Die 7 besten Praktiken für Bürohotels, die jedes Unternehmen kennen sollte

Offene Grundrisse und Hoteling, auch als Schreibtischbuchung bekannt, bieten dem Büro zahlreiche Vorteile. Dazu gehören eine verbesserte Zusammenarbeit und reduzierte Immobilienkosten. Um dies zu erreichen, müssen Führungskräfte dies jedoch so umsetzen, dass die Organisation und die Teammitglieder davon profitieren können.

Nachdem Sie sichergestellt haben, dass es für Ihr Unternehmen angemessen ist, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Implementierungsplan die verschiedenen vorhandenen Faktoren berücksichtigt. Einige Unternehmen möchten die Immobilienkosten senken und Büroräume verbessern, während andere eine flexiblere Belegschaft wünschen. In jedem Fall müssen Sie Ihre Mitarbeiter befähigen, einen ruhigen, produktiven Bereich und einen Bereich für Besprechungen und Zusammenarbeit zu finden.

Die für eine erfolgreiche Einführung des Hotelings notwendigen Büroänderungen unterstützen auch die mobilen Mitarbeiter, indem sie Top-Talente anziehen und halten. Mobilität bedeutet jedoch nicht nur, von zu Hause aus zu arbeiten. Es könnte auch bedeuten, die richtige Hotel-App zu finden, um an jedem Ort im Büro zu reservieren und sich hinzusetzen. Oder es könnte sein, dass Sie sich nahtlos mit Videokonferenzsoftware verbinden können, wenn Ihre Teamkollegen nicht im Büro sind.

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre neue Bürostrategie den unterschiedlichen Bedürfnissen und Erwartungen Ihrer Teammitglieder entspricht. Um dies zu ermöglichen, sind hier die sieben Best Practices, die Sie kennen sollten.

1: Erstellen verschiedener Raumtypen 

Wenn es um effektive Arbeitsbereiche geht, reicht ein Setup nicht aus. Sie müssen über eine Vielzahl von Räumen verfügen, insbesondere wenn Sie die Bedürfnisse verschiedener Teammitglieder berücksichtigen. An manchen Tagen könnte ein Vermarkter beispielsweise mit anderen Teammitgliedern über neue Projekte brainstormen. Oder er muss möglicherweise mit einer anderen Abteilung für externe Veranstaltungen zusammenarbeiten und benötigt Zeit allein, um das notwendige Material herzustellen. Diese beiden Situationen erfordern unterschiedliche Räume, an denen gearbeitet werden kann, und Sie sollten sie in Ihrem Büro haben.

Mit Hoteling-Software können Sie Ihre Teammitglieder, deren Rollen ein hohes Maß an Flexibilität benötigen, ganz einfach unterstützen. Wenn sie aus verschiedenen Räumen wählen können, können sie ihr produktivstes Selbst sein. Das System hilft ihnen, ihren Bereich zu sichern, egal ob es sich um einen gemütlichen Sitz, sozial aktive Arbeitsbereiche oder lange Arbeitstische handelt.

2: Personalisierung zulassen

Werfen Sie einen Blick auf traditionelle Büros. Sie werden wahrscheinlich zahlreiche Möglichkeiten sehen, wie Teammitglieder Schreibtische als ihr Territorium markieren. Dies kann durch Anzeigen von Fotos, Anordnen persönlicher Gegenstände auf dem Tisch oder durch persönliche Note erfolgen. Erwartungsgemäß erwarten die Menschen, dass diese Art von Arbeitsanordnung keine personalisierten Räume zulässt.

Dieses Arbeitssystem öffnet die Tür für einzigartige Aufbewahrungsideen. Es hilft Facility Managern, einen separaten Bereich bereitzustellen, der eine Vielzahl von Personalisierungen ermöglicht. Ein kürzlich veröffentlichtes Forum fand heraus, dass ein bereichertes Büro, in dem Mitarbeiter ihr Arbeitsumfeld personalisieren können, zu einer Produktivitätssteigerung von 15% führt.

3: Einführung einer etablierten Hoteling-Software

Nichts passiert schlimmer, als jeden Morgen ohne eine gesicherte Station für den Tag zur Arbeit zu kommen. Es mag freie Räume für Sie geben, aber diese sind möglicherweise nicht geeignet und förderlich, um produktiv zu arbeiten.

Dies ist ein häufiges Problem bei der herkömmlichen Einrichtung von Büroräumen. Wenn Facility Manager allen Teammitgliedern einen festen Sitz zuweisen, mögen einige ihre Region möglicherweise nicht. Zu den verschiedenen Faktoren gehören Beleuchtung, Lärm, Raumgröße, Zugang zu anderen Geräten und Werkzeugen sowie Menschen in der Umgebung. Dies führt dann zu unmotivierten Teammitgliedern und insgesamt geringer Produktivität.

Mit der richtigen Office-Hoteling-Software können Sie bequem eine Basis, die zuerst kommt, mahlt zuerst für Ihre Teammitglieder implementieren. Die Unsicherheit ist für manche Menschen in der Tat stressig, und die Verwendung eines geeigneten Systems kann ihnen helfen, unwahrscheinliche Situationen zu vermeiden. Zum Beispiel muss ein Team zusammenarbeiten oder ein Projekt besprechen, kann aber keinen Platz finden. Sie können die App nutzen und den besten Raum für ihre Gruppe finden oder bestimmen, welcher Raum bald verfügbar ist.

Unternehmen möchten Systeme haben, die ihren Reservierungsprozess erheblich rationalisieren. Und mit dem Fortschritt der Technologie entwickelten sich Hot-Desking-Modelle auch einfacher, funktionsreicher und anpassbarer. Zu den Merkmalen einer idealen Schreibtisch-Hoteling-Software gehören:

• Erkennung und Reservierung von Arbeitsbereichen nach Benutzerberechtigungen

• Anzeige verfügbarer Räume nach Verfügbarkeit, Typ und Standort

• Anzeigen von Fotos, Bodenkarten und Details, die an jeden Bereich gebunden sind

4: Benachrichtigungen für alle verpassten Check-Ins und verlassenen Reservierungen aktivieren

Die Einführung von Reservierungssoftware in Büros trägt dazu bei, den Unsicherheitsschmerz zu verringern, der mit flexiblen Arbeitsbereichen einhergeht. Es kann jedoch auch möglicherweise missbraucht werden. Anstatt ein Risiko einzugehen, dass ein Arbeitsbereich erforderlich ist, der möglicherweise nicht verfügbar ist, buchen Teammitglieder häufig Räume oder Bereiche, „nur für den Fall“, dass sie ihn benötigen. Diese Praxis führt möglicherweise zu unbeaufsichtigten Arbeitsbereichen und schließlich zu einem signifikanten Rückgang der Produktivität, des Umsatzes oder der Anlagerendite.

Durch die Einrichtung eines Hotels, das einen einfachen Check-in- und Checkout-Prozess erfordert, können Sie Nichterscheinen und aufgegebene Reservierungen identifizieren. In nur 15 Minuten nach jeder geplanten Reservierung können Sie den Bereich wieder für diejenigen öffnen, die ihn nutzen. Die Überwachung Ihrer Speicherplatznutzung ist mit der richtigen Software ziemlich einfach. 

5: Auslastungsberichte hervorragend nutzen

Nicht genutzte Räume bringen nur mehr Kosten mit sich, und der Haupttreiber für den weltweiten Umstieg auf Bürohotels ist die Beseitigung missbrauchter Räume.

Facility Manager und Geschäftsinhaber können datengesteuerte Entscheidungen treffen, um die Raumnutzung durch Berichte zu optimieren, die Nutzungsinformationen erfassen und analysieren. Apps und Softwaresysteme zeichnen automatisch Reservierungs- und Nutzungshistorie auf und generieren eine Zusammenfassung der Raumbuchungen im Büro.

Insgesamt hilft Ihnen die clevere Verwendung von Schreibtischreservierungsberichten, unnötige Räume zu eliminieren oder sie entsprechend den Präferenzen Ihrer Teammitglieder zu verbessern. 

6: Das Arbeitsumfeld sicher und sauber halten

Employees typically move from place to place, and as they do, they bring viele Keime zurück ins Büro. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, Krankheiten zu verbreiten, insbesondere jetzt, wo es eine anhaltende Gesundheitskrise gibt.

Und weil es riskant ist, ist die Sicherstellung der sanitären Einrichtungen in Arbeitsbereichen von entscheidender Bedeutung. Die Teammitglieder müssen die Grundlagen einer guten Hygiene kennen, und das Unternehmen muss in regelmäßige Tiefenreinigungsdienste investieren.

Abgesehen davon muss Ihr Softwaresystem Funktionen für den automatisierten Reinigungs- und Sanitärplan haben. Es kann als Alarm ausgelöst werden oder neu freigewordene Sitze erkennen und bis zur Desinfektion nicht verfügbar halten. 

7: Machen Sie Ihre Teammitglieder vor dem Übergang involviert

Veränderungen sind schwierig, da sie bedeutsam und wirkungsvoll sein können. Obwohl alle an der Schicht Beteiligten an ein positives Ergebnis glauben, wird es dennoch eine Herausforderung sein. Wenn Ihre Teammitglieder die vorgeschlagenen Änderungen nicht bevorzugen, wird der Prozess entweder schwieriger oder ein geradezu fehlgeschlagener Misserfolg. Hier sind einige grundlegende Schritte, die Sie möglicherweise benötigen:

• Beziehen Sie Ihre Teammitglieder in die Umstellung auf Bürohotels ein, insbesondere diejenigen, die ziemlich betroffen sein werden.
• Sammeln Sie so viele Meinungen wie möglich – Beiträge einer kleinen, repräsentativen Gruppe oder eines Teams.
• Erstellen Sie einen Probelauf, um in kleinem Maßstab zu sehen, wie die Dinge laufen werden. Auf diese Weise können Sie aus Ihren Fehlern lernen, bevor sie Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erheblich beeinträchtigen können.
• Stellen Sie sicher, dass Sie eine effiziente Strategie haben, um potenziellen Problemen zu begegnen und ein starkes Fundament zu schaffen

Erfolgreiches Bürohoteling und Schreibtischbuchung schaffen nicht nur Freiräume für die Zusammenarbeit, sondern senken nur die Immobilienkosten. Es ist eine All-Inclusive-Strategie für moderne Arbeitsplätze, um einen systematischen, gründlichen und genauen internen Prozess zu erreichen. Untersuchungen zufolge sind die in diesem Artikel behandelten Best Practices die effizientesten Praktiken. Und natürlich können Sie mit der richtigen Technologie und den richtigen Techniken ein flexibles, produktives und kostengünstiges Büro haben.