7 meilleures pratiques d'hôtellerie de bureau que chaque organisation devrait connaître

Les plans d’étage ouverts et l’hôtellerie, également connus sous le nom de réservation de bureau, offrent de nombreux avantages au bureau. Il s’agit notamment d’une meilleure collaboration et d’une réduction des coûts immobiliers. Mais pour y parvenir, les chefs d’entreprise doivent le mettre en œuvre d’une manière dont l’organisation et les membres de l’équipe peuvent en bénéficier.

Après vous être assuré qu’il convient à votre entreprise, vous devez vous assurer que votre plan de mise en œuvre tient compte des différents facteurs existants. Certaines organisations souhaitent réduire les dépenses immobilières et améliorer les espaces de bureau, tandis que d’autres souhaitent une main-d’œuvre plus flexible. Dans tous les cas, vous devrez donner à vos employés les moyens de trouver un espace calme et productif et un espace de réunion et de collaboration.

Les changements de bureau nécessaires à une initiation réussie à l’hôtellerie soutiennent également la main-d’œuvre mobile, attirant et retenant les meilleurs talents. Cependant, la mobilité ne signifie pas seulement travailler à domicile. Cela peut également signifier trouver la bonne application d’hôtellerie pour réserver et s’asseoir à n’importe quel endroit du bureau. Ou il pourrait être en mesure de se connecter de manière transparente à un logiciel de visioconférence si vos coéquipiers ne sont pas au bureau.

Vous voulez vous assurer que votre nouvelle stratégie de bureau réponde aux différents besoins et attentes des membres de votre équipe. Pour rendre cela possible, voici les sept meilleures pratiques que vous devez connaître.

1 : Créer différents types d’espaces

Quand on parle d’espaces de travail efficaces, une configuration ne suffit pas. Vous devez avoir une variété d’espaces, surtout si vous tenez compte des besoins des différents membres de l’équipe. Par exemple, certains jours, un spécialiste du marketing peut réfléchir avec d’autres membres de l’équipe sur de nouveaux projets. Ou il peut avoir à travailler avec un autre département pour des événements externes et aurait besoin de temps seul pour fabriquer le matériel nécessaire. Ces deux situations nécessitent des espaces de travail différents, et vous devriez les avoir dans votre bureau.

Avec un logiciel d’hôtellerie, vous pouvez facilement aider les membres de votre équipe dont les rôles nécessitent un haut niveau de flexibilité. Leur permettre de choisir parmi différents espaces leur permettra d’être eux-mêmes les plus productifs. Le système les aidera à sécuriser leur espace, qu’il s’agisse d’un siège confortable, de lieux de travail socialement actifs ou de longues tables de travail.

2 : Permettre la personnalisation

Jetez un œil aux bureaux traditionnels. Vous verrez probablement de nombreuses façons dont les membres de l’équipe ont marqué les bureaux comme leur territoire. Cela peut être en affichant des photos, en disposant des effets personnels sur la table ou en mettant une touche personnelle. Comme on pouvait s’y attendre, les gens s’attendent à ce que ce type d’aménagement du travail ne permette pas d’espaces personnalisés.

Ce système de travail ouvre la porte à des idées de rangement uniques. Il aide les gestionnaires d’installations à fournir un espace séparé qui permet une variété de personnalisations. Un forum récent a révélé qu’un bureau enrichi où les employés peuvent personnaliser leur environnement de travail entraîne une augmentation de 15 % de la productivité.

3 : Adopter un logiciel hôtelier bien établi

Il n’y a rien de pire que de se présenter au travail chaque matin sans station sécurisée pour la journée. Il peut y avoir des espaces libres pour vous, mais ils peuvent ne pas être adaptés et propices à un travail productif.

Il s’agit d’un problème courant dans la configuration traditionnelle des espaces de bureau. Lorsque les responsables des installations attribuent un siège permanent à tous les membres de l’équipe, certains peuvent ne pas aimer leur zone. Les différents facteurs incluent l’éclairage, le bruit, la taille de l’espace, l’accessibilité à d’autres équipements et outils, et les personnes autour. Cela conduit ensuite à des membres d’équipe non motivés et à une faible productivité globale.

Avec le bon logiciel d’hôtellerie de bureau, vous pouvez facilement mettre en œuvre le principe du premier arrivé, premier servi pour les membres de votre équipe. L’incertitude est en effet stressante pour certaines personnes, et l’utilisation d’un système approprié peut les aider à éviter des situations improbables. Par exemple, une équipe a besoin de collaborer ou de discuter d’un projet mais ne trouve pas d’espace. Ils peuvent utiliser l’application et trouver la meilleure salle pour accueillir leur groupe ou déterminer quelle salle sera bientôt disponible.

Les entreprises veulent disposer de systèmes qui rationaliseront considérablement leur processus de réservation. Et à mesure que la technologie progressait, les modèles de bureau partagé ont également évolué pour être plus simples, riches en fonctionnalités et personnalisables. Les caractéristiques d’un logiciel d’hôtellerie de bureau idéal incluent :

• Détection et réservation des espaces de travail en fonction des autorisations des utilisateurs

• Affichage des salles disponibles en fonction de la disponibilité, du type et de l’emplacement

• Affichage de photos, de plans d’étage et de détails liés à chaque espace

4 : Activation des notifications pour tous les enregistrements manqués et les réservations abandonnées

L’adoption d’un logiciel de réservation dans les bureaux aide à réduire la douleur de l’incertitude qui accompagne les espaces de travail flexibles. Cependant, il peut aussi être éventuellement abusé. Au lieu de risquer d’avoir besoin d’un espace de travail qui peut ne pas être disponible, les membres de l’équipe réservent souvent des salles ou des zones « au cas où » ils en auraient besoin. Cette pratique conduit potentiellement à des espaces de travail sans surveillance et éventuellement à une diminution significative de la productivité, des ventes ou du retour sur investissement.

La mise en place d’un hôtel qui impose un processus d’enregistrement et de départ simple vous aide à identifier les non-présentations et les réservations abandonnées. En seulement 15 minutes après chaque réservation programmée, vous pouvez rouvrir l’espace à ceux qui l’utilisent. La surveillance de votre utilisation de l’espace est assez simple avec le bon logiciel.

5 : Faire un excellent usage des rapports d’utilisation

Les espaces sous-utilisés ne font qu’augmenter les coûts, et le principal moteur du passage mondial à la pratique de l’hôtellerie de bureau est l’élimination des espaces mal utilisés.

Les gestionnaires d’installations et les propriétaires d’entreprise peuvent prendre des décisions basées sur les données pour optimiser l’utilisation de l’espace grâce à des rapports qui capturent et analysent les informations d’utilisation. Les applications et les systèmes logiciels enregistrent automatiquement l’historique des réservations et de l’utilisation et génèrent un résumé des réservations d’espace au bureau.

Dans l’ensemble, l’utilisation intelligente des rapports du système de réservation de salles vous aide à éliminer les espaces inutiles ou à les améliorer en fonction des préférences des membres de votre équipe.

6 : Garder l’environnement de travail sûr et propre

Les employés se déplacent généralement d’un endroit à l’autre et, ce faisant, ils ramènent de nombreux germes au bureau. Cela augmente les risques de propagation de maladies, surtout maintenant qu’il y a une crise sanitaire en cours.

Et parce que c’est risqué, assurer l’assainissement des espaces de travail est vital. Les membres de l’équipe doivent connaître les bases d’une bonne hygiène et l’entreprise doit investir dans des services réguliers de nettoyage en profondeur.

En plus de cela, votre système logiciel doit avoir des fonctionnalités indispensables pour un programme de nettoyage et d’assainissement automatisé. Il peut servir d’alarme ou détecter les sièges nouvellement libérés et les garder indisponibles jusqu’à ce qu’ils soient désinfectés.

7 : Impliquer les membres de votre équipe avant la transition

Le changement est difficile car il peut être quelque chose d’important et d’impact. Même si toutes les personnes impliquées dans le changement croient en un résultat positif, ce sera toujours difficile. En revanche, si les membres de votre équipe ne sont pas favorables aux modifications proposées, le processus sera soit plus difficile, soit carrément un échec. Voici quelques étapes de base dont vous pourriez avoir besoin :

• Impliquez les membres de votre équipe dans le passage à la pratique de l’hôtellerie de bureau, en particulier ceux qui seront assez touchés.
• Recueillez autant d’opinions que vous le pouvez, c’est-à-dire les commentaires d’un petit groupe ou d’une équipe représentative.
• Créez un essai pour voir, à petite échelle, comment les choses se passeront. Grâce à cela, vous pouvez apprendre de vos erreurs à venir avant qu’elles n’affectent de manière significative votre entreprise ou votre organisation.
• Assurez-vous d’avoir une stratégie efficace pour contrer tout problème potentiel et établir une base solide

Les meilleures pratiques d’hôtellerie de bureau et le système logiciel de réservation de bureau ne créent pas seulement des espaces ouverts pour la collaboration ; cela ne fait que diminuer les coûts immobiliers. Il s’agit d’une stratégie globale pour les lieux de travail modernes visant à mettre en place un processus interne systématique, approfondi et précis. Selon les recherches, les meilleures pratiques abordées dans cet article sont les pratiques les plus efficaces. Et, bien sûr, avec la bonne technologie et les bonnes techniques, vous pouvez avoir un bureau flexible, productif et rentable.