Buchungssysteme für Konferenzräume im Büro: Entwürfe, Herausforderungen und Lösungen

Fast jeder Staat in Amerika eröffnet nach und nach seine Büros inmitten der Pandemie wieder. Laut einer Umfrage wollen fast vierzig Prozent der Arbeit von Heimatarbeitern an ihre Arbeitsplätze zurückkehren.

Bevor das Unternehmen jedoch sein Teammitglied begrüßt, sollte es die Sicherheit in seinen Konferenzräumen, Büroräumen und Gemeinschaftseinrichtungen gewährleisten.

Die soziale Distanzierung bleibt eine notwendige Maßnahme, um die Ausbreitung des Virus zu verhindern. Daher sollte das Unternehmen seine Arbeitsbereiche remodifizieren, um den behördlichen Richtlinien zu entsprechen und die Sicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Technologie, wie Büroplanungsprogramme, können ihnen helfen, die notwendigen Schritte zu sichereren Arbeitsbereichen zu erfüllen.

Was ist ein idealer Tagungsraum-Layout?

Die richtige Nutzung von Konferenzräumen kann Ihren Teammitgliedern helfen, bei der Arbeit in Teams kreativer und produktiver zu sein. Ihre Konferenzräume sollten über ein funktionales Design, komfortable Möbel und die entsprechende Ausstattung und Technologie wie die Integration von Softwareaussichten für die Raumplanung verfügen, damit sich Ihr Teammitglied zufrieden fühlt und die Teamarbeit fördert.

Wie erstellt man sichere Konferenzraum-Layouts?

Die Sicherheitsmaßnahmen für Pandemie haben das Layout des Konferenzraums aus guten Gründen umgestaltet. Die maximale Kapazität jedes Konferenzraums sollte um die Hälfte sinken, um den CDC-Richtlinien zu folgen. Ziel ist es, die Wahrscheinlichkeit einer Virusübertragung zu verringern. Sie sollten sicherstellen, dass jeder Sitz einen Abstand von mindestens sechs Fuß hat. Verwenden Sie schließlich das Konferenzraum-Display, das die Kapazität des Raums zeigt, um eine Überbelegung des Raums zu vermeiden.

Raumanzeigen können Ihnen erheblich dabei helfen, die Dichte Ihres Arbeitsbereiches zu steuern. Die Buchungssysteme für Konferenzräume verfügen über leistungsstarke COVID-19-konforme Funktionen, die Ihnen helfen, Kontaminationen in Ihren Büroräumen zu verhindern. Hier sind die Zimmerbuchungssysteme mit COVID-konformen Funktionen:

• Thermal Scanner und Maskenerkennung
• Funktionen zur sozialen Distanzierung
• Besucherverwaltungssoftware
• Lobbykioske, Kontaktlose Raumanzeige, FlexCube-Geräte

Tipps zur Gestaltung sicherer und kreativer Besprechungsräume

Die Auswahl des richtigen Konferenzraumdesigns sollte sorgfältig entsprechend dem Zweck und dem Meetingplanungsprogramm geplant werden. Hier sind einige einfache Tipps für effektive Raumaufteilung.

1. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden
2. Wählen Sie eine Tabellen-Konfiguration
3. Wähle das richtige Zimmer
4. Passen Sie die Beleuchtung
5. Wähle den richtigen Bildschirm
6. Bieten Sie Annehmlichkeiten
7. Halten Sie das Design konsistent
8. Führen Sie vor dem Meeting einen Test durch

Das Erstellen einer sicheren, aber funktionalen Gestaltung des Konferenzraums ist harte Arbeit. Es gibt viel zu beachten. Es gibt kein ideales Konferenzraumdesign, das zu allen Konferenzzwecken passt. Einige Konferenzräume haben möglicherweise für die Bedürfnisse einer bestimmten Veranstaltung funktioniert, aber nicht für andere. Und es erfüllt nicht alle Anforderungen Ihres Unternehmens oder der Teams und des Teammitglieds Ihres Unternehmens, insbesondere im Arbeitsplatz nach der Pandemie.

Werfen Sie einen Blick auf die verschiedenen Konferenzräume mit dem idealen Design, den Herausforderungen und wie das Konferenzraum-Display dies behebt.

Kleine Konferenzräume

Dieser Konferenzraum ist ein Ort, um Telefonanrufe zu beantworten, sich mit Kunden und Aktionären zu treffen, virtuelle Geschäftstreffen durchzuführen und schnell Teambesprechungen durchzuführen.

Wie gestaltet man

Um diesen Raum funktioneller zu gestalten, können Sie die Einrichtung mit einem Telefon, einem Projektor, einer Projektorleinwand, einem quadratischen oder runden Tisch in der Mitte mit einem Stuhl und einem Fernseher an der Wand am Kopf des Tisches abschließen. Am wichtigsten ist, dass Sie die Planungssoftware in die Outlook-Integration einbeziehen können, um Ihre Reservierung schnell in Ihren Kalender zu synchronisieren.

Herausforderungen

Möglicherweise benötigen Sie dieses Zimmer alleine, mit besonderen Besuchern oder nur für ein paar Minuten. Und du wolltest, dass es sofort fertig ist.

Lösungen

Für eine problemlose Buchung dieses Raums können Sie ein Konferenzsystem für Besprechungsräume für Ihre unmittelbaren Bedürfnisse nutzen. Da die Teilnehmer nur wenige sind, ist der Buchungsprozess stressfrei, da er nicht viel Vorbereitung erfordert.

Brainstorm-Sitzungsräume

Dieser Tagungsraum ist einer der Förderer der Konferenz-Check-in-Systeme. Da die Organisationen regelmäßig zusammenarbeiten müssen, benötigen sie einen bestimmten Bereich für Brainstorming und sind jederzeit bereit. Hier entfesseln Teammitglieder die Kreativität, um innovative, gewinnbringende Ideen effektiv abzuleiten.

Wie gestaltet man

Das ideale Design für diesen Raum ist ein komfortables und offenes Layout, das Interaktion und Mobilität ermöglicht. Und um die Kreativität der Teammitglieder zu unterstützen und zu fördern, benötigen sie die entsprechenden Möbel und Technologien wie bequeme Stühle, Sofas, Videospielstühle, Bodenkissen und eine Reihe kleiner Tische und Stühle, um andere Teilnehmer unterzubringen.

Herausforderungen

Kleine Räume wie diese haben eine begrenzte Kapazität. Und um die Ausbreitung des Virus zu vermeiden, sollten jeweils nur wenige Personen den Raum betreten.

-Lösung

Um eine Überbelegung zu vermeiden, können Sie die Anzeige des Konferenzraums nutzen, um die Kapazität des Raums zu begrenzen. Der Touchscreen zeigt den Status des Raums an und warnt Sie, wenn er das Kapazitätslimit erreicht hat.

Schulungsräume

Es ist besser, neue und aktuelle Teammitglieder über Prozesse und Technologien zu schulen, wenn Sie einen dafür vorgesehenen Raum haben. Schulungsräume sind Bereiche, in denen Teammitglieder zusammenkommen, um neue Ideen zu lernen und ihre Fähigkeiten zu verbessern. Das Training besteht aus einer Vielzahl von Aktivitäten. Bei der Gestaltung dieses Raums können Sie also das Setup in Betracht ziehen, das solchen Übungen gerecht wird.

Wie gestaltet man

Eines der empfohlenen Designs ist der Bankettstil, bei dem sich die Sitze in einem ovalen Tisch in der Mitte befinden. Dieses Setup verbessert die Kommunikationsflüsse und die Gruppeninteraktion, indem es dem Trainer ermöglicht, einfach durch den Raum zu gehen und ihn einfach mit dem Auszubildenden zu besprechen. Sie können einen großen ovalen Tisch, Stühle, einen Projektor, einen Smart-TV, einen Aufbewahrungsschrank und einen Tisch für Snacks und Getränke aufstellen, um die benötigten Dinge zu vervollständigen.

Herausforderungen

Der Projektor muss nicht unbedingt in diesem Raum bleiben, wenn Ihr Unternehmen über eine begrenzte Ausstattung verfügt.

Lösungen

Sie können Ihre Nutzung jederzeit mit der kostenlosen Raumplanungssoftware zusammen mit der Zimmerbuchung planen. Die Software sendet eine Benachrichtigung an autorisiertes Personal, wenn Ihre Konferenzraumreservierung im System angezeigt wird. Vor dem Hintergrund der Informationen liefern sie die Ausrüstung, die Sie in Ihrer geplanten Sitzung benötigen. Ihre Auszubildenden können auch eine kostenlose App zur Planung von Konferenzräumen verwenden, um sich mit der Arbeitsplatzstruktur vertraut zu machen. Sie können sie auch schnell in den Schulungsraum einladen.

Große Meetingräume

Das Unternehmen nutzt große Konferenzräume für allgemeine Firmentreffen, Kundenbesuche oder formellere Zusammenkünfte. Eine große Kapazität macht es am besten für den Einsatz großer Organisationen aus, die aus Dutzenden von Teammitgliedern bestehen.

Wie gestaltet man

Eines der idealen Setups für große Besprechungsräume ist der Theaterstil. Dort ordnen sie die Sitze in einem halbkreisförmigen Muster an. Diese Einrichtung verhindert, dass die Teilnehmer die Sicht eines anderen auf den Vorstand blockieren, insbesondere bei Besprechungen, die interaktive Diskussionen führen. Oder Sie wählen das Layout des offenen Tisches, in dem sich der Tisch in der Mitte des Konferenzraums befindet. Das Setup ermöglicht eine bessere persönliche Interaktion, da sich die Teilnehmer gegenüberstehen.

Um das Setup abzuschließen, können Sie einen großen Smart-TV in der Mitte des Zimmers, genügend bequeme Stühle und ein Konferenzraumdisplay neben der Tür platzieren.

Herausforderungen

Ein großes Zimmer ist luxuriös, daher sollten Sie darauf achten, dass es richtig genutzt wird. Manche Leute können Zimmer missbrauchen; sie können die großen Zimmer buchen, auch wenn sie nur wenige Teilnehmer haben. Andere, die es brauchen, werden also kleine haben.

Lösungen

Um dies zu beheben, können Sie den Raum im Voraus mit einem Ausblick auf die Konferenzraumsoftware buchen, um eine Last-Minute-Suche nach einem freien zu vermeiden. Die Software lässt sich in Outlook integrieren, sodass Ihr Kalender mit den Reservierungen synchronisiert wird, um besser zugängliche Zimmerbuchungen zu ermöglichen.

Zimmer für Entspannung oder Spielräume

Unternehmen können erwägen, einen Ort zu haben, an dem Teammitglieder eine Pause von ihren Schreibtischen einlegen und sich erfrischen können. Ein Ort, an dem sie Ideen austauschen und dabei Spaß haben können. Der Raum sollte ein gutes Ambiente haben, das zur Entspannung und zum Spaß anregt.

Wie gestaltet man

Um den Raum zu gestalten, können Sie bequeme Stühle und Sofas in die Ecke oder gegen eine Wand, einen Fernseher, einen Tisch für Spiele wie Billard oder Tischtennis und einige Erfrischungen auf einer Seite stellen.

Herausforderungen

Wenn Sie jedoch eine große Organisation haben und die meisten Ihrer Teammitglieder gerne ein Brainstorming in dieser Art von Besprechungsraum haben, kann es zu Konflikten kommen. Andere, die es immer nutzen möchten, können es für sich behalten, während ein anderes Teammitglied es nicht für sein Team verwenden kann.

Lösungen

Um dies zu beheben, können Sie ein Planungsprogramm für Konferenzräume verwenden und sie informieren, den Ort vor der Verwendung zu buchen. Sie müssen während der Reservierung die erforderlichen Details im System eingeben, z. B. die Dauer Ihres Meetings, die Etage, das Gebäude usw. Auf diese Weise muss der Benutzer des aktuellen Raums nach dem Ende seiner Sitzung verlassen, da die Software den Raum innerhalb des Systems öffnet. Außerdem zeigt das Konferenzraum-Display den Status des Raums an. Wenn Sie sehen, dass der Bereich verfügbar ist, können andere Teammitglieder den Raum schließlich buchen.

Das Endergebnis

Die Neugestaltung Ihrer Konferenzräume kann eine Herausforderung sein und die Überlegungen zu Sicherheitsrichtlinien hinzufügen. Aber mit einem richtigen Layoutdesign, einer durchdachten Planung und der Verwendung von Office 365-Konferenzraum-Planungen können die von Ihnen gewählten Konferenzraum-Layouts die neuen Erwartungen und Bedürfnisse Ihres Teammitglieds perfekt erfüllen.