Was ist Hot Desking? Warum ist es von Vorteil, zu diesem Zeitpunkt die COVID-19-Pandemie zu nutzen?

Die Entwicklung der Bürotechnologie ebnete den Weg für eine erhöhte Produktivität der Arbeitnehmer, die zu einem erhöhten Geschäftsergebnis führte. Es wurden Tools entwickelt, die es Teammitgliedern erleichtern, Prozesse zu vereinfachen, die erforderlichen Unternehmensrichtlinien durchzusetzen und das Hot-Desking-System des Arbeitsplatzes zu steuern.

In der Regel zielen Büromanager mit der Verwaltung von Unternehmenseinrichtungen und -ressourcen darauf ab, die Räume am Arbeitsplatz zu optimieren. Um die Bewegungen und Aktivitäten der Teammitglieder im Büro zu analysieren, muss der Facilities Manager eine zuverlässige Workspace-Management-Lösung verwenden, die umfassende Berichte und Daten über die Raumnutzung der Mitarbeiter liefert.

Mit der Coronavirus-Pandemie stehen Unternehmen vor einer weiteren Herausforderung bei der Verwaltung von Büroaktivitäten und -prozessen. Wie bringen sie ihre Teammitglieder sicher zurück ins Büro und behalten gleichzeitig die soziale Distanzierung?

Die Antwort sind Hot-Desking-Lösungen.

Was ist Hot Desking?

Hot Desking ist ein Arbeitsplatzverwaltungssystem, das es den Mitarbeitern ermöglicht, jeden verfügbaren Schreibtisch oder Arbeitsplatz zu verwenden, anstatt einen permanenten Schreibtisch zuzuweisen, bei dem es sich um die traditionelle Büroeinrichtung handelt.

Große Unternehmen praktizieren Hotdesking in ihren Büros, um Immobilienkosten zu sparen. Wenn das Unternehmen beispielsweise über zwei Arbeitsschichten verfügt, können die Mitarbeiter dieselbe Workstation und dieselbe Ausrüstung verwenden, um die Ausrüstungskosten zu senken. Andere Unternehmen glauben, dass agile Schreibtische die Teamarbeit fördern und die Teammoral verbessern, da Teammitglieder mit verschiedenen Abteilungen interagieren.

Es ist jedoch nicht alles Bett aus Rosen für die Verwaltung von Büroräumen mit einem Schreibtisch-Buchungssystem für den heißen Schreibtisch. Office hoteling hat seine Kritik. Viele Mitarbeiter hassen es, dass sie keinen Schreibtisch oder Raum im Büro als „eigenen“ bezeichnen und Andenken an ihr Privatleben aufstellen können.

Hot Desking kann auch die kontinuierliche Zeitform des Verbs Hot Desk bedeuten, was bedeutet, dass das Office-Hoteling-System implementiert oder daran teilgenommen wird. In der Regel können Sie die Person, die die Schreibtischbuchung praktiziert, als „Hot-Desker“ kennzeichnen.

Warum ist Hot Desking in der aktuellen Gesundheitskrise von heute so wichtig?

Hot Desking ist ein angewandtes Konzept von zwei Jahrzehnten, das sich in vielen Unternehmensbüros als wirksam erweist. Es war eine grundlegende Büromanagement-Technologie, die bis heute relevant ist, als das Coronavirus die Art und Weise verändert hat, wie Menschen an ihren Arbeitsplätzen arbeiten.

Aus folgenden Gründen ist es wichtig, die leistungsstarken Funktionen und Funktionen von Hot-Desking-Softwarelösungen in der Zeit des COVID-19 zu nutzen:

Gewährleistung und Aufrechterhaltung der sozialen Distanzierung im Büro

Die Weltgesundheitsorganisation ist sich zusammen mit Regierungsführern weltweit einig, dass eine der wirksamsten Möglichkeiten zur Verhinderung der Ausbreitung von Kontaminationen die soziale Distanzierung ist. Es ist die Praxis, einen Abstand von 2 Metern voneinander entfernt zu halten, wenn Sie sich in öffentlichen Bereichen befinden. Dieses Gesundheitsprotokoll gilt am Arbeitsplatz. Angenommen, jeder ist ein potenzieller Träger des Virus, ist es am besten, die Schreibtischentfernung nach der Empfehlung zur sozialen Distanzierung einzuhalten. Hotdesking-Softwarelösungen haben Funktionen, die Maßnahmen zur sozialen Distanzierung im Büro unterstützen.

Planen Sie die Desk Sanitation nach jedem Benutzer und Deep Sanitation Wöchentlich

Softwareingenieure haben Hot Desking-Lösungen verbessert, um die Planung der Desk-Hygiene nach jeder Nutzung und der tiefen Sanierung des gesamten Büros wöchentlich einzubeziehen. Die Schreibtischbuchungssoftware verfügt über neue Funktionen, die für die aktuelle Gesundheitskrise von heute relevant sind. Da sich Viren und Bakterien an gemeinsam genutzte Objekte, Lüftungsöffnungen und Kontakt von Person zu Person anlagern, kann die Planung einer Tiefenreinigung und Hygiene die Wahrscheinlichkeit einer Kontamination am Arbeitsplatz erheblich verringern.

Teammitglieder und Besucher von Bildschirmen, Überwachen und verfolgen

Die Schreibtisch-Buchungssoftware hat sich heute aus der Planung von Büroflächen in den 90er Jahren enorm entwickelt. Heute ebnete das Aufkommen der Unternehmenssoftwaretechnologie den Weg für ein ausgefeilteres Desk-Hoteling-System. Mit Softwarelösungen für Hotdesking, die in Thermoscanner und Maskenerkennungsfunktionen integriert sind, können Unternehmen Teammitglieder und Besucher, die eine erhöhte Körpertemperatur aufweisen und keine Masken tragen, vor dem Betreten des Gebäudes leicht erkennen. Zusätzlich zu diesen Funktionen sammelt die DeskFlex-Kontaktverfolgungssoftware Daten von Bluetooth-Geräten über die Bluetooth-Beacons und sammelt diese Daten für Kontaktverfolgungszwecke. Es ist einfacher, gefährdete Personen zu identifizieren, die während ihrer Zeit am Arbeitsplatz möglichen Spediteuren ausgesetzt sind.

Woher kommt der Begriff „Hot Desking“?

Der Begriff Hot Desking wurde Anfang der 1990er Jahre nach dem Begriff Brutstätte immer beliebter und bezieht sich auf ein Bett in einem preisgünstigen Wohnhaus, in dem sich zwei oder mehr Menschen an Verschiebungsplänen teilen. Jede Person kann zu einem bestimmten Zeitpunkt auf der Brutstätte schlafen und sie dann für den nächsten Untermieter verlassen. Ein ähnlicher Begriff bezieht sich auf die Navy-Praxis ist das heiße Bündeln, bei dem zwei Segler, die an verschiedenen Schichten arbeiten, zu abwechselnden Zeiten dieselbe Bettelkoje verwenden.

Hot Desking entfernt den „zugewiesenen“ oder „permanenten“ Schreibtisch, die Kabine oder das Büro, die sie immer benutzen, und überladen, wenn sie es für richtig halten. Diese Strategie für die Verwaltung von Büroflächen verwendet das Schema „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, in dem die Mitarbeiter jeden verfügbaren Schalter vor der Zeit oder nach ihrer Arbeit reservieren oder buchen können.

Wie funktioniert Hot Desking?

Die Verwendung von Hotdesking-Softwarelösungen bietet Büroarbeitsplätzen für Profis, die nach Bedarf in privaten und coworking-Büroräumen arbeiten können. Das Teammitglied findet einen Schreibtisch, steckt den bereitgestellten Computer an oder schaltet ihn ein und beginnt zu arbeiten. Office-Hoteling beinhaltet unterschiedliche Unternehmensangaben. Zum Beispiel verlangt ein Unternehmen, dass seine Schreibtische mit einem kompletten Computerset, einem Netzteil und einer Telefonleitung für den direkten Schreibtisch geliefert werden müssen. Andere Organisationen stellen nur auf jedem Schreibtisch ein Netzteil zur Verfügung, damit das Teammitglied seinen Laptop zum Arbeitsplatz bringen kann.

In der Regel installiert, integriert und bietet ein Dienstleister für die Schreibtischbuchungssoftware den Administrator und die Mitarbeiter des Unternehmens an. Bevor das Unternehmen den Vertrag unterzeichnet, erlauben die Systemanbieter eine praktische Erfahrung mit der kostenlosen Hot-Desking-Software. Wenn die Organisation es für ihren Arbeitsplatz für notwendig erachtet, integriert sich die Software in ihre bestehenden Netzwerklösungen und spezialisierten Systemfunktionen, die ihren Anforderungen an die Büroverwaltung entsprechen.

Die Desk Hoteling-Softwaresysteme ermöglichen es dem Management auch, Ebenen und Zugriffsbeschränkungen für stark nachgefragte Arbeitsbereiche wie Konferenzräume, Besprechungsräume, Projekträume, Privatbüros und erstklassige Schreibtische zu erstellen. Die DeskFlex-Desktop-Buchungssoftware kann jedoch ausgefeilte Softwaresysteme bereitstellen, mit denen die mit den Schreibtischen verbundenen Parkplätze verwaltet werden können. Bei der Festlegung von Firmenveranstaltungen gewährleistet die DeskFlex-Buchungssoftware für Besprechungsräume die Einbeziehung von audiovisuellen Konferenzraumgeräten und kann sogar Catering-Funktionen für organisatorische Meetings und Konferenzen enthalten.

In den meisten Office-Hoteling-Unternehmen verfügen sie über identische Arbeitsplätze, um Konflikte von Kollegen auf der Begehrung hochgeschätzter Schreibtische zu verhindern. Damit die Teammitglieder bei der richtigen „Gruppe“ sitzen konnten, haben einige Unternehmen „Nachbarschaften“ geschaffen, die aus farbigen Wänden, statisch gedruckten oder digitalen Beschilderungen und Mousepads bestanden, um ihre Abteilung zu identifizieren. Wenn zum Beispiel ein Teammitglied zur roten Zone gehört, bedeutet dies, dass es aus der Marketingabteilung stammt oder vielleicht aus der blauen Zone für die Kreativabteilung und so weiter.

Verschiedene Unternehmen haben je nach Umgebung unterschiedliche Spezifikationen, aber es gibt grundlegende Faktoren, die zu berücksichtigen sind:

Zugang zu Steckdosen und Telefonleitungen

Desk Hoteling wird normalerweise mit Stromquellen und WIFI-Verbindung geliefert. Es gibt spezialisierte Schreibtische in gemeinsamen Coworking-Spaces mit Telefonzellen oder Gemeinschaftslounges, die sich dem Annehmen oder Tätigen von Anrufen widmen. Die Vertriebsabteilung der meisten Unternehmensbüros verwendet die Telefon-Switching-Technologie als ergänzende Funktion zum Office-Hoteling-System.

Buchung von Besprechungsräumen und Planung von Konferenzräumen

Die meisten Raumbuchungssysteme verfügen über eine Planungssoftware für Besprechungsräume und Konferenzräume, mit der autorisierte Teammitglieder Besprechungsräume buchen können, indem sie auf die mobile App oder die Webbrowser-Optionen der Schreibtisch-Buchungslösung zugreifen. Die Software zur Raumbuchung verfügt über eine Funktion für die Warmtisch-Desking-Ausstattung, mit der Teammitglieder einen Konferenzraum mit der entsprechenden Ausrüstung reservieren können.

Zugriff auf Drucker und andere Bürogeräte

Ähnlich wie das Buchungssystem für Konferenzräume verfügen die Hot Desking-Softwarelösungen auch über einen zentralen Drucker und andere Bürogeräte, auf die Mitarbeiter über die Web-Login oder die mobile App-Version der Software zugreifen können. Der Facilitations-Manager überwacht die Nutzung dieser gemeinsam genutzten Büroressourcen in privaten Umgebungen.

Umkleideraum zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände

Ein Grund, warum Teammitglieder zögern, auf Desk Hoteling zu wechseln, ist der fehlende Stauraum für Taschen, Mäntel, Snacks und Arbeitszubehör. Unternehmen, die das Office-Hoteling-System praktizieren, gehen dieses Anliegen auf vielfältige Weise an. Ein Unternehmen erlaubt seinen Teammitgliedern, ihre Sachen für einen bestimmten Zeitraum an einem heißen Schreibtisch zu lassen. Andere Coworking Spaces bieten Umkleideräume für die Aufbewahrung persönlicher Dinge ihrer Hot Desker Clients. Einige private Büros ermöglichen es ihren Teammitgliedern, denselben Schalter für einen bestimmten Zeitraum zu buchen, bevor sie auschecken und einen anderen Schalter für die nächste Buchung nutzen.

Angemessene Beleuchtung und Arbeitsambiente

Teammitglieder haben unterschiedliche Arbeitsgewohnheiten und Strategien, um die Aufgaben zu erledigen. Office Hoteling stellt sicher, dass buchbare Räume genügend Beleuchtung und Klimaanlage haben, wenn Teammitglieder Reservierungen für sie vornehmen. Zum Beispiel könnten nur bestätigte Schreibtischreservierungen Netzteile und Büroeinrichtungen verwenden, während andere Büroteile ausgeschaltet werden, wenn sie nicht benutzt werden. Diese Methode kann die Energiekosten und den Energieverbrauch erheblich senken.

Was ist der Zweck von Hot Desking?

Die Verwendung von Hot-Desking-Software zielt darauf ab, Büroräume zu maximieren, Immobilien-Risiken zu verringern und nicht ausgelastete Büroräume zu reduzieren. Die kostenlose Hot-Desking-Software eignet sich für private Büros und Coworking Spaces. Die Flexibilität im Zusammenhang mit dem Office-Hoteling-System ist oft mit einer verstärkten Innovation der Teammitglieder verbunden, während die soziale Interaktion zwischen dem Team die Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen fördert.

Wie beurteilen Sie, ob ein Desk-Buchungssystem für Hot Desking für Ihr Unternehmen geeignet ist?

Die Vorteile und die Nützlichkeit des Office-Hoteling-Systems können unzählig sein. Nicht alle Arbeitsstile und Branchen können sich jedoch an die kostenlosen Schreibtisch-Arrangements anpassen.

Organisationen, die mit hochsensiblen und geheimen Daten umgehen, benötigen möglicherweise eine privatere Lösung. Gleichzeitig könnten Teams, die den ganzen Tag über eine ständige Zusammenarbeit benötigen, über das sich ständig ändernde Sitzsystem frustriert sein. Die Ausbildung neuer Mitarbeiter erfordert unterschiedliche Überlegungen, und die Suche nach Kollegen kann sich für einige als Aufgabe erweisen.

In diesen Fällen wird die Zugewiesung eines Büroraums oder Schreibtisches in einem Coworking-Office den Teammitgliedern einen kontrollierteren und konsistenteren Arbeitsbereich bieten, während andere die Vorteile der Community für breitere Coworking Spaces erhalten.

Unternehmen, die Hot Desking-Lösungen einsetzen

Egal, ob Sie Freiberufler sind oder ein agiles Team betreiben, die kostenlose Hot-Desking-Software kann Ihnen helfen, die Arbeitsproduktivität ohne Grenzen zu steigern. Es ermöglicht Organisations- und Geschäftsführern, in neue Märkte zu expandieren oder talentierte Personen auf der ganzen Welt zu beschäftigen, ohne von den langfristigen Kosten und dem Engagement traditioneller Büroflächen eingeschränkt zu sein.

Zu den Unternehmen, die bereits die Vorteile des Desk Hoteling genießen, gehört das Patent- und Markenamt der Vereinigten Staaten, das seit den 90er Jahren eine erfolgreiche Telearbeit praktiziert hat. Die Citi Bank ist Anfang der 2000er Jahre auch in die Büro-Hoteling-Praxis eingesprungen. Die letzten Jahre zeigten den Anstieg der Open Office-Pläne, die das Desk-Hoteling-System unterstützen. Berühmte Unternehmen wie Lego, Microsoft, Google, Facebook usw. erstellen ihre Büroräume, Ressourcen und Vermögenswerte.

Letztendlich können Sie Ihr Unternehmen mithilfe des Schreibtischbuchungssystems für Hot Desking erheblich erweitern, da es Sie neuen, innovativen Möglichkeiten bietet und Ihnen gleichzeitig Zugang zu den Top-Profis aus der ganzen Welt bietet.