10 fonctionnalités d'application logicielle non négociables que vous devriez rechercher dans les solutions de réservation de bureau

Les progrès technologiques ont permis la bureautique et la numérisation. L’un des logiciels essentiels jamais développés est celui des solutions de réservation de bureau. Grâce à ce système de gestion des espaces de bureau, les entreprises peuvent fournir efficacement des services satisfaisants et de superbes produits. Cela peut aider l’entreprise à se développer localement et mondialement, en atteignant de nouveaux marchés tout en maintenant une clientèle locale fidèle. Cependant, exploiter l’entreprise dans la « nouvelle normalité » pose un autre défi pour protéger les clients et les employés de la pandémie en cours.

Les conséquences du COVID

Les organisations reprennent lentement là où elles se sont arrêtées lorsque les gouvernements ont ordonné le confinement et la cessation des activités économiques non essentielles. Six mois plus tard, l’économie a plongé profondément, créant une situation de quasi-récession. Pour réorganiser l’économie, les entreprises ont conçu un plan de retour au travail qui comprenait des solutions de réservation de bureau de santé et de sécurité conformes à la COVID sur le lieu de travail.

Certaines entreprises avaient déjà mis en place le logiciel de gestion des réservations de salles dans leurs bureaux des années avant que la pandémie ne se produise. Ils ont appliqué le concept de télétravail au début des années 1990, lorsque très peu d’entreprises croyaient aux idées de travail à domicile. Ils se sont associés à des entreprises technologiques de développement de logiciels pour les aider à automatiser la configuration de leur bureau de télétravail.

Si votre entreprise découvre l’idée d’un système de réservation de bureau et envisage de s’inscrire avec un logiciel de projet de système de réservation de salle de réunion, voici les principales fonctionnalités non négociables que votre logiciel de réservation de bureau doit fournir :

#1 : Personnalisez l’interface du système de réservation de bureau

Votre entreprise doit maintenir la cohérence avec l’attrait de votre marque, de la conception de votre site Web à l’interface utilisateur de votre application mobile. Un planificateur de salle de réunion open source fiable permettra une personnalisation en fonction des besoins et des exigences de votre entreprise. Garder une conception cohérente de l’interface de réservation avec le logo et les images de votre marque renforcera la confiance de vos clients et employés lors de l’utilisation du système de réservation de bureau.

#2 : Interface conviviale

Tout le monde au bureau n’a pas le même niveau d’expérience dans l’utilisation de la technologie, il est donc essentiel de choisir un système de réservation de salles en ligne facile à comprendre et à utiliser. Les membres de votre équipe doivent utiliser le logiciel de calendrier de réservation de salle lors de leurs déplacements lorsque le besoin s’en fait sentir. Ainsi, il est essentiel de choisir une application réactive, intuitive et facile à utiliser avec un système de réservation office 365.

L’interface conviviale doit inclure une intégration facile des programmes, calendriers et autres applications logicielles de productivité existants de l’entreprise. Certaines applications de rendez-vous automatisent la migration des calendriers tels que Google, Outlook, Active Directory, Okta et Zapier. Les membres de votre équipe doivent pouvoir créer de nouveaux rendez-vous, modifier, annuler ou modifier des réservations dans une interface Outlook simple du système de réservation de salle de réunion.

Lorsque les membres de l’équipe utilisent un système de réservation de salle de réunion intégré à Office 365, cela rationalise leurs tâches de bureau. Il est plus facile d’introduire une nouvelle technologie lorsqu’elle est intégrée à ce que les membres de l’équipe sont déjà à l’aise d’utiliser.

#3 : Fournissez des images haute définition des espaces de bureau

Le meilleur système de réservation de salle en ligne peut fournir des images haute définition du plan d’étage du bureau. Si l’entreprise technologique peut fournir une image 3D du lieu de travail, les utilisateurs peuvent facilement réserver des postes de travail en survolant ou en cliquant sur l’image et créer des réservations à cet endroit. Certains fournisseurs de technologie placent des points de couleur sur les espaces réservables pour afficher la disponibilité du bureau. À l’aide du kiosque de la salle de réunion, les utilisateurs peuvent également accéder à des images haute définition du plan d’étage et effectuer des réservations de postes de travail sur le kiosque.

#4 : Envoyer des notifications automatisées

Une application de prise de rendez-vous doit envoyer des notifications automatisées pour éviter toute mauvaise communication. Les utilisateurs doivent recevoir des notifications par e-mail et SMS contenant les détails de la réservation lorsque la réservation est confirmée. Une autre fonctionnalité utile est le rappel par SMS et par e-mail quelques heures avant de se connecter au poste de travail réservé.

Un système de réservation de salle de conférence enverra également des e-mails de notification et des messages SMS aux membres de l’équipe lorsqu’ils font partie d’une réservation de salle de réunion.

Les notifications par e-mail et SMS du système de prise de rendez-vous Outlook réduiront considérablement les absences et augmenteront la productivité des travailleurs.

#5 : Générer des rapports et des analyses

Le monde moderne fonctionne sur la technologie de l’information. Les données collectées par les solutions de réservation de bureau peuvent fournir des informations pertinentes sur le comportement, les déplacements et l’activité du bureau des utilisateurs. Les administrateurs peuvent choisir les rapports qu’ils souhaitent générer.

Un logiciel de réservation de salles open source capable de générer des rapports sur les réservations, les absences, les annulations, les nouvelles réservations, certains jours de la semaine, les espaces de bureau, l’équipement, etc. pourrait donner à l’entreprise des informations précieuses sur l’utilisation de l’espace de l’entreprise. En tant que chef de bureau, vous pouvez envoyer des rapports automatisés à différents chefs de service pour aider à mettre en œuvre des changements sur le lieu de travail. Il fournit des informations précises pour aider les chefs d’entreprise à identifier les forces, les faiblesses et les autres domaines à améliorer.

# 6 Compatible avec tous les appareils

La majorité des gens accèdent à tout, y compris à outlook du logiciel de gestion de salle de réunion, à l’aide de leurs appareils portables. Il est essentiel pour un système de réservation de bureau gratuit de fournir un format d’applications mobiles compatible avec tous les appareils. Il doit inclure la compatibilité avec les systèmes Android et iOS, différentes tailles et types d’ordinateurs portables, de tablettes et de téléphones mobiles. De plus en plus de personnes dépendent fortement de leurs appareils mobiles pour effectuer des activités quotidiennes et des transactions commerciales. Par conséquent, votre choix de technologie de bureau doit être un système de réservation de salle de réunion compatible Android et Apple.

# 7 Afficher la disponibilité, la réservation et la confirmation en temps réel

Le logiciel de disponibilité des réunions doit afficher la disponibilité réelle et en temps réel de l’espace de bureau. Savoir quels espaces sont disponibles pour la réservation réduit les risques de surréservation, de réservations perdues et de conflits entre les membres de l’équipe. Il aide également les utilisateurs à créer des réservations de bureau directement sur la carte du plan d’étage pour choisir le poste de travail souhaité.

Un logiciel de réservation de bureau fiable doit envoyer des notifications et des SMS aux utilisateurs juste après la confirmation de la réservation et quelques heures avant l’heure de la réservation. En outre, un écran d’affichage de réservation de salle de réunion permettra aux utilisateurs de connaître la disponibilité de la salle lorsqu’ils regardent l’écran d’affichage.

Les logiciels doivent également automatiser les réunions d’équipe et les collaborations. La plupart des entreprises utilisent des applications et des logiciels qui permettent aux gens de partager des projets en temps réel. La meilleure application de réservation de salle de réunion peut permettre de planifier des réunions d’équipe et de collaborer de manière transparente. Cela permet au responsable d’économiser du temps et des efforts et évite les problèmes de planification des salles de réunion parmi les membres de l’équipe. Le fait de pouvoir programmer une réunion lorsque tout le monde est disponible réduit le temps et les efforts nécessaires pour organiser le travail collaboratif.

#8 Fournir un accès multilingue

Grâce à Internet, les entreprises peuvent étendre leur portée et explorer de nouveaux marchés au-delà des frontières de leur pays. Si vous souhaitez développer votre entreprise à l’échelle mondiale, vous devriez envisager de choisir une solution de réservation de bureau multilingue.

Les entreprises d’hôtellerie et de restauration peuvent bénéficier de l’utilisation d’un système de réservation multilingue pour accueillir leurs clients internationaux. Il y a environ 8 milliards de personnes, mais seulement 400 millions d’entre elles comprennent l’anglais. Positionner votre entreprise à l’avant-garde de l’expansion mondiale à travers plusieurs langues vous ouvrira des portes vers des opportunités infinies dans le monde entier.

#9 Options de paiement sécurisé

Le nombre de locations d’espaces de coworking augmente. Les professionnels indépendants, les avocats, les consultants, les comptables et les vendeurs passent plus de temps à travailler dans des espaces de coworking tout en travaillant en déplacement. Ainsi, vous devez choisir un meilleur logiciel de réservation de salle de réunion personnalisable qui peut aider les entreprises de coworking à permettre à leurs clients de réserver à l’avance en ligne et de payer leurs bureaux en toute sécurité via la même interface.

Optez pour un système de réservation de bureau qui s’intègre aux meilleures passerelles de paiement, car la plupart des transactions en ligne impliquent des informations sensibles sur les cartes de crédit de vos clients. Simplifier les choses pour les clients de votre espace de coworking crée une commodité à la fois pour le propriétaire de l’entreprise et pour les clients.

#10 Assurer les pratiques de santé et de sécurité au travail

La pandémie de coronavirus a changé la façon dont les gens travaillent et vivent. Alors que les organisations commencent à reprendre leurs activités et opérations habituelles, la réouverture du lieu de travail à l’ère de la pandémie nécessite la mise en place de protocoles de santé et de sécurité et de plans stratégiques.

Le logiciel de réservation de bureau doté de fonctionnalités conformes à la COVID est le meilleur choix et bénéfique pour chaque organisation. Les fonctionnalités logicielles conformes à la COVID incluent l’assainissement automatique des bureaux, la détection des masques, le scanner thermique, la planification dynamique, la gestion des visiteurs, la recherche des contacts et la distanciation sociale. Ces fonctionnalités logicielles peuvent aider à protéger le lieu de travail contre la contamination par le coronavirus.

L’utilisation des solutions de réservation de bureau permet d’économiser du temps et de l’argent

Investir dans un système logiciel de réservation de bureau simplifie votre entreprise et votre lieu de travail. Cela permet d’économiser du temps et de l’argent en permettant à vos clients et aux membres de votre équipe d’accéder à l’application et de créer, d’annuler et de modifier indépendamment des réservations à leur discrétion. Les réunions d’équipe de planification, les conférences et les événements deviennent plus accessibles et mieux organisés. Le système de réservation de salles de réunion d’échange facilite la planification des quarts de travail des membres de l’équipe, l’assainissement des bureaux et le nettoyage en profondeur des bureaux.

Les secteurs de l’éducation, de la santé, des affaires, de la finance, du droit, du gouvernement et des entreprises privées peuvent utiliser une application de planification d’espace de bureau pour réduire la paperasserie et les processus commerciaux. Vos employés et vos clients apprécieront de pouvoir accéder au système pour réserver, modifier ou annuler une réservation à un moment opportun. Cela peut réduire considérablement les ressources, les actifs et les installations sous-utilisés sur le lieu de travail.

Toutes les applications du système de réservation de bureau en ligne n’ont pas les mêmes caractéristiques et fonctions. Il existe différents fournisseurs de logiciels avec des prix différents en fonction de l’application logicielle que vous choisissez. Si vous ne savez toujours pas si un logiciel de réservation de bureau convient à votre entreprise, une excellente application logicielle de réservation doit fournir un essai gratuit de l’application de réservation de salle de réunion pendant une période. Vous devez avoir une expérience de première main ou un essai de navigation dans l’application avant de signer ce contrat. Assurez-vous de faire vos recherches pour déterminer quelles fonctionnalités ne sont pas négociables pour votre organisation.