Facilitez la planification du retour au travail : outils et technologies pour soutenir la gestion de l'espace de travail

Si vous êtes un employeur qui s’éveille à cette nouvelle réalité, rassurez-vous du fait qu’il existe des outils et des technologies ici pour vous soutenir.

Paradigme du lieu de travail post-COVID

Les employeurs seraient avisés de surveiller certaines tendances spécifiques qui définissent le lieu de travail du « nouvel ordre ». Ceux-ci inclus:

• Moins d’employés travaillant au bureau, et plus d’entre eux télétravaillant à domicile
• Plus besoin de distanciation sociale entre collègues au bureau
• Capacité de travail réduite dans un avenir prévisible, alimentant le besoin de moins de bureaux et de cubicules permanents
• Plus grand besoin de planifier un espace de travail limité, avec plus de flexibilité pour un travail impromptu

Les employeurs pourraient mettre en place des procédures simplistes, comme des journaux de connexion, des feuilles de calcul en ligne, etc., pour gérer la vie dans le lieu de travail du « nouvel ordre ». Cependant, ces solutions risquent de se désynchroniser rapidement avec la réalité des bureaux. Il doit y avoir un meilleur moyen?

Heureusement, il existe la méthode DeskFlex !

Hébergement et planification de l’espace de travail

Le « nouvel ordre » obligera les employeurs à être beaucoup plus intelligents dans leur utilisation des installations d’espace de travail existantes (limitées) :

• Si seulement la moitié de votre personnel travaille depuis le bureau, pourquoi ouvrir tout l’étage ?
• La plupart du personnel du 1er étage travaille à domicile, pourquoi le mettre sous tension et le rendre disponible ?
• Si John de B1, Sally de F7, Marge de M3 et Zack de M4 collaborent sur un projet, pourquoi ne pas les mettre dans des cubes non contigus – B1, B3, B5 et B7 – et fermer tous les cubes de la zone F et M ?
• Pourquoi ne pas déplacer la poignée d’employés de l’aile ouest vers l’aile est et programmer l’extrémité ouest pour un nettoyage et une désinfection de routine ?

Avec le logiciel DeskFlex Room Scheduling, les responsables du personnel et des installations pourront prendre des décisions basées sur les données à ce sujet – et bien d’autres ! – aspects du nouveau paradigme du lieu de travail. La planification simple et flexible des salles et des actifs signifie une utilisation plus efficace des installations de l’entreprise. Et, l’intégration avec les systèmes d’entreprise, comme Active Directory et Microsoft Exchange, permet une flexibilité accrue pour modifier et mettre à jour les horaires en un rien de temps !

Gestion de l’état des bureaux et des cubicules

Les appareils axés sur la technologie, comme FlexCube, sont un excellent moyen d’aider le personnel de la « nouvelle commande » à naviguer dans le monde des affectations de bureau et d’espace de travail. Code couleur, le cube permet immédiatement au personnel, à la recherche d’un espace de travail vacant, de savoir quel est l’état des bureaux, modules et postes de travail à proximité.

Compatible Bluetooth, Wi-Fi et pris en charge par code QR, le personnel peut utiliser cet appareil pour déstresser leur recherche d’espace de travail. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles lorsque des situations impromptues et ad hoc « arrivent tout simplement! ».

Gestion de la distanciation sociale

Jusqu’à ce qu’il y ait des preuves claires que COVID-19 n’est plus une menace, la distanciation sociale sur le lieu de travail est là pour rester. Malheureusement, avec le bourdonnement d’un lieu de travail occupé, travailler ensemble tout en restant à l’écart est un défi. Et c’est là que les balises DeskFlex équipées de la technologie peuvent aider.

Les balises permettent aux appareils Bluetooth d’envoyer et de capturer des informations sur de courtes distances. Les appareils mobiles connectés à une balise recevront rapidement des alertes, signalant leur proximité avec le signal. Les balises peuvent faire plus que simplement envoyer des alertes. Utilisez-les pour diffuser la disponibilité/l’état d’utilisation des actifs à proximité, tels que les tableaux d’équipe, l’équipement audiovisuel et même les bureaux et les postes de travail.