Comprendre la pertinence du système de bureau partagé en 2020 et au-delà

L’idée du hot desking dans les premières années est remarquable ; cependant, cela ne semblait pas souhaitable pour certaines personnes. Alors qu’il continue d’évoluer dans le milieu de travail moderne, les développeurs ont cherché à répondre à quelques préoccupations à ce sujet. Dans cet article, vous examinerez de plus près cette stratégie de gestion et son fonctionnement pour rendre vos opérations commerciales fluides et sans tracas.

Qu’est-ce que le Hot Desking ?

Il s’agit d’une stratégie de travail flexible, également connue sous le nom de « libre adresse », qui a débuté dans les années 1990. Les employés n’ont pas de siège permanent, ils peuvent donc choisir où s’asseoir selon le principe du premier arrivé, premier servi. Ses avantages incluent :

• Flexibilité maximale pour les employés
• Utilisation judicieuse de l’espace
• Coût immobilier minime
• Bureau moins encombré sans tas d’effets personnels
• Nettoyage des installations sans tracas

Selon une enquête menée en 2018, 52% des dirigeants de l’immobilier d’entreprise envisagent de mettre en place des sièges non attribués dans leurs bureaux. En plus d’améliorer la disponibilité de l’espace, ils veulent donner plus d’autonomie aux employés pendant qu’ils travaillent.

Le partage des bureaux améliore le ratio bureaux/utilisateurs, ce qui permet d’utiliser efficacement tous les espaces. De plus, il facilite le nettoyage des installations car il évite l’accumulation d’effets personnels. Si vous êtes à la recherche de flexibilité et d’efficacité, c’est pour vous !

Quels sont les défis du Hot Desking ?

Bien qu’il y ait de nombreux avantages à en profiter, il y a aussi quelques inconvénients s’il est fait manuellement. Certaines de ces luttes incluent :

• Conflit sur les zones privilégiées
• Difficulté à localiser les collègues et les autres membres de l’équipe
• Difficulté à suivre l’utilisation du bureau
• Garder les zones propres
• Trouver le bon espace peut parfois être difficile

Parmi ceux-ci, le problème le plus courant est de trouver un espace. Ceux qui arrivent plus tard au bureau passent environ 15 à 30 minutes à chercher un espace de travail disponible. Il y a de fortes chances que les premiers venus aient déjà pris les zones avec un environnement paisible ou proche de l’éclairage naturel dans le bureau.

Une autre difficulté consiste à trouver d’autres membres de l’équipe. Avec des sièges flexibles, il n’y a aucun moyen de savoir où tout le monde est assis. Comme les employés changent de siège tous les jours, il est difficile de trouver qui est assis où.

Et actuellement, la pandémie de coronavirus a intensifié quelques préoccupations concernant le nettoyage et l’assainissement dans le partage de bureau. Certaines personnes pourraient être mal à l’aise car les espaces partagés sont les motifs communs de transmission du virus.

Comment ces défis sont-ils relevés dans le lieu de travail moderne ?

L’innovation d’un système de réservation de bureau a allégé le fardeau d’adopter le système de bureau d’adresse libre. Il offre de multiples avantages qui permettent d’économiser du temps, de l’argent et de l’énergie dans la gestion d’une entreprise et la gestion d’un bureau. La modernité et l’avancement de la technologie d’aujourd’hui ont fourni des solutions aux défis importants mentionnés ci-dessus.

Trouver des espaces de travail

La technologie évoluée a rendu le système d’adresses gratuites beaucoup plus simple. Les employés peuvent trouver un espace vacant via leurs appareils mobiles dans le confort de leur foyer et réserver ces espaces à l’avance. Lorsqu’ils arrivent au bureau, ils peuvent directement accéder à cet espace de travail et commencer à travailler, ce qui leur permet de gagner du temps et d’augmenter leur productivité.

Pas de conflit sur les zones préférées

L’utilisation d’un logiciel de gestion des réservations réduit les conflits d’utilisation des bureaux. Les doubles réservations et les surréservations sont des erreurs courantes dans les espaces de travail partagés, et ces incidents pourraient entraîner d’autres problèmes et retards de travail. Le système du premier arrivé, premier servi intégré au logiciel permet aux utilisateurs de sécuriser un espace de travail en affichant l’état de la réservation en temps réel. Les mises à jour en temps réel sont essentielles pour empêcher les autres de prendre les espaces réservés. Pour cette raison, un système bien synchronisé est indispensable.

Localiser des collègues dans l’établissement

La recherche d’une personne spécifique dans un système de sièges flexibles est une tâche compliquée. Trouver rapidement des collègues, c’est adopter un outil de recherche de bureau partagé qui s’intègre à votre outil de communication au bureau. Une communication rapide vous aidera à collaborer efficacement, même sans être assis l’un à côté de l’autre.

Suivi de l’utilisation du bureau

La surveillance de l’utilisation des bureaux au bureau vous aide à déterminer où et quoi améliorer dans ces espaces. Le logiciel de réservation de bureau inclut la génération de rapports de réservation pour vous indiquer quels bureaux sont fortement préférés par les utilisateurs et lesquels nécessitent des modifications.

Maintenir la propreté

Les gens se méfient de leurs lieux et des choses qu’ils utilisent, d’autant plus que le monde est actuellement en état de crise sanitaire. Dans cet esprit, la propreté doit passer avant toute autre chose. Alors que les bureaux partagés deviennent un terrain fertile pour les virus, un logiciel de système de réservation gratuit peut automatiser un programme de nettoyage après chaque utilisateur. Cette fonction contrôle et prévient la contamination malgré plusieurs utilisateurs de bureau.

Quelles sont les considérations importantes avant d’adopter le système de sièges flexibles ?

Il est accablant de savoir qu’il existe d’excellentes solutions pour gérer le bureau, qu’il soit grand ou petit. Mais avant de vous lancer dans des décisions pour votre entreprise, il y a beaucoup de choses à considérer. Que la réservation d’un bureau partagé soit appropriée ou non dépend des éléments suivants :

Le besoin de confidentialité et de vie privée

Il est préférable de garder confidentielles les informations essentielles. Si vous pensez que cela est nécessaire pour votre entreprise, la gestion assistée par la technologie vous aidera à obtenir des données entièrement sécurisées et bien sauvegardées.

Aménagement de bureau

Que votre bureau soit spacieux ou non, vous pouvez créer un agencement de bureau qui prend en charge le bureau partagé. La prise en compte de la logistique technologique dans la conception de votre bureau crée un environnement de bureau approprié. Si vous souhaitez réduire les effets personnels posés sur les bureaux, prévoir un casier pour les employés est une excellente solution.

De plus, il serait préférable de prendre en compte les types d’équipements nécessaires utilisés dans chaque bureau afin de pouvoir concevoir les espaces en conséquence. Par exemple, la fixation de prises et de connecteurs de câble pour les ordinateurs portables permet aux employés de changer facilement de siège. Des chaises et des bureaux réglables pour le confort des employés sont également une excellente idée.

Perspectives des membres de l’équipe

Avant d’opérer un changement considérable dans l’entreprise, consulter les membres de votre équipe est une étape essentielle. Alors que beaucoup seront heureux du changement, d’autres pourraient avoir quelques inquiétudes. L’adoption d’un système de réservation de bureaux et de salles pour les bureaux partagés et les salles de réunion signifierait des capacités technologiques supplémentaires. Naviguer dans le logiciel et utiliser de nouveaux appareils peut être un défi pour certains, alors assurez-leur de l’assistance et des formations dont ils ont besoin.

Solutions de réservation nécessaires

Lorsqu’il s’agit d’espaces de travail flexibles, la bonne technologie fait toute la différence. Sans un système de réservation approprié, les sièges de bureau flexibles deviennent inutiles et difficiles à gérer. Le logiciel de réservation le plus efficace est celui qui propose une application de bureau partagé. L’application rend le tout plus pratique car elle permet à tous les utilisateurs de créer, modifier ou annuler une réservation même sans ordinateur. Que vous preniez un café rapide, que vous soyez allongé dans votre lit ou que vous vous rendiez au bureau, la sécurisation d’un espace de travail se fait en quelques clics via l’application.

Le bureau partagé dans le futur

Le monde moderne a multiplié les modalités de travail à distance. L’horaire flexible a été considérablement amplifié après les fermetures de Covid19, alors que les entreprises reviennent lentement à la configuration des bureaux. À long terme, cette solution sera appropriée pour les situations de pandémie et sera une nécessité pour la plupart des entreprises de tous les secteurs.

Meilleure organisation

Outre les bureaux personnels, vous pouvez également adopter un planificateur de salle de réunion pour organiser et optimiser l’ensemble de l’installation. Fini le temps où l’on enregistrait manuellement qui utilise quoi, car les meilleurs logiciels de téléchargement de programmes de réservation le feront pour vous. Établissez votre plan d’étage dans une carte 3D, activez les paramètres de réservation et attendez que les utilisateurs sélectionnent leurs espaces à tout moment. Pendant que vous êtes assis sur votre chaise ou que vous effectuez d’autres tâches pour l’entreprise, les réservations peuvent arriver rapidement sans avoir besoin de les aider dans le processus.

Environnement plus sûr

Ne vous inquiétez plus d’utiliser des bureaux encombrés et désorganisés. Avec le logiciel approprié, les horaires de nettoyage et d’assainissement arrivent au besoin sans délai. Pendant la pandémie, adoptez un logiciel personnalisable pour vous aider à suivre strictement les mesures préventives contre le Coronavirus. La distanciation sociale, le port d’équipements de protection et la surveillance de la température corporelle sont essentiels. Passez d’un bureau à l’autre dans une installation sécurisée et sans virus, et travaillez l’esprit serein.

Communication améliorée

Le succès global de votre entreprise repose sur votre capacité à communiquer et à relayer les informations aux membres de votre équipe. Au 21e siècle, les outils de communication les plus couramment utilisés sont différentes applications et plateformes de messagerie. Et parfois, ces plateformes ne fonctionnent pas bien avec des équipes de grande taille. En plus d’utiliser le bon outil de communication, un gestionnaire de salle de réunion Microsoft qui s’intègre à votre logiciel préexistant crée un impact significatif sur la collaboration d’équipe et les résultats du travail.

Diriger une entreprise demande beaucoup de réflexion. Il serait préférable que vous choisissiez la bonne stratégie et que vous vous assuriez de dépenser judicieusement vos finances. Ce défi est devenu plus difficile après la pandémie de Covid19, car les entreprises doivent fonctionner dans la « nouvelle normalité ». Trouver les meilleures stratégies et les moyens de les mettre en œuvre dépend de vous en tant que chef d’entreprise, et vous savez que les processus manuels ou traditionnels ne sont plus efficaces aujourd’hui.

Jusqu’à présent, l’adresse gratuite ou la technique des sièges flexibles est la solution la plus utile, la plus avantageuse, la plus pratique et la plus économique. Grâce au bureau partagé, vous pouvez maximiser votre temps, dépenser votre argent judicieusement et augmenter les performances et la productivité globales de l’équipe.