Nous en avons tous eu : les rendez-vous d’affaires que personne ne supporte. Les réunions où personne ne fait attention. La réunion où rien ne s’accomplit.

Les réunions peuvent être un moment important pour réfléchir, collaborer et prendre des décisions importantes. Cependant, il est important que vous les planifiiez correctement, afin de rester à l’écart de la redoutable réunion inutile.

Planifier à l’avance

Vous ne tiendrez pas une conférence sans préparation. Le même principe s’applique aux réunions : vous ne devez pas supposer que vous pouvez les piloter. Déterminez à l’avance le but de votre réunion ; pouvez-vous le résumer à quelques points clés? Planifiez chaque ensemble d’éléments qui doivent être discutés. Déterminez qui doit vraiment y assister. L’équipe de vente a-t-elle vraiment besoin d’être informée des derniers choix de conception visuelle ?

Planifier une salle de réunion et l’équipement nécessaire

Ne laissez pas votre réunion souffrir d’une migration de dernière minute vers la salle à manger. Planifiez la salle à l’avance pour vous assurer d’avoir un endroit où vous rencontrer. Si votre entreprise partage des espaces de réunion entre ses services, l’utilisation d’un système de réservation de salle de conférence peut empêcher les réunions de se chevaucher.

Desk Flex, Inc. est l’un des principaux fournisseurs de systèmes de planification de salles et de réservation de salles de conférence. Grâce à DeskFlex, vous pourrez tirer le meilleur parti de chaque salle de réunion et fournir un service rapide et organisé à vos visiteurs, employés ou clients.

Commencer la réunion à l’heure et terminer à l’heure

Tout le monde redoute les réunions interminables. Gardez les réunions d’une durée raisonnable et respectez le plan. Assurez-vous que les employés connaissent à l’avance les heures de début et de fin afin qu’ils puissent planifier en conséquence. Personne n’aime une réunion qui ronge le travail qu’il juge plus important.

Suivi

Après une réunion, vous devrez probablement définir un calendrier ou une date d’échéance pour résoudre les problèmes discutés. Assurez-vous de faire un suivi par la suite, sinon toute la réunion risque de ne pas avoir de sens.

Une réunion bien planifiée et convoquée à dessein peut faire la différence entre des employés à moitié endormis et un véritable engagement. Surtout, assurez-vous de ne pas tenir vos réunions pour acquises.