Les entreprises sont aux prises avec de nombreuses choses, mais le principal problème qui est présent à tous les niveaux est le problème logistique de la planification des réunions. Les employés se débattent avec la disponibilité des salles de réunion et finissent souvent par passer des heures à réserver des réunions, à organiser les détails et à attendre l’approbation. Même lorsque leurs réunions sont approuvées, ils peuvent se retrouver à marcher vers la salle de conférence alors qu’une autre réunion est en cours.

La seule solution à ce problème consiste à s’appuyer sur un logiciel de suivi en temps réel qui permet aux employés de réserver des salles en fonction de la disponibilité – un logiciel qui peut être intégré aux téléphones et autres appareils des employés. Si vous voulez que la meilleure application de réservation de salle de réunion connecte vos employés, ne cherchez pas plus loin que DeskFlex. Voici les 3 principales façons dont une application de réservation de salle de réunion peut améliorer votre entreprise :

1) Économisez de l’argent et du temps

Il n’y a rien de plus précieux pour une entreprise que d’augmenter la productivité et d’économiser les ressources. Même si les réunions sont un atout inestimable pour toute entreprise, les organiser peut entraîner une perte de temps. De nombreuses études menées à ce sujet indiquent que jusqu’à 50% de la durée de la réunion est consacrée à l’organisation de la réunion.

• Des études ont conclu que près de 50 % de tous les employés passent une demi-heure par jour à chercher des salles disponibles dans les grandes entreprises.

• Des réunions inefficaces peuvent coûter à votre entreprise des milliers de dollars perdus en communications inutiles et en retards. Cela affecte la performance des entreprises par ailleurs efficaces.

La solution : une application de réservation de salle de réunion. Si vous avez une application qui permet aux employés de voir quelles salles sont disponibles et de les réserver en quelques secondes, vous gagnerez un temps précieux. La clé ici est de réduire le temps et l’énergie consacrés à l’organisation de réunions. Les employés pourront se concentrer sur le travail à accomplir plutôt que sur la logistique de l’animation de la réunion. Le logiciel rend cela simple. Si la salle est disponible, cela leur permet de la réserver. Si ce n’est pas le cas, on leur dit quand ça va se libérer.

2) Augmenter l’efficacité de l’espace

L’efficacité de l’espace fait partie intégrante de la rationalisation du flux de travail de toute entreprise et de l’augmentation de la productivité. Un logiciel de réservation peut vous aider à utiliser toutes les pièces en affichant une copie exacte de votre bureau sur Internet et en interconnectant tous les employés afin qu’ils puissent mettre à jour lorsqu’ils utilisent (ou prévoient d’utiliser) certaines parties du bureau.

Les employés ont accès à toutes les pièces du bureau telles que les salles de conférence, les bureaux de travail, les salles de stockage, etc. Le logiciel de réservation gardera une trace de la disponibilité de chaque salle et vous indiquera qui utilise la salle à un moment donné. Cela facilite la planification et augmente l’efficacité de l’allocation de l’espace.

Les cadres supérieurs peuvent être plus précis lorsqu’ils planifient des réunions importantes. Cela améliore leur relation client car les rendez-vous seront toujours ponctuels. Si vous avez des visiteurs/clients et que vous êtes obligé de retarder une réunion en raison de problèmes logistiques. Cela peut leur laisser une mauvaise impression. La meilleure solution consiste à utiliser une application de réservation qui peut libérer l’espace dont vous avez besoin et planifier des réunions importantes.

3) Améliorer la surveillance des employés

Le logiciel de réservation donne aux responsables un meilleur aperçu des employés qui travaillent et du temps qu’ils y ont passé. Cela élimine également la tension liée au fait que les gestionnaires effectuent des contrôles manuels et interrogent les travailleurs. Tous les managers et employés auront une vue en temps réel de l’occupation et de la réservation des salles. Cela réduit l’espace perdu et élimine les conflits sur le lieu de travail.

Les applications de réservation de salles de réunion augmentent également l’efficacité en comptant les présences. Si l’un de vos responsables réserve une salle de conférence pour une réunion mais décide ensuite de déplacer la réunion en dehors des locaux du bureau. Le logiciel détectera automatiquement une absence de présence et libérera la pièce à ce moment-là. Cela permettra à d’autres employés d’utiliser la salle s’ils en ont besoin à ce moment-là.