Bureau post-pandémique : comment garantir la sécurité de votre lieu de travail à l'aide des fonctionnalités du système de réservation de salles

En termes simples, ils sont enthousiastes à l’idée de revenir à leur bureau si cela est sûr. Alors, en tant qu’employeur, comment pouvez-vous vous assurer que votre lieu de travail est prêt à reprendre ses activités ? Votre processus de réservation de salle de réunion et votre logiciel d’espace de bureau partagé prennent-ils en charge les fonctions de sécurité et respectent-ils les protocoles de santé ?

Mis à part la sécurité, qu’y a-t-il dans le bureau physique qui donne envie aux employés d’y retourner ? Découvrons-le.

7 raisons pour lesquelles les employés sont ravis de retourner sur leur lieu de travail après la pandémie

Habituellement, les gens pensent que le travail à domicile est la configuration de travail la plus souhaitable car elle vous permet de faire votre travail sans quitter la maison. Mais en réalité, cela ne fonctionne pas pour tout le monde. Ici, nous avons résumé certaines des raisons courantes pour lesquelles les employés souhaitent revenir à une configuration de travail typique.

1. Les réunions en face à face et les interactions avec les collègues leur manquent.

Avant l’épidémie de Covid-19, les équipes développaient une amitié et une camaraderie au bureau qui se motivaient mutuellement grâce à des réunions en personne. Travailler avec des personnes qui ont les mêmes objectifs que vous peut stimuler la productivité et inspirer la créativité. Une enquête a révélé que 3 employés sur 4 ont déclaré que la principale raison pour laquelle ils préfèrent les réunions en face à face est les gens. Les trois facteurs les plus cruciaux auxquels il faut revenir sont la socialisation avec le personnel de l’entreprise, les réunions avec les membres de l’équipe et les interactions en personne non planifiées.

Mais même avec de nombreuses technologies de réunion virtuelle qui sont facilement disponibles aujourd’hui, la plupart des employés trouvent toujours difficile de collaborer avec d’autres et de rester à jour lorsqu’ils travaillent à domicile.

2. La jeune génération de travailleurs a diminué sa productivité et est moins motivée à la maison.

De nombreuses personnes pensent que les jeunes employés ont généralement des connaissances et une préparation technologiques plus élevées, un talent pour le travail à distance et sont plus habiles à développer des connexions virtuelles. Mais les chercheurs ont déclaré que la génération Z et la génération Y trouvent plus difficile de travailler à domicile car ils considèrent l’expérience comme beaucoup plus stressante et ont du mal à faire le travail que leurs collègues plus âgés. De plus, ils manquent de conscience de ce que l’on attend d’eux dans leur travail et, en fin de compte, ils sont moins susceptibles de se sentir motivés et accomplis.

3. Les travailleurs veulent revenir sur le lieu de travail mais s’attendent à ce que l’entreprise soit prête.

Les employés sont impatients de retourner à leur bureau, mais ils se demandent également si le lieu de travail est sûr. Avec le nombre croissant de cas positifs au Covid, vous pouvez réfléchir à deux fois. Selon un rapport, les travailleurs se sentiront en confiance pour revenir au bureau s’ils s’assurent que leurs entreprises mettent en œuvre des politiques de santé plus strictes et un nettoyage accru des bureaux et des configurations de salles qui favorisent la distanciation sociale.

4. La visioconférence ne peut pas remplacer les réunions en personne.

Les organisations doivent se rencontrer, qu’il s’agisse d’un projet, de ventes mensuelles ou de la discussion d’objectifs sur une période donnée. Bien que la technologie permette à votre équipe de mener des vidéoconférences, il existe encore des inconvénients qui peuvent entraver l’objectif de la discussion. Une mauvaise connexion, des fuseaux horaires différents, un environnement bruyant sont quelques-unes des distractions courantes lors de la participation à une réunion virtuelle et peuvent causer du stress à vous et à votre équipe.

5. Collations gratuites, moins de préparations et de plats.

Le travail à domicile vous permet de préparer la nourriture que vous voulez, mais peut prendre beaucoup de temps que vous devriez consacrer au travail. Alors que dans votre bureau, vous pouvez prendre une collation et profiter du café sans fond dans le garde-manger. La meilleure chose était que vous n’avez pas à le préparer avec beaucoup de temps et que vous n’avez pas besoin de vous soucier de laver la vaisselle. Cela signifie que vous avez plus de temps pour vous concentrer sur votre travail ou pour collaborer avec des collègues.

6. Chaque jour se sent le même jour en travaillant à la maison.

Les événements sur le lieu de travail et les occasions spéciales de l’entreprise font partie des événements que les employés attendent avec impatience avant la pandémie. Ces événements leur permettent de socialiser et de se détendre loin d’une charge de tâches et de délais. Lorsque chaque jour se ressemble et se ressemble à la maison, les gens s’ennuient et aspirent à l’excitation de se réunir avec quelques personnes pour célébrer, se détendre ou apprendre.

7. Temps en famille écrasant.

Enfin, vous pouvez passer plus de temps de qualité avec votre conjoint, vos enfants et vos proches. Cependant, le temps passé en famille peut rapidement détruire votre concentration lorsque vous devez respecter une échéance. De plus, les enfants étudient à la maison, donc en tant que parent ou frère ou sœur, vous devrez peut-être passer beaucoup plus de temps à les aider dans les activités scolaires.

Fonctionnalités du système de réservation de salles pour un retour au travail en toute sécurité

Les employés ont hâte de retourner dans un environnement de travail différent. Ils veulent moins de partage d’espace de travail, un espace adéquat pour la distanciation physique, un contrôle strict des protocoles de santé et de la désinfection, et un soutien accru au travail virtuel et mobile de la part de leurs employeurs. Une enquête a révélé que faire preuve de transparence sur la façon dont les propriétaires d’entreprise s’assurent que leur lieu de travail est sûr est la clé pour gagner la confiance des employés. Un logiciel de planification de salle robuste possède toutes les fonctionnalités qui peuvent les aider à assurer la conformité sanitaire pour une transition meilleure et rationalisée.

1. Le logiciel de réservation de bureau permet la flexibilité

Même avant la pandémie, de nombreux employés sont prêts à travailler dans un environnement de travail plus flexible, sur la base d’un sondage. Maintenant que beaucoup d’entre eux ont pris l’habitude de travailler à domicile ou à distance depuis plus d’un an, il semble exagéré de s’attendre à ce que les travailleurs retournent dans un environnement de travail typique.

Alors que certains membres de l’équipe le feront, un petit pourcentage d’employés ne reviendra peut-être jamais. Mais les recherches ont révélé que la majorité souhaite adopter un style de travail mixte ou hybride – travailler à la maison en partie et au bureau certains jours de la semaine.

Le logiciel de réservation de bureau renforce le système d’hôtellerie de bureau – la pratique consistant à permettre aux membres de l’équipe de réserver n’importe quel espace de travail avant d’arriver ou à tout moment de la journée à l’aide d’une application gratuite d’affichage de salle de réunion. Cela leur permet de venir au bureau certains jours et de travailler à distance d’autres sans bureau permanent. De plus, cela leur permettra d’obtenir une réservation et d’éviter de chercher un bureau sur lequel travailler, surtout s’ils doivent s’asseoir près d’un membre de l’équipe pour travailler sur un projet.

2. Le logiciel de réservation de bureau et le logiciel de planification des salles aident à gérer la capacité

Le système d’hôtellerie de bureaux offre une cohérence et une plus grande flexibilité, mais il peut également être un excellent outil pour une meilleure gestion de l’espace de bureau. L’une de vos préoccupations les plus importantes lorsque vous rouvrez votre bureau pour les membres de l’équipe est de maintenir la densité du bureau à un niveau de risque faible. Vous devrez réduire la capacité du bureau d’au moins la moitié ou plus pour tenir dans votre espace de bureau, compte tenu de la distance physique.

Si vous ne le faites pas, vous risquez de renvoyer quelqu’un qui a peut-être parcouru une distance pour arriver tôt au travail. Pour éviter cela, vous devrez peut-être planifier le nombre d’employés qui seront dans votre bureau chaque jour. Le logiciel de réservation de bureau vous permet de restreindre rapidement les espaces réservables tout en désactivant les autres bureaux pour respecter l’exigence de 6 mètres.

Il en va de même pour la réservation de salle de réunion. Lorsque vous réservez une réunion, vous pouvez limiter la capacité de la salle à l’aide du logiciel de planification de salle. Cela évitera la surpopulation et une éventuelle contamination par le virus dans la région.

3. Le logiciel de réservation de bureau permet une gestion stratégique de l’espace

La naissance des modalités de travail flexibles modifie considérablement la façon dont les gens utilisent leurs espaces de travail. Lors de la gestion des biens immobiliers de votre entreprise, de nombreux facteurs doivent être pris en compte pour prendre la bonne décision, tels que :

Si vous louez un espace de bureau, est-il pratique de renouveler votre contrat qui n’avait guère qu’un taux d’occupation de 40% ?   

Y a-t-il un besoin d’espace supplémentaire pour soutenir la distanciation physique ?

Quelles sont les chances que les membres de votre équipe prolongent leur contrat pour l’année suivante ?

Ces questions sont cruciales pour élaborer votre stratégie immobilière. Mais il peut être difficile de trouver des réponses précises lors d’une analyse manuelle. Un système intelligent de réservation de salles vous aidera à prévoir les besoins futurs en consultant les rapports et les analyses du système.

4. Le logiciel de réservation de salles de réunion permet une vérification et une réservation rapides de la disponibilité des salles de réunion

Avant la pandémie, vous vérifiiez les pièces une par une ou demandiez même à chaque espace occupé quand leur session se terminerait. Aujourd’hui, cela peut être dangereux et consomme du temps et de l’énergie.

Par mandat gouvernemental, tout le monde doit rester à 2 mètres des autres personnes.

Un logiciel de réservation de salles de réunion vous permet de vérifier les salles disponibles et de les réserver immédiatement. Vous pouvez également le faire avec votre appareil mobile à l’aide de l’application du système de réservation de salles. Le système vous évite de faire la fastidieuse façon de sécuriser une pièce et évite le risque de contracter le virus.

5. Le logiciel de réservation de salle de réunion planifie l’assainissement du bureau et de la salle après chaque utilisation et un assainissement en profondeur hebdomadaire

L’une des mesures de sécurité requises est l’assainissement fréquent des choses et des espaces partagés. La réservation de salle de réunion dispose de nouvelles fonctionnalités qui répondent à la crise sanitaire actuelle. Les bactéries et les virus s’attachent aux objets partagés, aux bouches d’aération et aux interactions entre les personnes, la planification de l’assainissement et du nettoyage en profondeur peut considérablement minimiser le risque de contamination du lieu de travail.

6. Le système de réservation de salle de réunion permet le filtrage, la surveillance et le suivi des membres de l’équipe et des visiteurs

Les protocoles de sécurité commencent lorsque le membre de votre équipe ou les visiteurs entrent dans les locaux. Lorsqu’ils arrivent à l’établissement, le contrôle de la température les oblige à se connecter à leurs informations à des fins de traçage et à s’assurer qu’ils utilisent des masques de protection. Mais si vous avez une installation animée, il peut être difficile pour le personnel du hall de surveiller les personnes qui entrent et sortent de votre immeuble.

Aujourd’hui, un logiciel de réservation de salles de réunion fournit des fonctionnalités innovantes et avantageuses pour aider les propriétaires d’entreprise à relever les défis de la crise actuelle. La solution logicielle intuitive est intégrée à la détection de masque et aux scanners thermiques, permettant aux entreprises de détecter rapidement les visiteurs et les membres de l’équipe qui ont augmenté la température corporelle et ne portent pas de couvre-visage avant d’entrer dans le bâtiment.

De plus, le système dispose d’une fonction de recherche des contacts qui collecte les données des appareils Bluetooth des personnes et organise ces informations pour une base de recherche des contacts. Il est plus pratique d’identifier les personnes susceptibles d’avoir contracté les porteurs du virus pendant leur séjour au bureau.

Conclusion

Vous prévoyez d’accueillir les membres de votre équipe plus tôt ? Assurez-vous de suivre toutes les directives de sécurité du CDC, afin d’être conforme à la loi et à la santé. Un logiciel de réservation d’espace de bureau efficace comme DeskFlex peut vous aider à mettre en œuvre les protocoles de sécurité et permettre à vos employés d’adopter rapidement la « nouvelle normalité ». Plus important encore, DeskFlex dispose désormais de fonctionnalités de gestion des vaccins qui vous permettront de gérer l’historique des vaccins de votre organisation afin que vous puissiez assurer le bien-être de chacun au travail.