Les secrets de la création d'une main-d'œuvre hybride heureuse avec le système de réservation de bureau

Many companies are currently evaluating their “return to work” goals and visions. They are looking at whether or not to bring a workforce into the workplace, how to maintain safety precautions, and what type of real estate to invest in. remote work. The “future of work” is here. Companies must enable a hybrid workplace while still utilizing desk reservations.

A post-pandemic phenomenon: the hybrid workplace

What is the definition of a hybrid workplace? A hybrid workplace prioritizes flexibility and accommodates both in-office and remote employees. These practices are now the gold standard for businesses that are bringing their skilled workers back to the office while supporting their remote workers. Desk booking is gradually gaining traction as one of the most effective ways to improve work environments and accommodate a more diverse workforce that allows them to work efficiently and productively. Organizations need to install a desk scheduling solution, like those used in universities, such as college scheduling software to manage seating plans and enable workplace flexibility as they embrace the happy hybrid workforce paradigm. While it may seem like a complex undertaking, implementing a desk scheduling tool will enhance and enrich a team member’s work experience. It will provide them with all the resources they could possibly need through a single, easy-to-use interface.

Why Using Room Booking Software Creates a Happy Workforce

Establishing a hybrid work approach seems impossible without the necessary tools. Room booking software allows you to manage your employees’ time both remotely and in the office. A reliable desk booking software helps you:

• Simplify the setup of offices, meeting rooms and collaboration spaces for all your employees.
• Allows you to define and implement space reservation restrictions. Allows your staff to manage their workstations and practice privacy when needed.
• Allows for teleconferencing, which is essential as a significant portion of the workforce works from home.
• Safety distance, room capacity and other measures to ensure you comply with safety rules.
• Orientation assistance helps people navigate.
• Provides data-driven transparency into actual space usage, improving space utilization.

Using room booking solutions to enable seamless hybrid working

Your employees can work in a hybrid model with the help of room booking software as it provides 

• Contactless and on-the-go booking solutions
• Office Hoteling Functionality
• Booking a collaborative space
• Control of disinfection and safety procedures
• Integrations with video conferencing
• Space Usage Metrics

1: Contactless and on-the-go booking options

Team members will still need to schedule conference rooms and private workspaces, even if they’re only in the building a few days a week in the future. Employees can organize collaborative workspaces, such as conferences and private spaces, using meeting room management software. Users can also scan and book rooms from their mobile phone or tablet with QR codes and digital signage throughout the workplace, providing a more versatile experience. Outdoor conference rooms, tablets, or kiosks make it easy to quickly book a workspace or read information with one touch, giving your workforce a more connected and dynamic experience.

2: Desktop hosting functionality

La réorganisation des espaces de travail après une épidémie peut être coûteuse et chronophage. Pourtant, votre personnel ne veut pas retourner au lieu de travail à aire ouverte avec des sièges et des postes de travail réservés. Une solution de réservation de salles pour l’hébergement de bureaux est une stratégie technologique de restructuration du lieu de travail qui permet une adoption rapide, un accès 24h/24 et 7j/7 aux espaces de travail et une gestion précise des entrées et des disponibilités. Les responsables de bureau peuvent utiliser l’hôtellerie de bureau pour créer des zones sûres et « inutiles » afin de préserver les normes de distance sociale et les groupes de bureau pour les équipes et les départements. Ils peuvent également suivre efficacement qui s’est assis où dans un scénario de recherche de contact lorsqu’un membre de l’équipe est infecté par le virus.

3 : Environnements collaboratifs

Les travailleurs veulent de la sécurité et de la flexibilité lorsqu’ils retournent au travail. Néanmoins, ils doivent également pouvoir dialoguer avec leurs collègues dans un environnement réglementé et sûr. L’emplacement et la planification de la main-d’œuvre nécessaires dans ces lieux sont fournis via des solutions de réservation de salles

4 : Assainissement et sécurité

La réouverture des installations sur le lieu de travail nécessite une distanciation sociale, des masques, une dédensification des bureaux d’entreprise et des initiatives de désinfection. Les organisations peuvent se coordonner avec les services de nettoyage et les initiatives de ventilation en utilisant une solution de réservation de salle pour promouvoir le bien-être des membres de l’équipe. Le personnel peut scanner des codes QR ou soumettre des ordres de travail pour que les installations soient désinfectées après chaque utilisation ou voir des difficultés avec un modèle de réservation de salle holistique qui permet aux gestionnaires d’installations de planifier des nettoyages après les zones utilisées. Les employeurs doivent être conscients de l’importance de la ventilation lors du retour au travail.

5 : Intégrations pour la visioconférence

Le retour au travail est hybride, ce qui indique qu’une partie importante de la population active continuera à travailler à distance. En revanche, d’autres retournent au bureau. Les entreprises devront être entièrement intégrées pour les technologies de téléconférence afin de préserver la communication et la productivité au sein de la main-d’œuvre. Ces interactions sont cruciales pour assurer des communications plus rapides entre les travailleurs, mener des réunions réussies et gérer des équipes dispersées avec un responsable de salle de conférence.

6 : Métriques pour l’utilisation de l’espace

Depuis le déclenchement de la pandémie de COVID-19, les dépenses immobilières sont devenues une préoccupation importante pour les organisations. De nombreuses entreprises ont des bureaux vacants depuis plus d’un an, et certaines ont réduit ou réorganisé leurs emplacements. Les entreprises doivent avoir un aperçu de leur consommation d’espace lorsqu’elles planifient le retour au travail pour mesurer :

• Ce qu’ils font avec leurs domaines
• Quels sont les domaines les plus utilisés ?
• Quelles parties du bureau sont les plus occupées ?
• Comment les gens sont disposés dans leur environnement de travail
• À quelle fréquence utilisez-vous un logiciel de planification ?

Un système de réservation de salles peut suivre et fournir ces données, aidant les entreprises à déterminer si leurs installations sont sous-utilisées et ainsi à économiser de l’argent et de l’immobilier. Apporter des modifications à votre espace commercial, telles que l’adoption d’une technologie plus intégrée, l’élimination des lieux d’activité à fort contact et la reconsidération de la réduction des effectifs en fonction de la surveillance de la fréquentation, peut aider votre entreprise à devenir plus efficace et à réduire les risques liés à l’immobilier.

Quelle est la différence entre un bureau dédié et un bureau partagé ?

Pour les configurations sur site, le partage de bureau est davantage une méthode à la demande et prête à l’emploi. Il permet aux employés de se rendre directement aux postes de travail et aux espaces disponibles et de les réserver sur-le-champ. La salle est alors sécurisée pour répondre à leurs besoins, mais c’est aussi une solution très adaptable. Les postes de travail dédiés, en revanche, sont à l’opposé des hot desks. Ce sont des postes de travail dédiés à un seul membre de l’équipe, un groupe ou un service. Ils ne sont pas partagés et ne peuvent pas être utilisés comme « hot desk » car ils sont attribués à une seule personne à la fois.

Point à retenir

Avant que les membres de votre équipe ne reprennent le travail, organisez-vous et adaptez-vous à un lieu de travail hybride. La solution de planification des salles et des ressources de DeskFlex est un système hautement personnalisable et évolutif qui fournit une réservation d’espace transparente, une vidéoconférence interactive et des mesures de désinfection et de sécurité cohérentes. Il possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer un lieu de travail hybride bien géré, même avec des employés distants et sur site. Déterminer les besoins de votre entreprise vous aidera à décider quels outils et équipements conviennent pour rationaliser vos opérations. Trouver et mettre en œuvre les bonnes méthodes pour votre équipe permet d’atteindre efficacement les buts et objectifs de votre entreprise malgré les circonstances malheureuses.