Lorsque la poussière du COVID-19 se déposera enfin – aussi près que jamais ! – les entreprises devront faire face à une nouvelle réalité sur leur lieu de travail : comment accueillir notre personnel pour le retour au travail, tout en gardant la distance physique au premier plan. Et, au fur et à mesure que les employeurs commenceront à mettre en place ces stratégies, ils auront besoin de toute l’aide possible. Heureusement, DeskFlex, avec son logiciel innovant d’outils de distanciation sociale pour l’hôtellerie de bureau et la planification des actifs de l’espace de travail, a une solution.

Au lendemain de la COVID-19, la distanciation physique sera de mise sur les lieux de travail pendant un certain temps. Alors que de nombreux employés peuvent retourner au bureau, d’autres peuvent encore exercer leur option de travail à distance. Malheureusement, la plupart des lieux de travail ne sont pas construits ou aménagés pour soutenir de manière organique les équipes travaillant ensemble – mais séparément !

Et c’est le défi numéro un pour les employeurs qui élaborent des stratégies pour accueillir bientôt des milliers d’employés de retour au travail. Certaines stratégies, envisagées par les employeurs, comprennent :

1) scotcher des segments du bureau

2) instituant une utilisation échelonnée des espaces communs, comme les cafétérias et les salons

3) afficher des avis sur les bureaux et les cubiculess que le personnel doit éviter d’utiliser

4) demander à des responsables sarcelles de se promener dans le bureau pour intervenir dans les cas où le personnel viole les protocoles de l’entreprise en matière de distanciation physique

Ces stratégies pourraient bien fonctionner pour les lieux de travail qui ont un nombre limité d’employés – dix, vingt ou plus. Mais que faites-vous pour assurer la distanciation sociale dans les organisations employant une centaine de salariés ou plus ? Comment scotchez-vous ou collez-vous des avis papier dans des bureaux à plusieurs étages ? Il est difficile de visualiser, planifier, mettre en œuvre et suivre manuellement une telle initiative.

Alors, quelle est la solution ? Cartographie visuelle intégrée au logiciel de réservation de salle !

Plans d’étage 3D personnalisés

La plupart des organisations ont des plans d’étage et des plans de salle à jour de leurs espaces de travail. Avec la cartographie d’étage 3D personnalisée DeskFlex, les employeurs peuvent désormais transformer ces cartes manuelles/analogiques en aides visuelles puissantes pour aider à la planification des sièges de retour au travail.

Une fois numérisés et intégrés au logiciel de calendrier d’entreprise comme Microsoft Exchange ou Active Directory, les planificateurs auront une vue en temps réel de ce à quoi ressemble le bureau – à tout moment :

1) Sachez quels bureaux sont libres et lesquels sont disponibles

2) Voir les cubicules occupées par le personnel et celles qui sont vacantes

3) Évaluer comment optimiser les espaces polyvalents, comme les salles de conférence et les salles de réunion

Des repères visuellement codés par couleur mettent en évidence le statut de chaque espace de travail, permettant aux planificateurs de voir instantanément où la densité de personnel semble être élevée. Pour imposer la distanciation sociale, les administrateurs peuvent « réserver » (signal rouge) tous les autres bureaux à l’avance, afin que le personnel ne les réserve pas sans le savoir. Le personnel peut également être rapidement réaffecté à un espace de travail qui sépare les gens conformément à la politique de distanciation physique de l’entreprise.

Donner de la flexibilité au personnel

La cartographie des sols 3D personnalisée permet au personnel de changer rapidement de siège, si nécessaire, pour s’assurer qu’ils ont des sièges à proximité de leurs équipes respectives. Les administrateurs peuvent afficher la carte 3D de l’ensemble de l’étage et localiser rapidement l’espace libre approprié, le cas échéant, pour répondre en toute sécurité aux demandes de sièges du personnel.

Parce que l’outil fonctionne à partir du répertoire du personnel de l’entreprise et se synchronise avec les profils des employés en ligne, il offre aux planificateurs d’espace de travail une vue unique sur les besoins en sièges actuellement disponibles et futurs. Ces deux éléments de données sont cruciaux pour toute stratégie de retour au travail et peuvent également être utilisés par un logiciel de réservation de salle pour ajouter de la flexibilité à la planification des sièges de l’espace de travail.