La planification d’une salle pour une réunion peut être infiniment compliquée, car de nombreuses variables influencent le processus de planification. La coordination de ces variables peut sembler intimidante, en particulier dans un environnement commercial à enjeux élevés. Mais trop réfléchir au processus peut simplement conduire à plus d’anxiété. La planification efficace des réunions se résume à deux facteurs simples : Quand et Où ?

Le quand

Considérez les parties impliquées. Si vous planifiez une réunion avec un client ou un client, priorisez son emploi du temps sans sacrifier le vôtre. Fournissez-leur quelques heures/dates où vous êtes disponible et laissez-les décider de ce qui fonctionne le mieux. Dans ces cas, il est important de paraître flexible, amical et ouvert au compromis.

Sachez également quand planifier une réunion est nécessaire et quand ce n’est pas le cas. Il existe de nombreuses applications de communication professionnelles qui sont idéales pour une correspondance rapide. Vous venez d’avoir quelques questions sur un projet ? Envoyez instantanément un message à un collègue pour obtenir la réponse et gagnez un temps précieux.

Le Où

Dans le monde connecté d’aujourd’hui, les employés peuvent travailler de manière prolifique sans quitter leur bureau à domicile. Beaucoup pensent que le travail à distance augmente la productivité. Toutes les opérations de certaines entreprises existent virtuellement, avec des employés travaillant à distance depuis différents États et à l’étranger.

Ainsi, lorsqu’il s’agit de planifier des réunions, la question est de savoir où doivent-elles avoir lieu ? Quel canal convient le mieux à votre entreprise pour communiquer des idées et des plans ?

Bien que les réunions en personne soient un meilleur moyen de développer de bonnes relations avec les collègues, les réunions virtuelles peuvent être tout aussi efficaces, en particulier lorsque les membres de l’équipe sont dispersés dans différents endroits. Certaines entreprises utilisent une combinaison des deux, mais cela peut entraîner une réunion unilatérale en faveur des personnes réunies dans une pièce. Une bonne connexion Internet joue un rôle, car si un membre de l’équipe virtuelle rencontre des difficultés techniques, sa contribution à la conversation peut être au mieux minime.

Si les employés vivent dans la même zone, réserver un espace de bureau ou des salles dans des bureaux existants peut être une option viable. De cette façon, ils peuvent avoir une réunion productive en personne sans se soucier des problèmes de connectivité.

Lors de la planification d’une réunion via un logiciel de planification de salle, une communication efficace est essentielle. Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant le lieu et l’heure de la réunion, ainsi que ce sur quoi la réunion sera axée. La plupart des problèmes de productivité commencent à survenir lorsque les détails passent entre les mailles du filet. Un logiciel de planification de salle peut vous aider à garder une trace de ces détails.