Das neue normale Büro: Ein großer Wandel hin zu einem hybriden Arbeitsumfeld

Viele Unternehmensführer prüfen nun, wie sie ihre Belegschaft sicher ins Büro bringen können, wenn die Welt aus der Pandemie hervorgeht. Für die Mehrheit wird sich das neue normale Büro letztendlich infolge der Pandemie entwickeln. Einige Unternehmen gingen voran und begrüßten ihre Mitarbeiter wieder am Arbeitsplatz mit einer hybriden Arbeitsvereinbarung unter Verwendung eines zuverlässigen Schreibtisch-Reservierungssystems.

Was ist ein Hybrid-Arbeitsplatz?

Das hybride Arbeitsplatzmodell ermöglicht es Teammitgliedern, an jeder Arbeitswoche von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten. Es bietet Mitarbeitern Flexibilität, zu Hause, in der Unternehmenszentrale, in einem Co-Working Space oder einem anderen förderlichen Arbeitsbereich zu arbeiten.

In einer aktuellen Studie von WeWork, Workplace Intelligence und HR Research wurden rund 2000 US-Mitarbeiter und Führungskräfte der C-Suite gefragt, wie eine hybride Arbeitsvereinbarung in die sichere Rückkehr zur Arbeit passen könnte. Es stellt sich heraus, dass 95% der Mitarbeiter und 96% der Unternehmen bereit sind, die hybride Belegschaft zuzulassen.

Mehr Flexibilität

Die Mehrheit der Mitarbeiter ist bereit, mindestens einen Arbeitsvorteil aufzugeben, zum Beispiel Urlaubszeit, Bonus oder Krankenversicherung, wenn eine hybride Arbeitsvereinbarung mehr Flexibilität bei der Auswahl, wo sie arbeiten könnten, bedeutete. Fast zwei Drittel der Mitarbeiter würden sogar den Zugang zu einer kostenlosen Schreibtischbuchungs-App, Coworking oder Büroräumen in Betracht ziehen, die näher an dem Ort sind, wo sie wollen. Diese Art von Flexibilität kann durch ein Softwaresystem zur Schreibtischreservierung erreicht werden.

Außerdem ist fast die Hälfte der Mitarbeiter bereit, für Coworking Space auszugeben oder in ein Remote-Büro zu investieren. Die Mehrheit der Führungskräfte des Unternehmens ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Zeit aus der Ferne und im Büro mit der webbasierten Raumbuchungssoftware zu wechseln, wenn ihre Arbeit für eine solche Vereinbarung geeignet ist. Führungskräfte des Unternehmens würden sogar zustimmen, ihren Mitarbeitern, die zu Hause oder in einem Coworking Space arbeiten möchten, eine Zulage anzubieten, indem sie ein Softwaresystem zur Raumplanung verwenden, um Remote- und On-Premise-Arbeitstage einzurichten.

Der Hybrid-Arbeitsplatz und seine Auswirkungen auf Investoren

Während die meisten Vermietungsunternehmen erhebliche Einnahmen aus ihrem Bürovermietungsgeschäft verloren haben, haben viele Unternehmen ihre Büros verkleinert, aber Coworking Spaces haben deutlich zugenommen. Der Einsatz von Online-Planungstools kann ihre Produktivität steigern und eine agilere Belegschaft anlocken. Jetzt, da Mitarbeiter in ihr tägliches Büroleben zurückkehren, sind sie bereit, Coworking-Optionen zu erkunden, einschließlich des Zugriffs auf eine Website zur Zimmerreservierung, die sie zu ihren Bedingungen produktiv hält.

Jetzt können Mieträume, die kostenlose Apps zur Planung von Konferenzräumen anbieten, mehr denn je einen Vorteil gewinnen, da die Umfrageergebnisse das verstärken, was die Pandemie bereits deutlich gemacht hat – Covid-19 hat die Art und Weise, wie wir über das Büro wissen, drastisch verändert.

Neuerstellung des Arbeitsplatzes für hybrides Arbeitsumfeld

Unternehmensführer nehmen Anpassungen an ihren Arbeitsplätzen vor, um der signifikanten Umstellung hin zu einem hybriden Arbeitsumfeld gerecht zu werden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Unternehmensleiter das Büro für ihre hybriden Belegschaft neu gestalten:

• Gemischtes Modell. Fast die Hälfte der Unternehmen wechselt zu einem Hybridmodell. Ein gemischtes Modell umfasst dauerhaft zugewiesene Schreibtische und einige Hotdesks.
• Hot Desking Modell. 14% der Befragten neigen sich ohne dauerhaft zugewiesene Sitzplätze auf das Hot-Schreibtisch-Modell.
• Desk-Reduktion. 18% der Unternehmensführer gaben an, ihre Anzahl an Schreibtischen zu reduzieren und mehr Besprechungsräume für den Übergang in den kollaborativen Raum für die Zusammenarbeit von Teams hinzugefügt zu haben.

Wie nehmen Teammitglieder Hot Desking Model wahr?

Noch vor Beginn der Pandemie sind nicht alle Mitarbeiter für Hot-Desking-Praktiken an ihrem Arbeitsplatz, aber Statistiken zeigen:

• Nur 23% der befragten Unternehmen gaben an, dass ihre Mitarbeiter ihren Schreibtisch gegenüber der Idee von Hot Desking bevorzugen würden
• 19% der Unternehmensführer gaben an, dass ihre Mitarbeiter weder für noch gegen das Konzept des Hot Desking stehen
• 10% der Unternehmensführer gaben an, dass ihre Mitarbeiter das Hotdesking-Softwaresystem voll und ganz nutzen

Als Mitarbeiter direkt gefragt wurden:

• 33% gaben an, dass sie das Hotdesking-Modell mögen
• 27% geben an, dass sie das Hotdesking-System nicht mögen

Ob Hotdesking-Praktiken eingerichtet werden sollen, hängt davon ab, dass die Unternehmensführer ihren Teammitgliedern helfen, Beschwerden zu lindern. Das Hotdesking-System kann ihnen helfen, ihre Räume zu maximieren und gleichzeitig die Flexibilität ihrer Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz zu erhalten.

Verständnis der Bedenken der Unternehmensführer in Bezug auf die hybriden Arbeitsumgebungen

Als den Führungskräften des Unternehmens die Frage nach ihrer obersten Priorität beim Übergang ins Büro gestellt wurde, antworteten die Arbeitsplatzleiter einstimmig „die Teammitglieder vor der Virenübertragung schützen“ und „die von der CDC empfohlenen Gesundheitsrichtlinien befolgen“.

Diese Antwort kam mit der obersten Priorität der Mitarbeiter in Resonanz, da die Sicherheit vor Kontamination oberste Priorität hatte, gefolgt von der Wiederherstellung der Gerechtigkeit am Arbeitsplatz und der Wiedererlangung der Produktivität vor der Pandemie.

Hybrid Workforce: Ein Neuanfang für ein produktiveres Büroteam

Die große Verlagerung hin zu hybriden Arbeitsplätzen signalisiert einen Neubeginn für verschiedene Arten von Büroteams. Die hybride Belegschaft wird sich von der traditionellen fünftägigen Arbeitswoche vor Ort entfernen und die Flexibilität eines hybriden Arbeitsmodells umsetzen. Die Microsoft-Raumplanungssoftware kann die hybride Belegschaft beim Übergang zu diesem neuen normalen Büro-Setup unterstützen. Unternehmensführer müssen sich auf ihre weitreichenden Auswirkungen auf das Privat- und Berufsleben der Mitarbeiter einlassen. Um das hybride Arbeitsumfeld zu maximieren, müssen Führungskräfte hybride Arbeitsplatz-Etikette und -praktiken durchsetzen und gleichzeitig flink bleiben, während sie sich durch die Herausforderungen des hybriden Arbeitsaufbaus ihres Unternehmens und seiner Mitarbeiter orientieren. Die Verwendung eines Reservierungssystems für Besprechungsräume, um diese Änderungen zu besprechen, kann jeden über die Idee informieren.

3 Herausforderungen bei der Hybrid-Arbeitseinrichtung, auf die Sie achten müssen und wie Sie sie überwinden können

Unternehmen testen zum ersten Mal die hybride Arbeit, die eingerichtet wurde, da die Unternehmenswelt langsam an den neuen normalen Arbeitsplatz zurückkehrt. Obwohl keine zwei Organisationen die aufgesetzte Hybridarbeit auf die gleiche Weise manövrieren, stehen sie vor ähnlichen Herausforderungen bei der hybriden Arbeitseinrichtung.

Hier sind drei (3) Herausforderungen der hybriden Arbeitsaufstellung, auf die Sie achten sollten, und die Ansatzstrategien, um sie zu überwinden:

#1: Nicht genug Leute sind bereit wiederzukommen und vor Ort zu arbeiten

Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, Teams davon zu überzeugen, im Büro zu arbeiten, sollten Sie herausfinden, was Ihre Teammitglieder benötigen, um an den Arbeitsplatz zu kommen. Umfrage, um zu erfahren, wie sich Ihre Mitarbeiter wohl fühlen und bereit sind, ins Büro zurückzukehren. Wenn Sie wissen, was Ihre Teams benötigen, können Sie Ihre Protokolle anpassen, damit Ihre Mitarbeiter gerne mit einem Softwaresystem für die Planung von Raum und Schreibtisch ins Büro zurückkehren.

Wenn Ihre Mitarbeiter sich beispielsweise Sorgen um ihre Gesundheit und Sicherheit machen, bieten Sie greifbare Lösungen an, um ihre Bedenken auszuräumen. Eine Schreibtischbuchungssoftware verfügt über eine Funktion zur Impfstoffverwaltung, die es Unternehmensadministratoren ermöglicht, geimpfte Mitarbeiter und ihre nachfolgenden geplanten Dosen zu überwachen. Das Zimmerbuchungssystem stellt sicher, dass ihre Teammitglieder durch die Funktion zur sozialen Distanzierung geschützt sind, wodurch sichergestellt wird, dass die Schreibtische den vorgeschriebenen Abstand zwischen den Arbeitnehmern einhalten.

Das DeskFlex Desk- und Raumplanungssystem unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung hybrider Arbeitspläne. Es ermöglicht Mitarbeitern, ihre Zeit im Büro sogar Tage oder Wochen im Voraus zu planen. Dieses Schreibtisch-Planungssystem hilft Mitarbeitern dabei, sich mit Arbeitsteamkollegen zu treffen und ihre Arbeitsplätze im Büro mit Hilfe eines Raum-Manager-Displays zu bestimmen.

#2: Zu viele Mitarbeiter kommen gleichzeitig zurück

Obwohl die Rückkehr ins Büro ein gutes Zeichen dafür ist, dass Ihre Mitarbeiter den Arbeitsplatz schätzen, kann sie Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle abschrecken, die Ihr Unternehmen durchzusetzen versucht. Konzentrieren Sie sich also darauf, „Arbeit in der Bürozeit“ und „Remote-Arbeit“ unter Ihren Teammitgliedern mithilfe einer Raumbuchungsanwendung umzuverteilen. Die Teams müssen einen bestimmten Wochentag haben, um ins Büro zu kommen. Auf diese Weise kann das Unternehmen die Herausforderungen vermeiden, dass alle Mitarbeiter gleichzeitig ins Büro zurückkehren.

Das DeskFlex Desk Scheduling-Softwaresystem ermöglicht das hybride Arbeits-Setup. Es ermöglicht Teammitgliedern, ihre Tage im Büro, Teambesprechungen und Workstations über die mobile App oder den Webbrowser-Zugriff bequem von zu Hause aus zu planen. Mit dem Desk-Buchungs-Softwaresystem können sowohl Unternehmensführer als auch Teammitglieder einsehen, welche Arbeitsplätze zur Buchung verfügbar sind und welche Schreibtische bereits gebucht sind.

#3: Teammitglieder maximieren die Nutzung von Büroräumen nicht

Es gibt mehrere Gründe, warum Mitarbeiter keine Bereiche im Büro nutzen. Eine könnte daran liegen, dass Teams mit den Räumen nicht vertraut sind und eine andere darin besteht, dass die Büroräume bestimmten Autorisierungsstufen unterliegen. Erwägen Sie, diese ungenutzten Bereiche vorzuschlagen, die Teammitglieder während einer Firmenbesprechung oder wenn Ihr Unternehmen E-Mails an alle sendet, verwenden können.

Die DeskFlex-Raumbuchungssoftware verfügt über eine Analyse- und Berichtsfunktion, die die Nutzung von Büroräumen effizient aufzeichnen und überwachen kann, um Unternehmen dabei zu helfen, die Nutzung von Arbeitsbereichen zu maximieren. Unternehmensführer können diese Funktion verwenden, um Informationen darüber zu generieren, wie oft Mitarbeiter bestimmte Arbeitsplätze reservieren, On-Demand-Büroräume überprüfen, die Anzahl der bestätigten, stornierten und neu geplanten Reservierungen, angeforderte Gerätetypen, Spitzentage oder Monate und viele weitere kritische Daten im Zusammenhang mit dem Schreibtisch und Zimmerbuchung.

Letztendlich wird der Übergang zu einem neuen Set mit Herausforderungen konfrontiert sein. Dieser Übergangsprozess gilt im hybriden Arbeitsumfeld. Die schnelle Identifizierung der Probleme und die frühzeitige Bewältigung dieser Herausforderungen kann dazu beitragen, Ihre hybride Belegschaft zu erleichtern. Wenn Sie verschiedene Lösungen entwickeln, werden Sie der Optimierung Ihres Hybrid-Arbeitsplatzes für Ihre agilen Teams näher kommen.

Wie kann DeskFlex Hot Desking System für den Hybrid-Arbeitsplatz arbeiten?

Da Impfvorführungen viele Mitarbeiter der Arbeiterklasse aufnehmen, kehren die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurück. Diese Mitarbeiter werden jedoch nicht so zurückkehren, wie die Dinge waren, sondern ein hybrider Arbeitsplatz wird sie begrüßen.

Eine hybride Arbeitsumgebung ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Tage für die Remote-Arbeit zu planen und zu Hause zu arbeiten, um die von der CDC empfohlenen Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle im Büro einzuhalten. Diese Verschiebung hin zu hybriden Büroräumen stellt seine Bedrohungen dar. Unternehmensführer müssen erwägen, einen großartigen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem ihre Mitarbeiter dazu verleitet werden, zurückzukehren und sicherzustellen, dass sie tatsächlich in den Büroräumen „arbeiten“ wollen.

Das DeskFlex-Hotdesk-System kann Unternehmen aus verschiedenen Branchen dabei helfen, ein agiles Büro zu schaffen, auf das sich alle freuen werden. Das Hotdesking-System organisiert die Zeitpläne der Teammitglieder, um die Teamzusammenarbeit am Arbeitsplatz anzulocken. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiter Schreibtische in der Nähe ihrer anderen Teamkollegen reservieren, während sie sich dennoch an die sichere soziale Distanz zwischen Schreibtischen halten.

Mithilfe des Online-Buchungssystems für Besprechungsräume können Ihre Teammitglieder Schreibtischreservierungen und Teambesprechungen anzeigen, auswählen, ändern, bestätigen oder stornieren. Da die Zusammenarbeit zwischen den Teams jemals geschätzt wird, kann das Reservierungssystem für Konferenzräume helfen, sichere Meetings zwischen Gruppen zu organisieren. DeskFlex verfügt über eine webbasierte Schreibtischbuchungssoftware und eine mobile App-Schnittstelle, die den Zugriff auf das Buchungssystem des Schreibtisch-Buchungssystems beschleunigen kann. Mit der Funktion der Impfstoffmanagement-Software können Unternehmensführer den Impfstatus ihrer Mitarbeiter und die nächste Dosierungsplanung überwachen.

Jüngste Umfragen ergaben, dass Mitarbeiter an den meisten Tagen im Büro arbeiten und ein oder zwei Tage zu Hause arbeiten möchten. Wenn Sie kein großartiges hybrides Arbeitsplatzerlebnis bieten, riskieren Sie, Top-Talente und hohe Abnutzungsraten der Mitarbeiter zu behalten.