Faire fonctionner les sièges flexibles : comment réussir avec les outils de planification de l'hôtellerie et du bureau.

L’impératif actuel du travail à domicile a amplement démontré qu’il (le travail à distance) est pratique. Cependant, la baisse de 2,5 % de la productivité du travail dans le secteur des entreprises non agricoles au premier trimestre de 2020 reflète la baisse trimestrielle la plus importante depuis le quatrième trimestre de 2015. Bien qu’une grande partie de cette baisse puisse provenir d’heures travaillées perdues, une partie peut également avoir à voir avec les inefficacités du travail à domicile.

Les employés et les employeurs peuvent donc envisager des options flexibles pour travailler à domicile et au bureau, s’ils le souhaitent ; et le logiciel de gestion de l’espace de bureau est le moyen de planifier et de mettre en œuvre de telles stratégies.

Pourquoi faire travailler les muscles de votre espace de travail ?

Le monde des espaces de travail flexibles n’est pas nouveau du tout ! En fait, de nombreuses entreprises mondiales l’offrent en option aux employés qui soutiennent des équipes dispersées géographiquement, sur plusieurs fuseaux horaires. L’idée derrière le travail flexible est que le personnel travaille un nombre d’heures convenu par semaine, mais il y a une grande flexibilité quant au moment et à l’endroit où ils travaillent. Alors, pourquoi les organisations autoriseraient-elles de tels horaires de travail ?

1) Tout d’abord, comme indiqué précédemment, les exigences opérationnelles exigent parfois de la flexibilité

2) Deuxièmement, certains employés travaillent mieux dans certaines situations, comme depuis leur chalet ou entre 18h00 et 4h00 du matin – ce sont peut-être des « gens de la nuit » !

3) Enfin, certaines personnes talentueuses peuvent avoir d’autres engagements – comme s’occuper de parents âgés ou de jeunes enfants – qui les empêchent de travailler des heures « normales ». Le travail flexible est un moyen de retenir ces talents au sein de l’organisation

Ainsi, bien que le travail flexible satisfasse les employés et les employeurs, il a un impact sur l’allocation et la planification de l’espace de travail. Par exemple, pourquoi une entreprise attribuerait-elle un bureau permanent à un cadre qui ne travaillera pas au bureau pendant les 7 prochains mois ? Ou pourquoi « réserver » un bureau 24 heures sur 24. Quand un membre du personnel ne l’utilise que de 18h00 à 4h00 ? Pourquoi ne pas laisser quelqu’un d’autre utiliser cet atout pendant les heures de travail « régulières » ?

Le compagnon des jongleurs de l’espace de travail

Le travail flexible n’est pas qu’un cliché – c’est une façon intelligente d’optimiser et d’utiliser les espaces de travail rares dans le nouveau paradigme du lieu de travail d’aujourd’hui. Cependant, la planification, la mise en œuvre et le suivi des horaires de travail flexibles sont un acte de jonglage. Parce que les individus et les groupes d’employés peuvent constamment avoir des plans tournants pour être au bureau (ou en déplacement !). Il est difficile pour la planification des stylos et des carnets de notes de suivre. Et quelle que soit l’intelligence de votre feuille de calcul Excel basée sur les macros. Cela finira toujours par une surréservation, une double réservation et une non-réservation des ressources de l’espace de travail.

Le logiciel Flex Office est le bon outil pour relever le défi. Avec le logiciel DeskFlex Room Booking, les administrateurs d’espace de travail peuvent planifier efficacement l’espace de bureau, les salles de conférence et l’équipement de bureau sans se soucier de tout gâcher. En fait, parce que ces outils sont intégrés aux outils de planification d’entreprise et aux annuaires du personnel, comme Microsoft Exchange. Et Active Directory, le personnel a le pouvoir de voir les bureaux, cabines et salles disponibles, de les réserver ou de les libérer en ligne. Et même annuler et réserver à nouveau si leurs plans changent en un instant.

Lorsqu’il est associé à d’autres outils de planification des installations et des salles de travail, les gestionnaires de personnel et les administrateurs d’espace de travail peuvent utiliser un logiciel de gestion de l’espace pour rendre le travail flexible extrêmement productif. Non seulement le personnel aura une journée de travail sans stress (semaine, mois !). Mais cela optimisera également l’utilisation des espaces de travail rares et coûteux dans l’ensemble de l’organisation.