Façons positives d'influencer les changements d'espace de travail

Il y a une dizaine d’années, si quelqu’un vous avait dit que vous travailleriez principalement à domicile, il est probable que vous l’auriez fait rire de votre bureau et claqué la porte au nez ! Aujourd’hui, assis dans votre bureau à domicile, vous souririez à cette rencontre. Et, si quelqu’un avait dit que le jour viendra bientôt où vous n’aurez plus de bureau… vous auriez probablement appelé la sécurité pour s’occuper de lui. Aujourd’hui, assis en face d’un collègue qui partage votre cubicule, vous vous demandez comment cette personne voyait l’avenir !

Réussir le changement d’espace de travail

Ces changements de paradigme dans notre façon de travailler ont changé la façon dont les concepteurs de lieux de travail et les chefs d’équipe planifient, organisent et allouent les espaces de travail. Cependant, les changements d’espace de travail peuvent ne pas être efficaces lorsqu’ils sont appliqués unilatéralement. Voici quelques façons positives d’influencer un tel changement.

1) Le test de préparation :

Avant de commencer à abattre des murs et à arracher des portes, faites une pause et réfléchissez si votre organisation (pas seulement vous !) Est prête à changer le statu quo. Le changement est toujours difficile à accepter ; mais lorsqu’il s’agit d’un réalignement majeur de l’espace de travail, cela devient plus difficile. En effet, le personnel passe généralement plus de la moitié de sa vie éveillée sur son lieu de travail. S’ils perçoivent les changements à venir comme perturbant inutilement leur vie, vous rencontrerez probablement une résistance importante.

2) Le processus de consultation :

Pour évaluer l’état de préparation de l’organisation aux changements d’espace de travail et pour influencer positivement ces changements, vous devez engager une consultation approfondie avec votre personnel. « Consultation » ne signifie pas présenter aux employés une liste d’options parmi lesquelles choisir. Au lieu de cela, sollicitez les commentaires de tous les niveaux du personnel et examinez objectivement chacune de ces propositions de manière ouverte et transparente.

3) Utiliser la communication comme influenceur :

La plupart des employés sont des individus rationnels et raisonnables. S’il y a des aspects positifs à, par exemple, réduire le nombre de bureaux et les convertir en postes de travail multi-utilisateurs, demandez aux RH, aux responsables du personnel et aux planificateurs d’installations de communiquer clairement ces avantages aux masses. Tenir des séances régulières de type assemblée publique et tendre la main aux employés de base par le biais de groupes de travail pourraient aider.

4) La logistique :

La réorganisation des aménagements d’espace de travail existants et leur transformation en un nouveau concept ne se feront pas du jour au lendemain. Vous devez tout planifier, des architectes aux ingénieurs, en passant par les déménageurs et les bricoleurs. Vous aurez besoin d’électriciens et d’informaticiens, de peintres et d’équipes de moquette… et bien plus encore. Les meilleures expériences de transformation de l’espace de travail se produisent en tenant compte de petites choses dans votre plan, comme des plantes vivantes et un éclairage personnalisé.

Passer d’un aménagement de bureau à un espace de travail à concept ouvert peut nécessiter des considérations supplémentaires, telles que la proximité des équipes, des espaces pour les réunions, des sièges pour les dirigeants et la direction et des zones de remue-méninges. L’idée centrale du succès, cependant, est de consulter abondamment et de planifier méticuleusement !

La vie après transformation

Dans la mesure du possible, il peut être utile de s’appuyer sur les technologies de planification et d’attribution de l’espace de travail pour rendre votre vie professionnelle après la transition moins stressante. Un excellent exemple de ces technologies est les plans d’étage 3D personnalisés.

Lorsque vous passez d’un agencement de bureau fermé à un espace de travail à aire ouverte, des cartes 3D vous aident à visualiser à quoi ressemble votre agencement, en identifiant chaque module, bureau et espaces de travail communs. Intégrées aux outils de communication d’entreprise, tels que Microsoft Exchange/Outlook, ces cartes constituent un moyen dynamique et attrayant de visualiser vos espaces de travail. Les planificateurs peuvent voir quels postes de travail, bureaux ou modules sont vacants, qui occupe quel espace et où il y a des opportunités de rationaliser l’espace – par ex. co-localisez les équipes ou réduisez l’espace perdu.

Bien que le changement d’espace de travail puisse être stressant, des technologies telles que la planification des salles et les écrans tactiles des postes de travail peuvent également aider à atténuer une partie de ce stress. Et si le changement est moins stressant, le personnel l’acceptera plus facilement, ce qui se traduira par une plus grande productivité au travail.