Manager auf jede erdenkliche Weise nutzen sollten. Die hervorragende Nachricht ist, dass die Optimierung Ihres hybriden Arbeitsbereichs nicht kompliziert sein muss.

Eine der besten Möglichkeiten, die Raumoptimierung zu messen, ist die Hilfe von Raumreservierungssystemen. Sie bieten zwar eine hervorragende Option für hybride Arbeitsbereiche und Remote-Mitarbeiter, um Arbeitsschichten im Büro zu wechseln, können aber noch viel mehr tun.

Mit Echtzeitdaten und einem effizienten Planungssystem ist es möglich, diese Bereiche zu nutzen, um sicherzustellen, dass sie nicht im Leerlauf sind.

Die innovative Software von DeskFlex verfügt aufgrund ihrer Anpassbarkeit über diese und weitere Funktionen. Sie sorgen dafür, dass jeder Quadratfuß sein volles Potenzial entfalten kann. Um mehr zu erfahren, setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung.