4 fonctionnalités essentielles du logiciel de réservation de bureau pour optimiser l'utilisation de l'espace de bureau

L’hôtellerie a commencé à régner dans les bureaux dans les années 1990. Parmi les premiers impliqués figurent des cabinets d’expertise comptable et de conseil. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises bénéficient grandement de ce système en louant leurs espaces et installations d’entreprise.

Pour de nombreuses entreprises, en particulier les petites entreprises, l’optimisation de l’utilisation de l’espace est impérative. Peu importe le coût du loyer, chaque mètre carré inutilisé est déjà une dépense que les propriétaires d’entreprise devraient maximiser.

Si votre bureau est au cœur de la ville, les coûts immobiliers peuvent monter en flèche. Bien que la sous-utilisation soit un problème commun à de nombreuses organisations, sa solution est à portée de main.

Les gestionnaires et les chefs d’équipe devraient envisager de redéfinir l’aménagement de leur bureau et de le compléter avec la bonne technologie – le système logiciel hôtelier. Cette innovation peut aider les entreprises à économiser sur les coûts immobiliers, les dépenses de services publics et l’utilisation de l’espace.

Qu’est-ce que l’hôtellerie ?

L’hôtellerie est un système de gestion de bureau où les employés réservent dynamiquement un espace de travail dont ils ont besoin pour des heures ou des jours spécifiques. Il élimine le besoin d’un bureau désigné pour un membre de l’équipe. N’importe qui peut utiliser un bureau ou une pièce une fois que l’utilisateur actuel a terminé son horaire. Par conséquent, même avec seulement quelques pièces et espaces, chacun peut accomplir sa tâche.

Pourquoi l’utilisation efficace de l’espace de bureau est-elle cruciale pour votre entreprise ?

Il est essentiel de comprendre les variables qui affectent la planification et la gestion de l’espace. Les espaces de bureau traditionnels attribuent l’usage exclusif des cabines et des bureaux à leurs employés ; ce n’est plus le cas aujourd’hui.

Pour les lieux de travail modernes, les logiciels d’hôtellerie de bureau et le partage de bureau rendent l’adoption d’une configuration de travail agile si pratique que les gestionnaires et les employeurs n’ont pas besoin d’être au bureau certains jours. Ils peuvent travailler à la maison ou n’importe où où ils se trouvent à ce moment-là.

Voici quelques mesures d’utilisation de l’espace que vous pourriez envisager :

• Utilisation maximale quotidienne de l’espace – Il s’agit du nombre maximal d’employés et de visiteurs entrant dans le bureau à tout moment.

• Superficie totale – La taille totale d’une installation en termes de superficie utilisable (c.-à-d. Salles de réunion, stockage, espace de bureau, etc.)

• Utilisation maximale moyenne – Grâce aux fonctionnalités d’analyse et de création de rapports, vous pouvez obtenir le nombre moyen d’employés et de visiteurs utilisant des espaces particuliers à un moment donné.

• Zones à fort trafic – Ces zones ont le trafic piétonnier et la densité des membres de l’équipe ou des visiteurs les plus élevés par rapport à l’ensemble de votre bureau.

• Densité – Il s’agit du nombre d’employés ou de visiteurs se trouvant dans une zone donnée de votre bureau à un moment donné.

Gardez à l’esprit que ce sont des mesures que vous pouvez facilement observer. Vous pouvez exporter les analyses mensuelles, hebdomadaires ou même quotidiennes dans une feuille de calcul ou un PDF avec un logiciel d’hôtellerie de bureau. Cela vous donne un rapport détaillé sur l’utilisation de l’espace de bureau et conduit à une meilleure gestion de l’espace.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles elles sont importantes pour votre entreprise :

Expérience améliorée pour les employés et les visiteurs

Un espace de travail optimisé est un espace de travail productif. Cela signifie avoir un espace facile à naviguer et qui permet moins de distractions. Ces distractions peuvent être un manque d’intimité, qui affecte la concentration.

De plus, cela signifie également un lieu de travail qui donne la priorité à la sécurité et veille au confort des employés. Lorsque les employés sont plus heureux au travail, ils sont plus susceptibles de fournir leur meilleur rendement.

• Santé et sécurité

Pendant la pandémie, de nombreuses organisations ont adopté un logiciel d’utilisation des salles pour s’adapter aux mesures de distanciation sociale.

De nombreuses entreprises ont utilisé ces applications tout en appliquant des modèles de travail hybrides et en encourageant les employés à travailler à domicile. Cependant, ils peuvent également être utilisés à d’autres fins, comme la recherche de contacts.

• Une meilleure gestion budgétaire

Le programme d’hôtellerie de bureau permet aux gestionnaires d’obtenir des rapports d’analyse détaillés sur l’utilisation de l’espace dans leurs bureaux. Grâce à ces données, ils peuvent réduire les dépenses inutiles et réaffecter les zones sous-utilisées.

Par conséquent, les responsables peuvent prendre des décisions plus rentables tout en tenant compte des opérations quotidiennes et de la sécurité des membres de l’équipe. Cela se traduit par des coûts réduits et de meilleures économies.

Comment le logiciel de réservation de bureau optimise l’espace de bureau sous-utilisé

Les logiciels d’hôtellerie peuvent être un atout précieux pour les entreprises qui adoptent des modèles de travail flexibles.

En effet, les entreprises agiles et les start-ups comprennent la nécessité de tirer le meilleur parti de chaque ressource disponible. À la lumière des événements mondiaux récents, l’utilisation de l’espace est également cruciale pour assurer la sécurité des travailleurs et des visiteurs.

Voici comment les applications de réservation de bureau vous permettent d’utiliser l’espace plus efficacement :

1. Le logiciel d’hôtellerie de bureau donne un aperçu des espaces disponibles

Des erreurs de réservation peuvent se produire, et se produisent souvent, dans tous les bureaux. Cela est vrai si le système de réservation n’est pas automatisé.

Cependant, avec une application de réservation d’espaces, les employés peuvent réserver des salles plus efficacement. Les applications mobiles leur permettent de vérifier les espaces disponibles pour réserver, modifier et annuler avec un minimum de conflits.

De plus, il permet également aux employés de vérifier les espaces disponibles avant de les réserver. En exportant des données, les responsables peuvent mettre en évidence et encourager les employés à réserver des espaces de travail spécifiques qui seraient autrement inactifs.

2. Une application d’hôtellerie avec une fonction d’authentification unique constitue un outil pratique pour les employés.

Dans un environnement de travail hybride, les espaces optimisés offrent un environnement plus productif et pratique pour les travailleurs. Les applications de planification de salle peuvent aider à créer cet environnement.

Ces applications le font en créant un système de stockage rationalisé qui permet aux utilisateurs d’accéder aux informations partagées. Avec un répertoire central, les employés n’ont besoin que d’un seul mot de passe pour accéder aux outils dont ils ont besoin.

Ils permettent de réduire les coûts et de gagner du temps, ce qui en fait d’excellents outils de productivité.

3.  Le logiciel s’intègre à des capteurs pour des mesures d’utilisation de l’espace en temps réel.

Les données autodéclarées ne sont pas fiables, mais les capteurs peuvent suivre les données précieuses de manière beaucoup plus efficace.

Les systèmes de réservation de salles s’intègrent à des capteurs qui affichent la disponibilité de l’espace de travail en temps réel. Ces capteurs peuvent ensuite envoyer des données à un réseau central qui peut générer un rapport d’analyse.

Ces rapports fournissent aux responsables les données dont ils ont besoin pour prendre des décisions cruciales afin d’optimiser les lieux de travail.

4. La gestion simplifiée des actifs permet aux gestionnaires de suivre l’inventaire et l’équipement.

Les entreprises doivent gérer efficacement leurs actifs. Bien que ceux-ci s’étendent aux bureaux et aux salles de réunion, ils incluent également les projecteurs, les moniteurs de télévision et même les photocopieurs.

Outre les salles et les bureaux, les employés peuvent également demander des réservations pour ces équipements dans le logiciel d’hôtellerie de bureau. Le système informe l’équipe désignée, qui peut alors s’enregistrer pour voir l’horaire.

Cela permet également aux responsables de savoir si un équipement est utilisé fréquemment et de s’adapter aux besoins des employés en conséquence. Cela peut aller des projecteurs aux imprimantes ou même aux photocopieurs.

L’espace de bureau est une ressource que les gestionnaires doivent utiliser de toutes les manières possibles. L’excellente nouvelle est que l’optimisation de votre espace de travail hybride n’a pas besoin d’être compliquée.

L’un des meilleurs moyens de mesurer l’optimisation de l’espace est d’utiliser les systèmes de réservation de salles. Bien qu’ils offrent une excellente option pour les espaces de travail hybrides et les employés distants pour alterner les shifts de travail au bureau, ils peuvent faire beaucoup plus.

Avec des données en temps réel et un système de planification efficace, il est possible d’utiliser lesdits espaces pour s’assurer qu’ils ne sont pas inactifs.

Le logiciel innovant de DeskFlex possède ces fonctionnalités, et plus encore, en raison de sa personnalisation. Il fournit un service de programmation personnalisé aux entreprises ayant des besoins spécifiques dans leurs systèmes organisationnels.

Pour en savoir plus, contactez-nous dès aujourd’hui.