Environnement de travail hybride post-pandémique : pourquoi la technologie logicielle de réservation de bureau est plus que jamais essentielle

Plus d’un an après le déclenchement de la pandémie de COVID-19, de nombreuses personnes ont été infectées et, heureusement, la majorité a survécu. Maintenant que la plupart des gens ont reçu leurs vaccins, de nombreuses organisations effectuent la transition vers leur retour en toute sécurité sur leur lieu de travail.

Les programmes de vaccination ont initié la réouverture complète et la restauration des normes mondiales sur le lieu de travail, en particulier dans certaines régions des États-Unis qui ont déjà atteint la référence de 70 %. Par conséquent, les propriétaires d’entreprise doivent réévaluer les stratégies de planification de la main-d’œuvre, de gestion des performances et d’expérience des employés.

Confrontés à des défis sans précédent pour maintenir les protocoles lors de la réouverture complète, comment peuvent-ils réussir à surmonter cela ?

Examinons comment un système de réservation de bureau peut être un outil efficace pour passer en douceur du travail à domicile (WFH) au travail au bureau dans un environnement de travail hybride.

Le concept de lieu de travail change pour le mieux

De nombreuses organisations avant-gardistes étaient passées de cabines à des aménagements de bureaux ouverts ces dernières années, avant même que la pandémie ne se produise. Au lieu de cela, ils ont commencé à adopter des techniques de travail dynamiques telles que le travail flexible et basé sur l’activité. Et avec la pandémie, ces approches font définitivement partie de la modernisation du lieu de travail.

Configuration du travail pré-pandémique

Avant que le coronavirus ne prenne d’assaut le monde, vous vous préparez peut-être à travailler au bureau à 9 heures du matin. On s’attendait à ce que vous travailliez à votre bureau dédié, assistiez à des réunions en personne et discutiez tous les jours avec vos collègues. Ensuite, lorsque l’horloge sonnait 17 heures, vous rentriez probablement chez vous et répétez le même cycle tous les jours pendant des années. Vous pouviez parfois penser à travailler à distance, mais votre responsable aurait pu être sceptique quant à la productivité des employés travaillant en dehors du bureau.

Cependant, lorsque vous avez expérimenté le travail à domicile en raison de la pandémie, votre entreprise a parfaitement adopté le travail à distance. Bien qu’il y ait eu des défis dans les réunions numériques et la communication au sein de votre organisation, vous l’auriez déjà contourné. Le bon côté était que cela vous épargnait le stress des déplacements et les longues files d’attente dans les ascenseurs, les magasins ou même les salles de repos.

Pendant la configuration du travail en cas de pandémie : travail à distance (travail à domicile)

À ce moment-là, vous travaillez probablement à domicile depuis plus d’un an. Vous pourriez vous habituer aux réunions virtuelles, travailler en short et en pantoufles et profiter du confort de votre canapé. Bien sûr, il peut arriver que vous manquiez d’interactions en face à face avec vos collègues de travail, mais d’une manière ou d’une autre, l’happy hour virtuel comble le vide.

L’objectif principal des chefs d’entreprise est désormais de déterminer comment ramener leurs employés sur leur lieu de travail sans risquer leur santé. La configuration de travail traditionnelle n’est plus adaptée à la situation. La grande question est donc de savoir comment préparer votre bureau à la transition vers un environnement de travail hybride ?

Certaines de vos listes de tâches sont peut-être les politiques régulières obligatoires d’assainissement et de nettoyage, les horaires de travail alternatifs et le port d’EPI. De plus, certaines organisations envisagent de modifier leurs stratégies immobilières et d’acquérir un siège social. Mais cette idée peut leur coûter cher. Quelle que soit la manière dont vous répondez à ces préoccupations, cela aura un impact significatif sur votre lieu de travail dans l’ère post-pandémique.

La nouvelle configuration normale du bureau après 2021

Les propositions et les idées sur la façon dont un environnement de travail hybride fonctionnera à l’avenir sont abondantes. En raison des considérations de santé et du mandat du gouvernement, la plupart des gens conviennent que les choses doivent changer. Beaucoup de vos employés pourraient même s’habituer à travailler à distance et hésiter à travailler au bureau. Mais tous les employés ne veulent pas travailler à la maison tout le temps. La plupart des employés préfèrent toujours travailler au bureau presque tous les jours et avoir le temps de travailler à la maison les autres jours. En résumé, la plupart d’entre eux préfèrent travailler dans un environnement de travail hybride.

Cependant, certains employeurs peuvent ne pas accepter de travailler à domicile, affirmant que cela peut réduire la collaboration, la communication et la culture d’entreprise. Mais tout peut avancer avec une planification, une préparation et une coopération appropriées. Par conséquent, il est prudent de dire que l’avenir du lieu de travail peut encore être un havre de collaboration et d’interaction. Les travailleurs à distance peuvent toujours être à leur plus haute productivité. Tout est réalisable avec un système et une technologie adaptés comme un outil de planification en ligne qui peut prendre en charge la nouvelle méthode de travail.

Technologie logicielle de réservation de bureau essentielle pour une transition transparente

Une nouvelle méthode de travail exige des solutions innovantes. Le lieu de travail post-pandémie nécessite des solutions qui accélèrent la flexibilité et rationalisent la gestion de l’utilisation de l’espace de travail. De nos jours, les institutions s’appuient sur un système de réservation de salles de réunion en ligne pour répondre à ces besoins. De plus, un excellent outil de réservation de salles en ligne facilite efficacement les stratégies requises pour une transition sûre et fluide. Voici ce qu’il peut offrir :

Logiciel de bureau partagé

L’époque où l’on travaillait sur un bureau permanent et où l’on était assis l’un à côté de l’autre est révolue. Étant donné qu’un moyen efficace de prévenir l’infection virale est la distance physique, les chefs d’entreprise doivent réorganiser les bureaux qui se conformeront à une distance de 2 mètres entre eux.

Le hot desking est un système qui vous permet de désactiver un bureau pour la réservation afin que les travailleurs puissent automatiquement se conformer à l’espace sécurisé. Il prend également en charge le travail flexible ou basé sur l’activité que les travailleurs post-pandémiques recherchent lorsqu’ils retournent au bureau. Ce logiciel de réservation de bureau simplifie le système de hot desking :

• Vous permet, à vous et aux membres de votre équipe, de réserver un espace de travail disponible maintenant ou plus tard afin que vous puissiez planifier votre temps au bureau sans tracas
• Réservez un bureau pour une journée ou une semaine à l’avance, afin de ne pas avoir à le faire à chaque fois que vous devez travailler au bureau
• Trouvez rapidement vos coéquipiers sans leurs sièges dédiés à l’aide du logiciel de réservation de bureau en ligne ou de l’application de réservation de salle
• Personnel adéquat et logiciel de planification des salles Microsoft pour réduire la densité du lieu de travail
• Prévoyez suffisamment de temps pour nettoyer et désinfecter les espaces de travail entre les utilisations
• Avertit automatiquement le personnel de désinfection lorsqu’un bureau doit être nettoyé
• Vous permet de créer des politiques de nettoyage systématiques pour chaque espace de travail
• Réinitialisez le plan d’étage pour les zones de bureau partagées supplémentaires.

Application gratuite de réservation de bureau

Une application de réservation de bureau gratuite peut rapidement aider les employés à adopter la transition, comme la technologie logicielle de bureau partagé. Les travailleurs à distance peuvent toujours naviguer dans le logiciel de réservation de bureau, même à la maison, au café ou en déplacement. Ils peuvent facilement :

• Réservez un bureau sur place ou avant leur arrivée au bureau pour ne passer que les heures dont vous avez besoin pour travailler
• Il élimine la transmission de virus car ils sont les seuls à toucher leurs gadgets
• Moins d’interaction en personne lors de l’enregistrement dans un espace de travail
• Enregistrez-vous à un bureau en quelques clics
• Cela vous fait gagner du temps lors de la recherche d’un bureau ou d’un membre d’équipe.

Logiciel de réservation de salle

Alors que votre entreprise reprend tout son fonctionnement, vous devez compter le nombre de jours avant de vous retrouver dans une salle de réunion à cause de l’afflux de réservations programmées des autres services. Bien sûr, lorsque vous travaillez toujours à domicile, les réunions virtuelles sont à la mode, et même lorsque vous vous rencontrez tous les jours, vous n’aurez pas à vous soucier de vous rapprocher de l’infection. Mais maintenant que les gens sont physiquement présents sur leur lieu de travail, le risque est très élevé, surtout pour ceux qui n’ont pas été vaccinés. Par conséquent, organiser une réunion de groupe en face à face nécessite une distance de sécurité et un système de réservation de réunion approprié.

Un logiciel de planification de salle est un programme puissant qui vous permet de gérer votre salle de réunion, notamment en tenant compte de la sécurité de chacun. De plus, un système de réservation de salle de conférence est un outil efficace pour :

• Trouver rapidement une salle libre grâce à votre site de réservation de salles en quelques clics
• À l’aide d’un écran de gestionnaire de salle, vous pouvez afficher les réservations actuelles et à venir pour une salle spécifique, afin de connaître le meilleur moment pour planifier votre réunion.
• Limitez les participants à la réunion pour tenir compte de la distanciation physique à l’intérieur de la salle
• Réservez l’équipement avec la réservation de la salle, vous n’avez donc pas à contacter le personnel qui y est affecté
• Avertit automatiquement le personnel de désinfection lorsqu’une pièce doit être nettoyée
• Prévoyez suffisamment de temps pour nettoyer et désinfecter les salles de réunion entre les utilisations
• Vous permet, à vous et aux membres de votre équipe, de réserver une salle de réunion disponible maintenant ou plus tard afin que vous puissiez planifier votre temps au bureau sans tracas
• Trouvez rapidement la salle de vos collègues à l’aide du logiciel de réservation de salle en ligne ou de l’application de réservation de salle.

Application gratuite de planification de salle de conférence

La réservation de salle de réunion est plus facile avec une application gratuite de planification de salle de conférence. Comme le logiciel de réservation de salles basé sur le Web, il optimise votre temps lorsque vous avez besoin d’une salle de réunion. La meilleure chose est que vous pouvez profiter du système n’importe où et n’importe quand. Voici quelques-unes des façons dont il peut vous aider à passer votre journée de travail dans la « nouvelle normalité » :

• Réservez une salle sur place ou avant leur arrivée au bureau pour ne passer que les heures dont vous avez besoin pour travailler
• Élimine la transmission de virus car ils sont les seuls à toucher leurs gadgets
• Moins d’interaction en personne lors de la confirmation de l’invitation à la réunion
• Enregistrez-vous dans une salle en quelques clics
• Vous avertit lorsqu’il y a des changements dans votre réunion planifiée, même lorsque vous n’êtes pas au bureau

Cela vous fait gagner du temps lors de la recherche d’une salle ou d’un membre de l’équipe.

Logiciel de gestion des vaccins

Chaque gouvernement dans le monde s’efforce de fournir des vaccins à tout son peuple. Les pays qui ont administré des injections de vaccin à la majeure partie de leur population peuvent désormais éliminer les masques et peuvent s’attendre à un risque moindre d’être infectés. Mais comme nous l’avons dit, tout le monde n’est pas disposé à se faire vacciner.

Par conséquent, les chefs d’entreprise doivent surveiller l’historique des vaccins de chacun des membres de leur équipe pour s’assurer qu’ils sont tous en sécurité. Un logiciel de gestion des vaccins est spécialement conçu pour cela. Il vous aide efficacement :

• Suit et surveille l’historique de vaccination de vos employés, y compris le vaccin COVID-19
• Il s’agit d’une fonctionnalité logicielle essentielle qui prend en charge les fonctionnalités de recherche des contacts et respecte les protocoles de sécurité sur le lieu de travail.
• Vous informer du calendrier de vaccination suivant du membre de votre équipe ou des injections de rappel à venir par e-mail et SMS.
• Fournit une mise à jour en temps réel sur l’historique de vaccination des membres de votre équipe
• Génère une liste de tous vos employés avec des catégories de vaccins, y compris la date de vaccination, les besoins de rappel, le type de vaccin, la date d’administration des rappels et l’achèvement du rappel
• Il rationalise la procédure de vaccination des membres de votre équipe et s’assure qu’ils respectent leurs doses.
• Gestion facile des vaccins avec une plateforme de suivi et de surveillance de la gestion des vaccins qui suit le processus de vaccination du membre de l’équipe depuis l’enregistrement, l’administration de la dose initiale à la dose finale et le suivi des symptômes et des réactions
• Dispose d’une gestion des contacts fiable qui vous aide à répondre aux questions fréquemment posées et à tirer parti des e-mails/SMS pour l’engagement de l’entreprise, l’éligibilité aux vaccins et les enquêtes sur la santé.

Conclusion

Selon des rapports récents, dans certains pays, les personnes vaccinées ont quand même contracté la maladie à coronavirus. D’autres pays connaissent une nouvelle poussée de la pandémie. Les experts ont déclaré que vous deviez vous faire vacciner contre Covid pour vous épargner une infection. Cependant, l’efficacité elle-même ne dit pas que vous ne tomberez pas malade à 100 %.

Les gens ont besoin de travailler, et tout le monde n’a pas le privilège de travailler à domicile. Par conséquent, le meilleur de la santé et la prise de mesures de précaution sont toujours nécessaires pour un lieu de travail sûr.

Chez DeskFlex, nous sommes là pour vous aider à encourager vos employés et vos organisations à maintenir une distance de sécurité pour un retour au travail en toute sécurité afin de réduire la menace de contamination virale au bureau.

Le logiciel de planification de salles et de bureaux DeskFlex possède toutes les fonctionnalités technologiques essentielles mentionnées ci-dessus pour prendre en charge les environnements de travail hybrides et vous aider à mettre en œuvre les politiques de sécurité sanitaire requises. Le retour au bureau n’est pas une promenade dans le parc, mais lorsque vous êtes équipé des connaissances appropriées et d’un logiciel de planification des salles et des bureaux, votre entreprise reprendra ses activités commerciales habituelles en un rien de temps.