Meeting Booking Software: Warum ist es am Arbeitsplatz unerlässlich und wie man den richtigen findet

Organisationen halten wöchentlich viele Meetings ab, aber weiß jemand genau wie oft? Laut einer Umfrage nimmt ein gewöhnliches Teammitglied in einem Monat an etwa 60 Sitzungen teil. Im Durchschnitt treffen sie sich zweimal täglich mit dem gesamten Team, um ein Projekt zu besprechen und an einem Projekt zusammenzuarbeiten, eine Ankündigung zu machen, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen usw.

Vor diesem Hintergrund sollte es keine Überraschung sein, dass es vielen Teams schwer fällt, einen Besprechungsraum zu buchen, was zu einem unterbrochenen Fokus und einer verringerten Produktivität führt. Darüber hinaus betrachtet die Mehrheit der Teammitglieder die meisten Meetings als Zeitverschwendung.

Dort wird eine Reservierungssoftware für Besprechungsräume von Vorteil. Das System ermöglicht es Ihnen und Ihren Teammitgliedern, die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen schnell anzuzeigen und dann mit wenigen Klicks einen zu reservieren. Es wird auch mit einer App für das Raumbuchungssystem geliefert, mit der Ihre Mitarbeiter auch unterwegs auf die Funktionalität der Software zugreifen können.

Steht Ihr Team vor dem gleichen Besprechungsraum-Problem, das wir zuvor erwähnt haben? Vielleicht ist es höchste Zeit, Raumplanungssoftware in das Büro zu integrieren. Sie sind sich nicht sicher, ob es sich lohnt, dafür zu investieren oder es fehlt Ihnen an Anwendungsfällen? Hier sind offensichtliche Anzeichen dafür, dass es jetzt an der Zeit ist, einen an Ihrem Arbeitsplatz zu implementieren.

3 Klare Beweise dafür, dass Sie ein Zimmerbuchungssystem am Arbeitsplatz installieren sollten

Häufig erfolgten Doppelbuchungen am Arbeitsplatz

Heute ist der Tag, an dem Sie Ihre Projektidee dem Team präsentieren werden. Dann stellen Sie jedoch fest, dass das andere Team den Besprechungsraum belegt, den Sie einige Tage im Voraus reserviert haben. Das bedeutet, dass Sie beide das gleiche Zimmer gleichzeitig buchen. Das schlimmste Gefühl ist, dass sie früher als du in diesem Raum angekommen sind und jetzt ihre Sitzung beginnen. Jetzt sind Sie wieder auf der Suche nach einem anderen Zimmer für die letzte Minute. Ihre Besprechungsteilnehmer warten auf Ihre Updates. Dieses Szenario ist für Mitarbeiter und Büros nicht neu, hauptsächlich wenn sie ein Meeting manuell arrangiert haben. Glücklicherweise gibt es eine Lösung dafür!

Die Buchungssoftware für Tagungsräume stellt sicher, dass jede Reservierung in Echtzeit auf dem neuesten Stand ist. Wenn Sie einen Besprechungsraum reservieren, deaktiviert das System alle Buchungen in Zukunft, bis Sie auschecken. Wenn Änderungen am Meeting vorgenommen werden, benachrichtigt das System außerdem alle Ihre Teilnehmer. Diese Funktion eliminiert Buchungskonflikte erheblich, spart allen Zeit und vermeidet Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern.

Missverständnisse unter Teams aufgrund von Raumstehlen

Ein offensichtliches Zeichen dafür, dass Ihr Arbeitsplatz eine Buchungssoftware für Zimmerbesprechungen benötigt, ist, wenn die Fälle von Raum-Usurpationen zunehmen Sicher, es gibt dringende betriebsbasierte Diskussionen, aber lassen Sie uns zugeben, dass dies für Teams frustrierend sein kann, die den richtigen Buchungsprozess für Besprechungsräume durchgeführt haben.

Ein fortgeschrittener Konferenzbuchungsmanager verfügt häufig über intelligente Raumanzeigen, die außerhalb des Besprechungsraums angebracht sind. Diese Raum-Anzeigen zeigen eine explizite Benachrichtigung darüber, um welchen Raum es sich handelt, seinen Status, wer sie besetzt hat und welche Besprechungsdetails.

Darüber hinaus ist es mit dem gesamten System verknüpft und zeigt alle anstehenden Reservierungen in einem bestimmten Raum für die kommenden Wochen oder Monate an. Mit diesem Tool zur Planung von Besprechungsräumen ist es für ein Teammitglied zugänglicher, Lücken zwischen Meetings zu sehen, um den idealen Zeitpunkt festzulegen, in dem es keinen Zeitplankonflikt gibt.

Zu viele erweiterte Zimmerbuchungen in Angst, kein Zimmer zu bekommen

In Büros, insbesondere bei großen Organisationen, ist die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen berüchtigt begrenzt. Was andere Teams tun, ist, dass sie versuchen, so viele Konferenzräume wie möglich im Voraus zu buchen. Es ist zwar akzeptabel, wiederkehrende Meetings wie „wöchentliche Projektaktupdate“ zu planen, die alle auf derselben Seite halten und mehrere Räume reservieren, so dass Sie nur für den Fall, dass es nicht der Grund für diese Praxis sein kann.

Die Buchung von Panikraumbuchung führt zu einem leeren gebuchten Zimmer, aber andere Teams können es nicht nutzen. Obwohl die meisten Menschen gegen diese Übung sind, reicht es nicht aus, sie daran zu hindern. Sie können verhindern, dass dies erneut auftritt.

Mit einer Softwareintegration für die Konferenzplanung ist der Buchungsprozess für Tagungsräume effizient. Ihre Mitarbeiter können damit buchen, wie viele Räume sie in Zukunft nutzen werden, da das System über wiederkehrende Meeting-Funktionen verfügt. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass sie keinen freien Konferenzraum bekommen, da ein intelligentes Buchungssystem darauf vertrauen wird, dass das „Horten“ des Raumes nicht wieder stattfinden wird.

Wenn niemand die Reservierung innerhalb eines bestimmten Zeitraums bestätigt, wird die Planungssoftware für die Konferenz automatisch zur Verwendung durch andere Teammitglieder freigegeben.

So stellen Sie sicher, dass Sie das beste Online-Zimmerbuchungssystem auswählen

Das entsprechende Konferenzbuchungsmanagement zu erhalten bedeutet, die richtige Lösung für Ihre Anforderungen an Büroräume und Ressourcenmanagement zu finden. Es kann auch maßgeblich zum Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens beitragen. Welche Faktoren müssen Sie beachten, wenn es darum geht, die ideale Reservierungssoftware für Besprechungsräume zu finden?

Intuitiv und unkompliziert

Die Arbeit mit vielen Aufgaben reicht gerade aus, um Stress und Müdigkeit zu verursachen. Daher ist es das Letzte, was auf Ihrer To-Do-Liste steht, zu lernen, wie man Software benutzt. Die Wahl des besten Online-Zimmerbuchungssystems bedeutet, dass Sie dasjenige haben, das einfach zu bedienen ist und kein Training benötigt. Der Typ, dass Sie, wenn Sie es betrachten, bereits wissen, wie man es heute wie jede andere berühmte mobile Anwendung bedient.

Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv und sinnvoll sein. Es sollte auch seinem Hauptzweck gut dienen – findet schnell einen Konferenzraum, indem es sich seinen benutzerdefinierten 3D-Grundriss ansieht und ihn entweder über Desktop- oder Konferenzraum-App bucht.

Benötigt nicht viel Veränderung

Von Natur aus lieben nicht alle Menschen Veränderungen. Gleiches Sprichwort gilt für einige Mitarbeiter. Selbst wenn die neue Software nicht viel Training benötigt, werden sie denken, dass ihr gewohntes System ein neues und kompliziertes ersetzen wird.

Glücklicherweise funktioniert die richtige Buchungssoftware für Meetings gut mit heute häufig verwendeten Online-Plattformen wie Outlook, Microsoft Exchange, Slack usw. Auf diese Weise können sie dennoch ein Meeting vereinbaren, einen Raum buchen und auf ihren bevorzugten Plattformen kommunizieren.

Wenn Sie Ihre Raumplanungssoftware in Outlook und Microsoft Exchange integrieren, werden alle Reservierungen im gesamten System synchronisiert. Wenn Sie also einen Raum in Ihrer Konferenzraum-App buchen, wird er sowohl in Ihrem Outlook-Kalender als auch auf dem System angezeigt.

Bereitstellung von Berichten und Datenanalysen

Ihre Mitarbeiter haben die Freiheit, einen Raum oder einen Arbeitsbereich basierend auf ihren Bedürfnissen auszuwählen. Ein anderer Arbeitsbereich kann also unbenutzt bleiben oder selten genutzt werden. Ohne ein System wissen Sie jedoch nicht, welche und anderen Details Sie das Buchungsverhalten Ihrer Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum buchen.

Daher ist es wichtig, wenn Ihr Buchungssystem für Tagungsräume über integrierte Analysen verfügt. Es liefert Ihnen Echtzeitdaten über die Nutzung Ihrer Schreibtische und Ihres Zimmers zu einem bestimmten Zeitpunkt. Diese Daten sind Ihre dringend benötigten Informationen, um die entsprechenden Anpassungen an Ihrem Arbeitsplatz vorzunehmen.

anpassbar

Jeder Arbeitsplatz ist einzigartig und seine Bedürfnisse auch. Heute bietet jedoch nicht das gesamte Konferenzbuchungsmanagement auf dem Markt eine Anpassung. Stellen Sie daher sicher, dass Sie das System auswählen, mit dem Sie das System ändern können, um geeignete Einstellungen für Ihre Platzbuchungsanforderungen zu erstellen.

Effizientes Meeting-

Stress bei der Organisation von Meetings? Das Planen von Meetings kann auch von Anfang an problematisch sein, wenn Sie keinen verfügbaren Konferenzraum finden. Das ist eine Sache, Sie müssen auch die Teilnehmer informieren, den Plan vorbereiten und sicherstellen, dass alles perfekt ist. Zu gut um wahr zu sein? Nicht mehr mit dem besten Online-Zimmerbuchungssystem.

Wenn es vorhanden ist, sollte es Ihnen helfen:

• Informieren Sie jeden Teilnehmer über die Besprechungsdetails.
• Erinnern Sie alle Teilnehmer vor dem Meeting, damit sie nicht zu spät kommen oder den Termin vergessen haben.
• Buchen Sie die notwendige Ausrüstung zusammen mit der Zimmerbuchung.
• Erlauben Sie, Besprechungsprotokolle aufzuzeichnen.
• Geben Sie explizit darüber an, wer den Raum belegt, damit andere Teams die aktuelle Diskussion nicht unterbrechen.
• Und viele mehr.

Kommt mit Hardware, um effektivere Funktionen bereitzustellen

Angenommen, Sie haben einen Computer, Mobiltelefone und Tablets. Sie können jedoch nicht sicher sein, ob die Zimmerbuchungssoftware mit diesen kompatibel ist. Die Verwendung ungeeigneter Geräte kann zu einer Fehlfunktion der Software führen. Es ist daher sehr ratsam, Software auszuwählen, die über Hardware verfügt, damit Sie das Beste daraus machen können.

Bessere Meetings sind auf dem Weg!

Nachdem Sie nun die Vorteile eines Buchungssystems für Besprechungsräume (vor allem die beste Art) gelernt haben und wissen, worauf Sie achten müssen, denken Sie nicht, dass es an der Zeit ist, eines in Ihrem Büro zu installieren? Wir sagen, jetzt ist es soweit!

Meetings werden von Mitarbeitern und vielleicht auch von Führungskräften bekanntermaßen nicht gemocht. Wenn Sie jedoch mit einem schnellen und unkomplizierten Buchungsprozess für Besprechungsräume beginnen (oder vielleicht werden Sie es gerne tun, da es mühelos ist) und alles eingestellt ist, können Sie bessere Besprechungen erzielen.

DeskFlex hat alle zuvor genannten Anforderungen und kann mehr bieten. Die DeskFlex-Software aktualisiert ihr System kontinuierlich, um ihre Kunden besser bedienen zu können. Heute verfügt DeskFlex über COVID-konforme Funktionen, und die neueste Innovation ist die Impfstoffmanagementfunktion, damit Organisationen und Unternehmen sicherere und bessere Besprechungen abhalten können.