Workspace-Reservierungssoftware — Ein Muss für eine effiziente Büroverwaltung

Die Gig Economy, die Sharing Economy und die Access Economy werden bleiben. Jobsharing, alternative Arbeitszeitpläne, Teilzeitarbeit und flexible Stunden sind schnell verwurzelt. Da sich das Gesicht der „traditionellen“ Belegschaft ändert, werden flexible Arbeitsbereiche schnell zur Regel und nicht zur Ausnahme. Ständige Arbeitsbereiche werden bald ausgestorben sein.

Während die Planung, Verwaltung und Zuweisung von Schreibtischen, Kabinen und Arbeitsplätzen in der „alten“ Arbeitswelt eine Herausforderung darstellt; es wird wahrscheinlich noch mehr im neuen Paradigma werden. Die Planungs- und Reservierungssoftware für Arbeitsbereiche kann Büroleitern und Facility Administratoren dabei helfen, Ordnung und Effizienz in den Prozess zu bringen.

Das neue Paradigma des Arbeitsplatzes

In der neuen Arbeitsaufstellung werden die Mitarbeiter wahrscheinlich manchmal vor Ort (im Büro) arbeiten. Und andere ab (von zu Hause oder aus der Ferne – von ihrem Cottage oder Urlaubsort!) Räumlichkeiten. Mehrere Personen können Job-Rollen teilen, zum Beispiel einen Account Executive. Und so werden ihre Büros, Schreibtische und Kabinen gemeinsame Ressourcen sein.

Um die Dinge noch komplexer zu gestalten, kann einer der Account Executives, die die Rolle teilen, von 4:00 Uhr bis 23:00 Uhr arbeiten, wobei ein anderer um 18:00 Uhr aus dem Büro arbeitet und bis Mitternacht arbeitet. Und ein Teilzeit-Grafiker könnte denselben Schreibtisch von 12:00 bis 18:00 Uhr besetzen.

Wie erwarten Sie als Geschäftsinhaber oder HR-Manager, dass Ihre Personalverantwortlichen diese unzähligen Arbeitspläne unter einen Hut bringen und Mitarbeiter bei den entsprechenden Arbeitsbereichsanforderungen unterstützen? Ein Log-Blatt an der Rezeption schneidet es einfach nicht! Und Online-Tabellenkalkulationen werden schnell überssynchron – besonders wenn einer der Account Execs ein morgendliches Meeting hat, das ein paar Stunden hinter dem Zeitplan liegt!

Die Implementierung einer Reihe von Workspace-Software und softwareaktivierten Tools ist die einzige Möglichkeit, den Arbeitsbereich im neuen Arbeitsplatz-Paradigma zu verwalten.

Planungs-Tools für Arbeitsbereiche

Ein gut geplanter Arbeitsplatz ist ein effizienter Arbeitsplatz! Und DeskFlex bietet Mitarbeitern, Personenmanagern und Facility-Administratoren alle Tools, die erforderlich sind, um Ordnung und Effizienz in den Planungs- und Reservierungsprozess zu bringen:

1) Die Planungssoftware für Räume und Einrichtungen macht es den Mitarbeitern äußerst einfach und effektiv, den Arbeitsbereich aus der Ferne zu verwalten. Dies entlastet Manager und Vorgesetzte von der Last, Reservierungen zu verjagen und Zeitpläne jedes Mal zu ändern, wenn einzelne Mitarbeiter ihre Pläne ändern. Die Mitarbeiter können sich aus der Ferne anmelden und eine Reservierung vornehmen. Und wenn ihr „üblicher“ Schreibtisch nicht verfügbar ist, können sie nach einem alternativen Arbeitsbereich suchen und ihn reservieren

2) Und wenn Sie gelegentliche Besucher und Mitarbeiter haben, die das Büro regelmäßig ohne geplante Pläne besuchen, ist ein Lobbykiosk möglicherweise das ideale Werkzeug, um Ordnung in Raumbuchungen und Arbeitsbereichsplanung zu bringen. Platzieren Sie den Kiosk an einem zugänglichen Ort. Und ermöglichen Sie Mitarbeitern und Besuchern, Buchungen für Konferenzräume, Büros und Arbeitsbereiche selbst zu verwalten

Was die DeskFlex-Reservierungssoftware-Suite so leistungsstark und flexibel macht, ist die Integration mit Unternehmenskommunikations- und Kollaborationssystemen wie MS Outlook, MS Exchange und Active Directory. Internetfähige, Wi-Fi-fähige und Multi-Browser-Unterstützung, einschließlich für Microsoft Internet Explorer. Mozilla Firefox und Safari erweitern die Funktionen dieser Tools auf eine breitere Reihe von Mobilgeräten.