Incroyables façons dont les organisateurs d'événements peuvent utiliser une application hôtelière pour organiser des événements d'entreprise

Les entreprises ne se concentrent pas uniquement sur les revenus générés par les produits et services. Pour atteindre les partenaires, ils doivent réseauter, organiser des événements d’entreprise. Ces événements ont tendance à être assez importants et nécessitent des efforts importants pour être organisés.

Pour ce faire, ils ont besoin de bons outils, et le logiciel de planification des salles est étonnamment efficace pour cela. Bien que la gestion des invités et des participants puisse être un défi, offrir une expérience positive est à portée de main.

Quels sont les types d’événements d’entreprise ?

Pour de nombreuses entreprises, en particulier les startups, les événements d’entreprise sont une opportunité de réseauter et de présenter des produits et services. Cependant, la pandémie a provoqué le report ou l’annulation de ces événements.

Récemment, alors que de plus en plus d’entreprises rouvrent, de plus en plus de personnes sortent et font ce qu’elles faisaient avant la pandémie. Cette transition permet également aux organisateurs de gérer des événements en direct.

Voici quelques exemples que vous pourriez rencontrer à un moment donné :

Expositions de marketing d’entreprise

Les expositions de marketing d’entreprise, communément appelées foires commerciales, permettent aux entreprises et aux organisations d’exposer leurs produits et services. Ils ont lieu dans de vastes zones, souvent des centres de congrès, et ont tendance à être réservés aux membres de l’industrie.

Les salons professionnels sont importants car ils permettent à des entreprises moins connues d’entrer en contact avec des médias. Dès la sortie de nouveaux produits et services, les sites d’actualités et les blogs peuvent facilement en faire la promotion.

Séminaires Et Ateliers

Avec des séminaires et des ateliers, les gens traversent différentes salles pour écouter les principaux intervenants et participer à des activités. Ces discours et activités sont organisés pour les invités et les participants qui souhaitent améliorer un ensemble de compétences spécifiques.

Conférences sur le leadership

Les conférences sur le leadership impliquent plusieurs conférenciers invités et un large éventail de publics. De nombreuses entreprises envoient leurs managers, superviseurs et chefs d’équipe assister à des conférences sur le leadership afin d’améliorer leurs compétences en gestion des personnes. La salle de conférence peut parfois ressembler à une salle de cinéma. Des conférenciers invités présenteront leur sujet sur scène avec des visuels audio-vidéo.

En plus de la fonction de réservation de salles et d’espaces du logiciel, une application hôtelière peut rationaliser certains événements pour les organisateurs et le personnel. Avec les bonnes fonctionnalités personnalisées dans votre arsenal, vous pouvez surveiller le trafic piétonnier et fournir des instructions générales. Après avoir téléchargé un plan d’étage 3D, les gestionnaires d’installations et les organisateurs peuvent désigner des espaces réservés aux participants et aux invités.

Comment une application hôtelière peut rationaliser la gestion des événements pour les organisateurs et les participants

Les organisations doivent donner la priorité aux protocoles de visite pour les participants et les organisateurs. Cela signifie offrir une expérience positive avant, pendant et après l’événement. La première étape de cette expérience est une bonne planification et une bonne allocation de l’espace.

Un logiciel d’espace de bureau permet de minimiser les réservations et les confusions de calendrier pour garantir le bon déroulement des événements et des activités. Voici quelques façons dont un système hôtelier peut le faire :

Tenir un registre des participants

La tenue de dossiers est l’objectif fondamental d’un système de gestion des visiteurs. Il automatise le processus d’enregistrement, en particulier pour les grands événements avec un nombre considérable de participants. Les lieux de l’événement peuvent garder une trace des participants locaux et des visiteurs d’autres villes.

Cependant, il ne s’agit pas seulement d’automatiser le processus de réservation et de connexion. Le système confirme les réservations des participants, en conservant des enregistrements de toutes les non-présentations et des billets d’événement réservés confirmés.

Dans le cas d’ateliers et d’événements, les organisateurs doivent également tenir des registres. Grâce à sa fiabilité, car l’enregistrement au stylo et au papier prend tellement de temps, l’enregistrement numérique est la voie à suivre.

Gestion du trafic piétonnier dans les locaux de l’événement

Les nouveaux visiteurs ont besoin d’instructions simples pour les directions. Les événements dans de grandes zones peuvent être encombrés, ce qui prend du temps pour naviguer sans instructions.

La gestion de la circulation piétonnière permet également d’avoir un nombre limité de personnes dans une zone particulière. En raison des directives de distanciation sociale, les organisateurs ont besoin d’un logiciel d’hôtellerie de bureau pour fournir une distance raisonnable entre les participants.

Une autre chose à retenir est de s’assurer de la disponibilité des salles. Une fois que les invités arrivent dans cette salle, celle-ci doit être disponible et prête pour l’événement. Un logiciel d’hôtellerie de bureau prévoit que ces salles sont réservées à ces événements spécifiques.

Améliorer l’expérience des clients

Les systèmes d’hôtellerie de bureau automatisent et rationalisent les différents processus des événements, de la restauration à la planification. Tout cela se traduit par une expérience améliorée pour les participants et les organisateurs.

Lorsque les invités ont une expérience positive lors d’un événement, ils sont plus susceptibles de s’en souvenir et d’en parler. Cela signifie qu’ils sont enclins à l’attendre à nouveau.

De plus, les organisateurs sont plus susceptibles de recevoir des offres pour différents partenariats et clients potentiels. Tout cela se traduit par de meilleures connexions sur le long terme.

3 fonctionnalités de l’application hôtelière pour assurer une gestion fluide des événements

Les responsables utilisent des applications de planification de salle pour allouer des espaces de travail et des salles de réunion et des horaires spécifiques pour les réserver. Ce dernier leur permet de créer une période où l’équipe d’entretien peut nettoyer lesdites salles pour la prochaine réunion.

Avec quelques ajustements, les organisateurs d’événements peuvent les utiliser pour offrir une expérience fluide aux participants. Dans certains cas, les similitudes leur permettent d’utiliser le logiciel sans aucune modification, à l’exception du plan d’étage.

En plus de cela, d’autres fonctionnalités peuvent aider à gérer les événements plus efficacement :

• Intégration d’applications

L’intégration d’applications pour les logiciels hôteliers est nécessaire pour de nombreux bureaux afin de minimiser le nombre d’applications utilisées. L’intégration d’applications ajoute encore plus de commodité aux organisateurs d’événements, car ils n’ont pas à suivre trop d’outils.

De plus, les activités planifiées créées à partir d’applications intégrées telles qu’Outlook, Active Directory, Zapier et Okta peuvent également se refléter automatiquement dans le système hôtelier.

• Protection des réunions abandonnées

Les doubles réservations et les non-présentations peuvent ralentir tout événement, en particulier avec les conférences, les ateliers et les séminaires. Une application hôtelière avec protection de réunion abandonnée peut libérer des espaces si personne ne s’est enregistré pendant une certaine période.

En libérant automatiquement les salles, les organisateurs peuvent reprogrammer certaines activités ou les déplacer plus rapidement vers des salles vacantes. Cela peut également bien fonctionner dans les salons professionnels où les participants ayant besoin de stands ont du mal à trouver les places qui leur sont attribuées.

• Réservation de matériel

Outre la réservation d’espaces et de salles, les organisateurs d’événements peuvent également souhaiter réserver du matériel pour diverses raisons. Ceux-ci pourraient être pour le présenter à des partenaires ou clients potentiels ou pour l’utiliser lors de l’animation de l’événement.

Conclusion

Un logiciel de partage de bureau est un excellent outil dans l’arsenal de toute entreprise, mais c’est aussi un incontournable pour les organisateurs d’événements. Ainsi, ils doivent tenir compte de nombreux facteurs lors de la planification d’événements d’entreprise, tels que la circulation piétonnière et la sécurité.

L’accueil d’événements importants dans des espaces physiques nécessite les bons outils. Et trouver les assistants appropriés n’est pas si difficile à trouver, et ils peuvent aussi être étonnamment flexibles. Le logiciel approprié peut réduire les tracas liés à l’organisation d’événements et plus encore.