Praktiken und Etikette für Bürohotels, über die jedes Unternehmen Bescheid wissen sollte

Viele Menschen arbeiten jetzt durch Hoteling in flexiblen Arbeitsbereichen. Unternehmen und Organisationen erwägen, Best Practices und Etikette umzusetzen, um diesen Arbeitsstil effizienter und langfristiger zu gestalten. Diese sind insbesondere an hybriden Arbeitsplätzen von entscheidender Bedeutung, da sie die Teammitglieder befähigen und gleichzeitig das Raum- und Ressourcenmanagement verbessern.

Durch das Hinzufügen einer etablierten, funktionsreichen Hotelling-Software wird der gesamte Prozess nahtlos und effizient. Es beinhaltet auch zahlreiche Vorteile wie:

• Bessere Erfahrung der Teammitglieder in Bezug auf persönliche Auswahl, Sicherheit und Flexibilität

• Ein einfacher Übergang nach der Pandemie von Remote- zur Vor-Ort-Einrichtung, da eine Vielzahl von hybriden Arbeitsplatzmodellen unterstützt wird

• Verbessertes Raummanagement mit der Bestimmung, wo jedes Teammitglied für den Tag sitzt oder arbeitet

• Keine Überfüllung, da das Regime kontrollieren kann, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sein können.

Die Best Practices, die niemand ignorieren sollte

Wie Unternehmen ihre Arbeitsvereinbarung umsetzen, kann ein entscheidender Erfolg sein. Hier sind die Best Practices, die Facility Manager befolgen können, um sicherzustellen, dass das Hoteling von Anfang an richtig ist.

Kommunizieren und informieren Sie die Teammitglieder vor dem Übergang über die Richtlinien und die Etikette

Wie bei allen Arten von Büroänderungen ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre Teammitglieder vorzubereiten und sie bei der Anpassung zu unterstützen. Kommunizieren Sie klar und öfter, bevor Sie den Übergang endgültig vollziehen.

Natürlich möchten Sie sicherstellen, dass jeder die richtigen Erwartungen an Platz und Design, Bürohotel-Software und ordnungsgemäße Nutzung stellt. Wenn Sie bestimmte Richtlinien haben, informieren Sie jede ihrer Verpflichtungen bei der verantwortungsvollen Nutzung des Bereichs.

• Stellen Sie verschiedene Möbel und Grundrisse bereit

Das ideale Setup für diese Art von Arbeitsumgebung bietet den Teammitgliedern verschiedene flexible Arbeitsbereiche. Dadurch können sie für jeden Tag den Stil reservieren, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Es ist wichtig, über eine akzeptable Auswahl an geeigneten Möbeln und Grundrissen zu verfügen, da die Mitglieder die Ergonomie schätzen würden, zwischen der sie im Laufe des Tages wechseln können. Wenn sie Zugang zu einem ruhigen Raum für Konzentration und zu einem größeren Raum für die Zusammenarbeit haben, sind sie am produktivsten.

Entscheiden Sie sich für eine solide Hotelsoftware für Ihr Team

Die Wahl des richtigen Systems, das Sie bei der Umstellung unterstützt, ist ein wichtiger Teil, auf den Sie achten sollten. Es sollte Funktionen beinhalten wie:

• Navigationsverzeichnis: Auf diese Weise wissen die Teammitglieder, wo sie den von ihnen gebuchten Platz finden können. Obwohl sie noch nie im Büro waren oder sich das Layout seit ihrem letzten Besuch geändert hat, können sie ihren Platz dennoch schnell finden. Darüber hinaus modernisiert und verbessert ein visuelles Verzeichnis den Buchungsprozess, da die Teammitglieder vor der Buchung den Standort und die Funktion jedes Raums überprüfen können.

• Mobile Funktionen: Das Wesentliche an flexiblem Arbeiten ist, dass es die Rechnung einer mobilen Belegschaft entspricht. Menschen bevorzugen Arbeitstechnik und Tools, um mit ihrem Alltag Schritt zu halten. Eine Hoteling-App, die über ihre Handfläche zugänglich ist, zeigt, dass Teammitglieder die erforderlichen Räume und Ressourcen bequem unterwegs reservieren können.

• Integration mit MS Outlook: Das Büro kann reibungslos und problemlos arbeiten, wenn sich alles, was das Team benötigt, auf einer vertrauten Plattform befindet. Durch Software, die in Ihr bereits vorhandenes System integriert wird, können Sie die Erfahrung der Teammitglieder optimieren und gleichzeitig die Dinge einfach und effizient gestalten.

Erstellen Sie interaktive Grundrisse zur Maximierung und Verbesserung der Vorteile

Obwohl visuelle Verzeichnisse für Teammitglieder bei der Suche nach ihrem Platz hilfreich sind, bietet die Verwendung interaktiver Grundrisse mehrere zusätzliche Vorteile.

• Teammitglieder können sich problemlos mit ihren Teamkollegen verbinden, da sie sehen können, wo alle sitzen.
• Wer eine schnelle Teamzusammenarbeit zusammenstellen möchte, kann sofort mit nur wenigen Klicks oder Fingertipps überprüfen, welche Bereiche für ihn verfügbar sind.
• Benutzer können Pins ablegen, um ihre Kollegen zu finden, oder Service und Zubehör anfordern, die sie benötigen.

Vereinbaren Sie Ihr Büro-Setup mit der richtigen Hotelling-Software

Erfolgreiches Hoteling-Modell überlegte hybride Arbeitsinstrumente, die eine äußerst flexible Arbeitsumgebung für die Teammitglieder gewährleisten und ihnen helfen, produktiv zu werden. Cloud-basierte Tools ermöglichen eine einfache Zusammenarbeit und Versionskontrolle, damit Teams jederzeit und überall arbeiten können. In ähnlicher Weise helfen die richtigen Tools dem Facility Manager, den hybriden Arbeitsbereich erfolgreich zu überwachen und zu planen.

Die richtige Etikette macht Sie zu einem guten Benutzer!

Für den Erfolg des Bürohotels ist es wichtig, spezifische Regeln für Ihre Teammitglieder zu erstellen und auszuführen. Es ist notwendig, klare Erwartungen und Etikette zu setzen, wenn Sie möchten, dass jeder seine Verantwortung kennt und die Dinge reibungslos hält. Hier sind die fünf Grundregeln, die jede Organisation beachten sollte:

• Reserve Only What You Need

Some users may tend to hedge their favorites and reserve multiple options if they aren’t sure what they exactly need yet. This habit prevents others from occupying booked space that’s sitting idle. Additionally, it can also affect the space usage data reliability and result in unnecessary tasks and services like cleaning and sanitizing unused desks.

Specific custom programming services for related software can mitigate this problem. If users know that they can always see available and open spaces in a matter of seconds, they are more likely to adhere to this policy and trust that the system works.

• Be As Quiet and Decent As Possible

One of the most considerable downsides of a flexible work setup is noise disruption. Thus, team members should consider their tasks for the day before making a reservation. If your space offers a variety of options, they can choose to book into quiet zones for concentrations or a conference room for collaborations.

Respektieren Sie die Privatsphäre des anderen

Genau wie jeder auf Lärm achten sollte, sollte er auch daran denken, dass einige Aufgaben die Privatsphäre und den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Teammitglieder, die persönliche Profile erstellen, Lebensläufe überprüfen oder Personaldokumente verarbeiten, sollten privat arbeiten. Mit der Raumnutzungssoftware können Sie diese Bereiche für bestimmte Aufgaben hervorheben. Und dann können Sie eine bestimmte Richtlinie erstellen, damit Ihr Team weiß, wann es sie buchen muss.

Machen Sie täglich eine Kombination aus Raumauswahl

Flexibilität ist ein Hauptvorteil dieser Art von Arbeitsaufbau, und die Mitglieder des gesamten Prozessteams destabilisieren sie, wenn sie denselben Schreibtisch buchen und den ganzen Tag und jeden Tag dort bleiben. Schließfächer und andere Lagerbereiche tragen dazu bei, persönliche Gegenstände aufzubewahren und den Übergang von dem erklärten Bedarf an einem dauerhaften Raum zu erleichtern.

Teammitglieder müssen auch verschiedene Räume erkunden und entdecken. Die richtige Hotelsoftware am Schreibtisch und die passende Auswahl machen dies bequem und schnell.

CLAYGO: Sauber wie du gehst

Wenn Sie in einem Hotel buchen und es beim Check-in unordentlich finden, werden Sie sicher nicht an diesen Ort zurückkehren. Das Gleiche gilt für Bürohotels. Benutzer müssen in Bezug auf die Sauberkeit zuversichtlich sein, um die Arbeitsvereinbarung vollständig zu übernehmen und zu übernehmen. Um dies zu ermöglichen, sollte jedes Mitglied sicherstellen, dass Schreibtische und Bereiche für den folgenden Benutzer bereit sind. Daher müssen sie nach sich selbst aufgeräumt werden.

Die Weiterleitung und Betonung der Clean Desk-Richtlinien ist bei dieser Arbeitsaufstellung von entscheidender Bedeutung. Betonen Sie die kollektive Verantwortung, die alle Benutzer teilen, um ein ideales und hygienisches Büro für alle zu schaffen.

Bürohotels sind eine ideale flexible Arbeitsvereinbarung für Unternehmen und Organisationen, die das hybride Arbeitsmodell nutzen. Durch die Einhaltung der oben besprochenen Praktiken und Etikette hat jeder das beste Hotelerlebnis.