Die Sorge um Gesundheit und Sicherheit ist zu einem wichtigen Faktor geworden, warum viele Unternehmen ihren Betrieb einstellen mussten. Für andere bedeutet dies, den Umsatz zu reduzieren, während es bedeutet, dass sie ihre Einnahmequelle für einige beenden müssen.

Eine solche Situation betrifft nicht nur die Eigentümer von Unternehmen, sondern schließt auch ihre Mitarbeiter ein, die sich auf ihre Arbeitsplätze verlassen, um ihre Bedürfnisse und ihre Familien zu befriedigen. Die Notwendigkeit, sich an Gesundheitsprotokolle zu halten, veranlasste Unternehmen, neue Wege aufzubauen und zu entwickeln, um mit dem Markt Schritt zu halten und den Betrieb auch bei geringen oder keinen Bürointeraktionen fortzusetzen.

Produktive und effiziente Mitarbeiter sind glückliche Mitarbeiter. Technologie kann die Hindernisse bei der Planung einer Konferenz, der Einrichtung einer Besprechung oder der Suche nach einem Arbeitsbereich beseitigen. Es stärkt auch die Arbeitnehmer und ermöglicht ihnen ein gewisses Maß an Unabhängigkeit.

Vorteile der Investition in ein Konferenzraum-Managementsystem, das Ihr Unternehmen genießen wird

Zeit, Ressourcen und qualifizierte Personen sind wesentliche Vermögenswerte in jeder Organisation, die gestärkt werden muss, um ihren wahren Marktwert zu erreichen. Es wurden jedoch Beweise dafür gefunden, dass sie oft erheblich nicht ausgenutzt sind. In den vergangenen Jahren sind neue Arbeitsplatzmuster entstanden, um den Ursprung dieser Unzulänglichkeiten zu beheben.

Einer der verschiedenen Ansätze ist Hot-Desking und Hotelrezeption. Eine andere Methode wäre die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Strategien können zusammen mit einem Konferenzraum-Managementsystem eingeführt werden, das Ihrem Unternehmen hilft, den größten Nutzen aus Ihren wertvollsten Vermögenswerten zu ziehen. In Anbetracht der unten aufgeführten Dienstleistungen sind dies angemessene Gründe, warum Ihr Unternehmen über eine Buchungssoftware für Konferenzräume verfügen sollte.

• Allgemeine Optimierung der Raumfahrtkap

Ein Konferenzraum-Managementsystem kann die Nutzung Ihrer Besprechungsräume demonstrieren und Reservierungstrends in der Arbeitsumgebung aufzeigen. Eine Beschilderung im Konferenzraum und andere notwendige Daten können beurteilen, ob Ihre Büroräume effizient genutzt werden oder ob Verbesserungen erforderlich sind.

Sie könnten beispielsweise analysieren, dass ein bestimmter Bürobereich weniger wahrscheinlich genutzt wird, während einige häufig bevorzugt werden. Um den wahrgenommenen Wert von nicht ausgelasteten Räumen zu erhöhen oder sie anderswo neu zu organisieren, können Sie recherchieren und sehen, wo Änderungen erforderlich sind.

• Entfernen von Zeitfressern von Mitarbeitern

Es scheint einfach genug zu sein, eine Diskussion zu planen und zu organisieren. In einer detaillierten Analyse wird jedoch hervorgehen, dass dies viel Zeit in Anspruch nehmen kann, insbesondere angesichts der täglichen Gesprächsreihe in einer Organisation.

Eine Meetingraum-App kann den Prozess der Planung eines Meetings rationalisieren. Es gibt mehr Zeit, die Sie normalerweise für die Kontaktaufnahme mit den Teilnehmern in Bezug auf die Sitzung, die Suche nach einem geeigneten Bereich und die Reservierung des Bereichs aufwenden. Mit der App können Sie auch sofort eine Reservierung vornehmen. Das System teilt Ihnen an jedem bestimmten Tag mit, welche Tagungsräume zur Reservierung zur Verfügung stehen, welche Einrichtungen jeder Raum hat, ihre Kapazität und die Zeitintervalle, die jeweils für den Tag bestellt werden.

• Steigerung der Effizienz von Konferenzen

Sie möchten keine wertvolle Zeit und Mühe in Diskussionen verschwenden, als Sie müssen. Deshalb möchten Sie, dass solche Meetings nahtlos und mit so wenig Problemen wie möglich durchgeführt werden.

In vielerlei Hinsicht hilft Ihnen ein Konferenzraum-Managementsystem dabei. Es versorgt Sie im Voraus mit den Zimmerdetails, damit Sie die entsprechenden Änderungen vornehmen können. Sie können Störungen von Personen verhindern, die nach einem Konferenzraum suchen oder den Bereich fälschlicherweise betreten, wenn Sie Tablets für den Meetingraum-Manager implementieren.

Eine Tagungsraum-App ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Reservierung mit Ihrem Laptop oder Telefon zu verlängern, wenn Sie mehr Stunden für Ihre Sitzung wünschen.

• Hot Desk und Hoteling-Service

Nicht nur in Start-up-Umgebungen, sondern auch in entwickelten Unternehmen erfreuen sich wachsender Beliebtheit von Hot-Desking und Hotelling. Einer dieser wichtigsten Vorteile der vergleichsweise jüngsten organisatorischen Innovationen ist die Effizienz von Zeit, Raum und Ressourcen.

Sie unterstützen auch die Zusammenarbeit und Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Um sicherzustellen, dass diese Arbeitsbereichsstrukturen erfolgreich sind, spielt Technologie, wie ein Konferenzraum-Managementsystem, eine entscheidende Rolle.

• Steigerung des Komforts für Mitarbeiter am Arbeitsplatz

Produktive und effiziente Mitarbeiter sind glückliche Mitarbeiter. Technologie kann die Hindernisse bei der Planung einer Konferenz, der Einrichtung einer Besprechung oder der Suche nach einem Arbeitsbereich beseitigen. Es stärkt auch die Arbeitnehmer und ermöglicht ihnen ein gewisses Maß an Unabhängigkeit.

• Buchungstools für Konferenzräume

Im Laufe der Jahrzehnte hat sich die Arbeitsumgebung von traditionell zu modern zu einem entwickelt, an dem Schreibtische enge Räume ersetzten, und dann bewegte es sich noch weiter, um Freiflächen anzupassen.

Heute enthält es einen vielseitigen Arbeitsbereich, für den starre Arbeitsplätze nicht zugänglich sind. Die Arbeitnehmer haben weltweit positiv auf diese Nachfrage reagiert, während immer mehr Unternehmen an einen flexiblen Arbeitsplatz ziehen. Da Laptops PCs als vorherrschendes Arbeitsplatzgerät auslösten, entstand diese neue Büroidee.

Bei der heutigen modernen Schreibtischarbeit spielen auch Technologie und Innovation eine wesentliche Rolle. Diese Idee beinhaltet Buchungssoftware für Konferenzräume, die dazu beitragen kann, Konferenzräume und Arbeitsbereiche in einem vielseitigen Setup effektiv zu nutzen.

Office Tools, die Konferenzraum-Planungssoftware unterstützen:

Anpassbare Hoteling- und Planungslösung

Für Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Schreibtische, Parkplätze und Einrichtungen bietet das Konferenzraum-Meeting-Display von DeskFlex eine flexible und anpassbare Hoteling- und Reservierungslösung. Ermöglichen Sie unserem Hoteling-System, die Vielseitigkeit und Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern.

Implementierung von MS Outlook/MS Exchange

DeskFlex verfügt über eine Outlook-Funktion zur Planung von Konferenzräumen, die mit MS Outlook/MS Exchange Integration verbunden ist, sodass Sie alle Reservierungen und Termine Ihres Unternehmens an einem Ort anzeigen können. Um die Verwaltung von Organisations- und Buchungsanforderungen zu vereinfachen, funktioniert DeskFlex auch mit Outlook-Kalendern.

Planung von Besprechungsräumen

Die Raumplanung und -reservierung eignet sich für Büroräume oder Besprechungsräume, um Besprechungstermine zu buchen, zu überprüfen oder zu stornieren. Das intuitive Softwaredesign und die GUI der Planungssoftware von DeskFlex für Konferenzräume machen es zu einer perfekten Möglichkeit, die Betriebskosten von Unternehmen zu minimieren.

Touchpad für Büroräume

Der Bildschirm zur Reservierung des Konferenzraums für den Arbeitsbereich wurde explizit für wissenschaftliche oder technologische Zwecke entwickelt. Diese Funktion oder dieses Tool ist hauptsächlich auf die Verwendung durch einen bestimmten Benutzer zugeschnitten.

FlexCube

Ein einfacher und schneller Ansatz, der auf Arbeitsbereiche auf Abruf zugeschnitten ist — FlexCube zeigt die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Arbeitsbereichen. Die FlexCube-Lösung hilft Unternehmen, von herkömmlichen Büros zu Hoteling-Funktionen zu wechseln.

Best Practices bei der Verwendung von Konferenzraum-Buchungssoftware für Ihre Firmenmeetings

Mit mehreren Konferenzräumen führt Ihr Unternehmen mehrere verschiedene Besprechungen durch. In einem solchen Fall benötigen Sie wahrscheinlich ein zuverlässiges Programm, mit dem Sie in diesen Bereichen effizient arrangieren und buchen können.

Ohne Rahmen können Ihre Besprechungspläne in Aufruhr zusammenbrechen, wenn es doppelte Reservierungen gibt oder keine Möglichkeit gibt, mit Verschiebungen umzugehen.

Es ist auch wichtig, dass Ihre Mitarbeiter die korrekten Buchungsprozesse nicht kennen. Ihr Unternehmen sollte nicht nur einen Rahmen brauchen — er verdient einen, der hervorragend funktioniert.

Wenn Sie die Best Practices von Buchungssystemen für Konferenzräume verstehen, kann Ihr Unternehmen den richtigen Ansatz für Ihre Herausforderungen finden und Ihnen beibringen, wie Sie Ihre Konferenzbuchungen effektiv durchführen können.

Verringern Sie die Anzahl der Kommunikation hin und her

Sie haben am Ende Unsicherheit, sobald Sie über ein Konferenzbuchungssystem verfügen, das entweder eine Mehrkanal-Interaktion oder eine dauerhafte Hin- und Her-Kommunikation zwischen Einzelpersonen ermöglicht. Ihre Methode zur Planung eines Konferenzraums muss einfach sein und erfordert keine zahlreichen Genehmigungsstufen oder mehrere Kommunikationssitzungen.

Überwachen Sie die Nutzung des Konferenzraums Ihres Arbeitsbereichs

Gibt es einige Räume, die in der Regel häufiger sind und daher häufiger gebucht werden? Sind die Plätze immer für eine Stunde reserviert, aber nur die Hälfte ihrer reservierten Zeit wird genutzt?

Sie wären in der Lage, Ihre Besprechungsräume besser zu verstehen und zu nutzen, und könnten sogar die Räume und Ihr System in Zukunft optimieren, wenn Sie diese Art von Daten in Ihrer Software irgendwie überwachen könnten.

Überbrückung der Distanz zwischen der realen und der digitalen Welt

Es gibt nichts Besetzenderes als wenn es einen leeren Konferenzraum zu geben scheint, der für ein Meeting geplant ist. Es ist eine Verschwendung der Ressourcen Ihres Unternehmens.

Es gibt jedoch Möglichkeiten, wie Ihre Räume maximiert werden können. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, wenn eine Konferenz immer verschoben wird, um Ihren Kalender zu aktualisieren und zu überprüfen.

Auf diese Weise erlauben Sie Ihren Kollegen, den freien Raum zu nutzen und darauf zuzugreifen. Es wird dringend empfohlen, ein Buchungssystem für Konferenzräume zu verwenden, das mit Ihrem Planungsmanagement zusammenarbeitet.

Sie verwischen die Grenzen zwischen digitalen Planungssystemen und dem physischen Arbeitsplatz und nutzen dabei einen Rahmen für Buchungen in Besprechungsräumen. Auf diese Weise maximieren Sie die Funktion und das Potenzial Ihrer Büroräume.

FINAL THOUGHTS

ABSCHLIESSENDE GEDANKEN

Es ist an der Zeit, über Investitionen in Software oder Innovation nachzudenken, die dazu beitragen können, diese Erfolgsfaktoren zu ermöglichen. Sie können feststellen, dass einfache Software, wie z. B. die Buchungslösungen von DeskFlex für Konferenzräume, bei der Maximierung der Nutzung Ihres Konferenzraums und der Verhinderung von Verschiebungen von Besprechungen und doppelt gebuchten Räumen ausmachen können. Daher wird sichergestellt, dass die Konferenzen ihre Ziele erreichen.