Buchungs-App für Besprechungsräume: Wie Buchungs-Apps Ihr Unternehmen verbessern können​

Unternehmen haben mit vielen Dingen zu kämpfen, aber das Hauptproblem, das auf der ganzen Linie vorhanden ist, ist das logistische Problem der Planung von Besprechungen. Die Mitarbeiter haben Probleme mit der Verfügbarkeit von Besprechungsräumen und verbringen oft Stunden damit, Meetings zu buchen, Details zu arrangieren und auf Genehmigung zu warten. Selbst wenn ihre Besprechungen genehmigt werden, können sie sich in den Konferenzraum begeben, während ein weiteres Meeting läuft.

Die einzige Lösung für dieses Problem besteht darin, sich auf eine Echtzeit-Tracking-Software zu verlassen, die es Mitarbeitern ermöglicht, Zimmer je nach Verfügbarkeit zu buchen – eine, die in die Telefone der Mitarbeiter und andere Geräte integriert werden kann. Wenn Sie möchten, dass die beste Buchungs-App für Besprechungsräume Ihre Mitarbeiter miteinander verbindet, sind Sie bei DeskFlex genau zu suchen. Hier sind die drei wichtigsten Möglichkeiten, wie eine Buchungs-App für Besprechungsräume Ihr Unternehmen verbessern kann:

1) Geld und Zeit sparen

Es gibt nichts Wertvolleres für ein Unternehmen als die Steigerung der Produktivität und die Einsparung von Ressourcen. Obwohl Meetings ein unschätzbarer Vorteil eines Unternehmens sind, kann ihre Organisation zu Zeitverschwendung führen. Es wurden viele Studien zu diesem Thema durchgeführt, die darauf hinweisen, dass 50% der Dauer des Treffens für die Organisation des Treffens ausgegeben werden.

• Studien kamen zu dem Schluss, dass fast 50% aller Mitarbeiter eine halbe Stunde pro Tag auf der Suche nach verfügbaren Räumen in großen Unternehmen verbringen.
• Ineffiziente Meetings können Ihr Unternehmen in Höhe von Tausenden von Dollar kosten, die bei unnötiger Kommunikation und Verzögerungen verloren gehen. Dies wirkt sich auf die Leistung ansonsten effizienter Unternehmen aus.

Die Lösung: Eine App zur Buchung von Besprechungsräumen. Wenn Sie eine App haben, mit der Mitarbeiter sehen können, welche Zimmer verfügbar sind, und diese in Sekundenschnelle buchen können, sparen Sie wertvolle Zeit. Der Schlüssel hier ist, die Zeit und die Energievereinbarung für die Organisation von Besprechungen zu reduzieren. Die Mitarbeiter können sich auf die vorliegende Arbeit konzentrieren und nicht auf die Logistik der Erleichterung des Meetings. Die Software macht das einfach. Wenn das Zimmer verfügbar ist, können sie es buchen. Wenn nicht, wird ihnen gesagt, wann es sich freisachen wird.

2) Erhöhung der Raumeffizienz

Die Flächeneffizienz ist ein wesentlicher Bestandteil, um den Arbeitsablauf eines Unternehmens zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern. Die Buchungssoftware kann Ihnen dabei helfen, alle Räume zu nutzen, indem Sie eine exakte Kopie Ihres Büros im Internet abgeben und alle Mitarbeiter miteinander verbinden, damit sie aktualisieren können, wann sie bestimmte Teile des Büros nutzen (oder deren Nutzung planen).

Mitarbeiter haben Zugang zu allen Räumen im Büro wie Konferenzräumen, Arbeitsämtern, Lagerräumen und mehr. Die Buchungssoftware verfolgt, wann jedes Zimmer verfügbar ist, und informiert Sie, wer das Zimmer zu einem bestimmten Zeitpunkt nutzt. Dies erleichtert die Planung und erhöht die Effizienz der Flächenverteilung.

Die Führungskräfte können präziser sein, wenn sie wichtige Meetings planen. Das verbessert ihre Kundenbeziehungen, da die Meetings immer pünktlich stattfinden werden. Wenn Sie Besucher/Kunden haben und aufgrund logistischer Probleme gezwungen sind, ein Meeting zu verschieben. Dies kann einen schlechten Eindruck hinterlassen. Die beste Lösung besteht darin, eine Buchungs-App zu verwenden, die den benötigten Speicherplatz freigeben und wichtige Meetings planen kann.

3) Verbesserung der Mitarbeiteraufsicht

Die Buchungssoftware gibt Managern einen besseren Überblick darüber, welche Mitarbeiter arbeiten und wie lange sie dort verbracht haben. Es beseitigt auch die Spannung, bei der Manager manuelle Kontrollen durchführen und Arbeiter befragen müssen. Alle Manager und Mitarbeiter haben eine Echtzeitansicht der Zimmerbelegung und -buchung. Dies verringert den verschwendeten Platz und beseitigt Konflikte am Arbeitsplatz.

Apps zur Buchung von Besprechungsräumen erhöhen auch die Effizienz durch Zählen der Teilnahme. Wenn einer Ihrer Manager einen Konferenzraum für eine Besprechung bucht, dann aber später beschließt, das Meeting aus den Räumlichkeiten des Büros zu verlegen. Die Software erkennt automatisch eine mangelnde Präsenz und befreit den Raum zu diesem Zeitpunkt. Dies ermöglicht es anderen Mitarbeitern, den Raum zu nutzen, wenn sie ihn zu diesem Zeitpunkt benötigen.