Die Relevanz des Hot Desking-Systems im Jahr 2020 und darüber hinaus verstehen

Die Idee des Hot Desking in den Anfangsjahren ist bemerkenswert, schien jedoch für manche Menschen nicht wünschenswert. Während es sich am modernen Arbeitsplatz weiterentwickelt, wollten die Entwickler einige Bedenken ansprechen. In diesem Artikel werden Sie sich diese Managementstrategie genauer ansehen und wie sie funktioniert, um Ihren Geschäftsbetrieb reibungslos und problemlos zu gestalten.

Was ist Hot Desking?

Es ist eine flexible Arbeitsstrategie, alternativ bekannt als „freie Adresse“, die in den 1990er Jahren begann. Die Mitarbeiter haben keinen festen Sitzauftrag, sodass sie wählen können, wo sie nach dem ersten Mal arbeiten möchten. Zu seinen Vorteilen gehören:

• Maximale Flexibilität für Mitarbeiter
• Kluge Platznutzung
• Minimale Immobilienkosten
• Weniger überladene Büro ohne einen Haufen persönlicher Gegenstände
• Problemlose Anlagenreinigung
• Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2018 planen 52% der Unternehmensimmobilienleiter, nicht zugewiesene Sitzplätze in ihren Büros zu implementieren. Abgesehen von der Verbesserung der Platzverfügbarkeit möchten sie den Mitarbeitern während der Arbeit mehr Autonomie geben.

Hot Desking verbessert das Verhältnis von Desks-zu-Benutzern und macht alle Räume effektiv genutzt. Darüber hinaus ist es leicht zu reinigen, da es das Anhäufen von persönlichen Gegenständen verhindert. Wenn Sie Flexibilität und Effizienz suchen, ist dies das für Sie!

Was sind die Herausforderungen beim Hot Desking?

Es gibt zwar viele Vorteile, die es genießen können, aber es gibt auch einige Nachteile, wenn dies manuell durchgeführt wird. Zu diesen Kämpfen gehören:

• Konflikt um bevorzugte Gebiete
• Schwierigkeiten bei der Lokalisierung von Mitarbeitern und anderen Teammitgliedern
• Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Nutzung des
• Bereiche sauber halten
• Das Finden des richtigen Platzes kann manchmal schwierig sein

Unter diesen besteht das am meisten auftretende Problem darin, einen Raum zu finden. Diejenigen, die später im Büro ankommen, verbringen etwa 15-30 Minuten damit, nach einem verfügbaren Arbeitsbereich zu suchen. Die Chancen stehen gut, dass die frühen Ankömmlinge bereits die Gebiete mit einer friedlichen Umgebung oder nahezu natürlichem Licht im Büro eingenommen haben.

Ein weiterer Kampf besteht darin, andere Teammitglieder zu finden. Bei flexiblen Sitzgelegenheiten kann man nicht sagen, wo alle sitzen. Da Mitarbeiter jeden Tag die Sitze wechseln, ist es schwierig herauszufinden, wer wo sitzt.

Gegenwärtig verstärkte die Coronavirus-Pandemie einige Bedenken hinsichtlich der Reinigung und Hygiene im Desk-Sharing. Manche Menschen fühlen sich möglicherweise unwohl, da Gemeinschaftsräume die üblichen Virenübertragungsgründe sind.

Wie werden diese Herausforderungen im Modern Workplace angegangen?

Die Innovation eines Schreibtischreservierungssystems erleichterte die Übernahme des Bürosystems mit freien Adressen. Es bietet mehrere Vorteile, die bei der Führung eines Unternehmens und der Verwaltung eines Büros Zeit, Geld und Energie sparen. Die Modernität und der Fortschritt der Technologie lieferten heute Lösungen für die oben genannten erheblichen Herausforderungen.

Arbeitsbereiche finden

Die weiterentwickelte Technologie machte das freie Adresssystem viel einfacher. Mitarbeiter können über ihre Mobilgeräte einen freien Platz im Komfort ihres Zuhauses finden und diese Räume im Voraus reservieren. Wenn sie im Büro ankommen, können sie direkt zu diesem Arbeitsbereich gehen und mit der Arbeit beginnen, wodurch Zeit gespart und die Produktivität gesteigert wird.

Kein Konflikt über bevorzugte Gebiete

Die Verwendung von Reservierungsverwaltungssoftware reduziert Konflikte bei der Desk-Nutzung Doppelbuchungen und Überbuchungen sind häufige Fehler in geteilten Arbeitsbereichen, und diese Vorfälle können zu weiteren Problemen und Verzögerungen bei der Arbeit führen. Das in die Software integrierte Basissystem, das zuerst kommt und in die Software integriert ist, ermöglicht es Benutzern, einen Arbeitsbereich zu sichern, indem sie den Reservierungsstatus in Echtzeit anzeigt. Aktualisierungen in Echtzeit sind unerlässlich, um andere davon abzuhalten, gebuchte Plätze Aus diesem Grund ist ein gut synchronisiertes System ein Muss.

Lokalisierung von Mitarbeitern in der Einrichtung

Die Suche nach einer bestimmten Person in einem flexiblen Sitzsystem ist eine komplizierte Aufgabe. Die schnelle Suche nach Mitarbeitern führt einen Hot Desk Finder ein, der sich in Ihr Kommunikationstool im Büro integriert. Eine schnelle Kommunikation hilft Ihnen, effizient zusammenzuarbeiten, auch ohne nebeneinander zu sitzen.

Tracking Desk-Nutzung

Die Überwachung der Nutzung des Schreibtisches im Büro hilft Ihnen zu bestimmen, wo und was Sie in diesen Räumen verbessern können. Die Software für die Schreibtischbuchung umfasst die Erstellung von Reserveberichten, um Sie darüber zu informieren, welche Schreibtische von Benutzern sehr bevorzugt werden und welche Änderungen benötigen.

Aufrechterhaltung Sauberkeit

Die Menschen sind vorsichtig mit ihren Plätzen und den Dingen, die sie benutzen, besonders dass sich die Welt derzeit in einer Gesundheitskrise befindet. In diesem Sinne muss die Sauberkeit vor allem anderen stehen. Während Shared Desks zu Brutplätzen für Viren werden, kann die Software des kostenlosen Reservierungssystems einen Reinigungsplan nach jedem Benutzer automatisieren. Diese Funktion steuert und verhindert Kontaminationen trotz mehrerer Tischbenutzer.

Was sind die wichtigen Überlegungen vor der Einführung des flexiblen Sitzsystems?

Es ist überwältigend zu wissen, dass es großartige Lösungen für die Verwaltung des Büros gibt, egal ob groß oder klein. Bevor Sie jedoch Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen, gibt es viele Dinge, über die Sie nachdenken müssen. Ob eine Hot-Desk-Buchung angemessen ist oder nicht, hängt von folgenden Faktoren ab:

Das Bedürfnis nach Vertraulichkeit und Datenschutz

Wesentliche Informationen werden am besten vertraulich behandelt. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies für Ihr Unternehmen notwendig ist, hilft Ihnen das technologiegestützte Management dabei, vollständig gesicherte und gut gesicherte Daten zu erreichen.

Büro-Layouts

Unabhängig davon, ob Ihr Büro geräumig ist oder nicht, können Sie ein Bürolayout erstellen, das Hot Desking unterstützt. Die Berücksichtigung der Technologielogistik bei der Gestaltung Ihres Büros ist eine geeignete Büroumgebung Wenn Sie persönliche Gegenstände reduzieren möchten, die auf Arbeitstischen platziert sind, ist die Bereitstellung eines Schließfachs für Mitarbeiter eine hervorragende Lösung.

Darüber hinaus ist es am besten, die erforderlichen Arten von Geräten in Betracht zu ziehen, die in jedem Schreibtisch verwendet werden, damit Sie die Räume entsprechend gestalten können. Durch das Anbringen von Steckdosen und Kabelanschlüssen für Laptops können Mitarbeiter beispielsweise bequem die Sitze wechseln. Verstellbare Stühle und Schreibtische, um es den Mitarbeitern zu erleichtern, sind ebenfalls eine gute Idee.

Teammitglied Insights

Bevor eine erhebliche Veränderung im Unternehmen vorgenommen wird, ist die Beratung Ihrer Teammitglieder ein wichtiger Schritt. Während sich viele über die Veränderung freuen werden, könnten andere einige Bedenken haben. Die Einführung eines Schreibtisch- und Raumreservierungssystems für Schreibtische und Besprechungsräume würde zusätzliche technologische Fähigkeiten bedeuten. Das Navigieren durch die Software und der Betrieb neuer Geräte kann für einige eine Herausforderung sein. Versichern Sie ihnen daher die Unterstützung und die Schulungen, die sie benötigen.

Notwendige Buchungslösungen

Wenn es um flexible Arbeitsbereiche geht, macht die richtige Technologie den Unterschied. Ohne ein richtiges Buchungssystem werden flexible Bürositze nutzlos und schwer zu handhaben. Die effizienteste Buchungssoftware ist eine, die eine Hot Desk App bietet. Die App macht das Ganze komfortabler, da sie es allen Benutzern ermöglicht, eine Reservierung auch ohne Desktop zu erstellen, zu ändern oder zu stornieren. Egal, ob Sie eine schnelle Kaffeesession haben, im Bett liegen oder ins Büro gehen, die Sicherung eines Arbeitsbereichs erfolgt mit nur wenigen Fingertipps durch die App.

Hot Desking in der Zukunft

Die moderne Welt verstärkte die Vorkehrungen für Fernarbeit. Der flexible Zeitplan wurde nach den Covid19-Sperrungen erheblich erweitert, da Unternehmen langsam wieder auf die Büroeinrichtung zurückgehen. Langfristig wird diese Lösung für Pandemie-Situationen geeignet sein und für die meisten Unternehmen in jeder Branche eine Notwendigkeit darstellen.

Bessere Organisation

Neben persönlichen Schreibtischen können Sie auch einen Besprechungsraumplaner annehmen, um die gesamte Einrichtung zu organisieren und zu maximieren. Vorbei sind die Zeiten der manuellen Anmeldung, wer was verwendet, weil die besten kostenlosen Download-Software für Reservierungsprogramme dies für Sie tun wird. Legen Sie Ihren Grundriss in einer 3D-Karte fest, aktivieren Sie die Reservierungseinstellungen und warten Sie, bis Benutzer ihre Räume jederzeit auswählen. Während Sie auf Ihrem Stuhl sitzen oder andere Aufgaben für das Unternehmen erledigen, können Reservierungen schnell eingehen, ohne sie dabei unterstützen zu müssen.

Sicherere Umgebung

Sorgen Sie sich nicht mehr um die Verwendung überladener und unorganisierter Schreibtische. Mit der richtigen Software kommen Reinigungs- und Hygienepläne bei Bedarf ohne Verzögerungen. Verwenden Sie während der Pandemie eine anpassbare Software, die Ihnen hilft, die vorbeugenden Maßnahmen gegen das Coronavirus strikt zu befolgen. Soziale Distanzierung, das Tragen von Schutzausrüstung und die Überwachung der Körpertemperatur sind unerlässlich. Wechseln Sie in einer sicheren und virenfreien Einrichtung vom Schreibtisch zum Schreibtisch und arbeiten Sie mit einem sorgenfreien Geist.

Bessere Kommunikation

Der Gesamterfolg Ihres Unternehmens hängt von Ihrer Fähigkeit ab, Informationen an Ihre Teammitglieder zu kommunizieren und weiterzuleiten. Im 21. Jahrhundert sind die am häufigsten verwendeten Kommunikationstools verschiedene Messaging-Apps und Plattformen. Und manchmal funktionieren diese Plattformen nicht gut mit großen Teams. Neben der Verwendung des richtigen Kommunikationstools hat ein Microsoft Meetingberal-Manager, der sich in Ihre bereits vorhandene Software integriert, einen erheblichen Einfluss auf die Teamzusammenarbeit und die Arbeitsergebnisse.

Die Führung eines Unternehmens erfordert viel Brainstorming. Es wäre am besten, wenn Sie die richtige Strategie wählen und sicherstellen, dass Sie Ihre Finanzen mit Bedacht ausgeben. Diese Herausforderung wurde nach der Covid19-Pandemie immer mehr zu kämpfen, da Unternehmen in der „neuen Normalität“ operieren müssen. Die Suche nach den besten Strategien und Möglichkeiten, sie zu implementieren, liegt an Ihnen als Geschäftsleiter, und Sie wissen, dass manuelle oder traditionelle Prozesse heute nicht mehr effizient sind.

Bisher ist die freie Adresse oder die flexible Sitztechnik die nützlichste, vorteilhafteste, bequemste und kostengünstigste Lösung. Durch Hot Desking können Sie Ihre Zeit maximieren, Ihr Geld sinnvoll ausgeben und die Gesamtleistung und Produktivität des Teams steigern.