Pratiques et étiquette d'hôtellerie de bureau que chaque organisation devrait connaître

De nombreuses personnes travaillent désormais dans des espaces de travail flexibles grâce à l’hôtellerie. Les entreprises et les organisations envisagent de mettre en œuvre les meilleures pratiques et l’étiquette pour rendre ce style de travail plus efficace et à long terme. Celles-ci sont essentielles, en particulier dans les lieux de travail hybrides, car elles responsabilisent les membres de l’équipe tout en améliorant la gestion de l’espace et des ressources.

L’ajout d’un logiciel hôtelier bien établi et riche en fonctionnalités rend l’ensemble du processus transparent et efficace. Il comprend également de nombreux avantages, tels que :

• Meilleure expérience des membres de l’équipe en termes de choix personnel, de tranquillité d’esprit et de flexibilité
• Une transition post-pandémique facile de la configuration à distance à la configuration sur site, car elle prend en charge une variété de modèles de lieu de travail hybrides
• Amélioration de la gestion de l’espace en déterminant où chaque membre de l’équipe s’assoit ou travaille pour la journée
• Pas de surpeuplement car le régime peut contrôler le nombre d’employés pouvant être au bureau à la fois.

Les meilleures pratiques que personne ne devrait ignorer

La façon dont les entreprises s’y prennent pour mettre en œuvre leur régime de travail peut être déterminante pour leur succès. Voici les meilleures pratiques que les gestionnaires d’établissements peuvent suivre pour garantir que l’hôtellerie est correcte dès le départ.

• Communiquer et informer les membres de l’équipe des directives et de l’étiquette avant la transition

Comme toutes sortes de changements de bureau, il est essentiel de préparer les membres de votre équipe et de les soutenir pendant l’ajustement. Communiquez clairement et plus souvent avant de finalement faire la transition.

Bien sûr, vous voulez vous assurer que chacun définit les bonnes attentes en matière d’espace et de conception, de logiciel d’hôtellerie de bureau et d’utilisation appropriée. Si vous avez des politiques spécifiques, informez chacun de ses obligations en utilisant la zone de manière responsable.

• Fournir différents meubles et dispositions

La configuration idéale pour ce type d’environnement de travail offre aux membres de l’équipe différents espaces de travail flexibles. Grâce à elle, ils peuvent réserver le style qui correspond le mieux à leurs besoins pour chaque jour.

Il est essentiel de disposer d’une gamme acceptable de mobilier et d’aménagements appropriés, car les membres apprécieraient l’ergonomie entre laquelle ils peuvent basculer tout au long de la journée. De plus, s’ils ont accès à une pièce calme pour la concentration et à une plus grande pour la collaboration, ils seront plus productifs.

• Choisissez un logiciel d’hôtellerie solide pour votre équipe

Choisir le bon système pour vous aider dans la transition est un élément essentiel auquel vous devez prêter attention. Il devrait inclure des fonctions telles que :

• Répertoire de navigation: cela aide les membres de l’équipe à savoir où trouver l’espace qu’ils ont réservé. Même s’ils n’ont jamais été au bureau auparavant, ou que l’agencement a changé depuis la dernière fois qu’ils y sont allés, ils pourront toujours trouver leur espace rapidement. En outre, un répertoire visuel modernise et améliore également le processus de réservation, car les membres de l’équipe peuvent examiner l’emplacement et les fonctionnalités de chaque espace avant de réserver.

• Capacités mobiles: l’essence même du travail flexible est qu’il convient à une main-d’œuvre mobile. Les gens préfèrent la technologie et les outils de travail pour suivre le rythme de leur vie quotidienne. Une application d’hébergement accessible du bout des doigts montre que les membres de l’équipe peuvent facilement réserver les espaces et les ressources nécessaires lors de leurs déplacements.

• Intégration avec MS Outlook: Le bureau peut fonctionner en douceur et sans tracas si tout ce dont l’équipe a besoin se trouve sur une plate-forme familière. Grâce à un logiciel qui s’intègre à votre système préexistant, vous pouvez optimiser l’expérience des membres de l’équipe tout en gardant les choses simples et efficaces.

• Créez des plans d’étage interactifs pour maximiser et améliorer les avantages

Bien que les répertoires visuels soient utiles aux membres de l’équipe pour trouver leur espace, l’utilisation de plans d’étage interactifs offre plusieurs avantages supplémentaires.

Les membres de l’équipe peuvent facilement se connecter avec leurs coéquipiers car ils peuvent voir où tout le monde est assis.

Ceux qui souhaitent mettre en place une collaboration d’équipe rapide peuvent vérifier instantanément quelles zones sont disponibles pour eux en quelques clics.

Les utilisateurs peuvent localiser leurs collègues ou demander le service et les fournitures dont ils ont besoin.

• Équilibrez la configuration de votre bureau avec le bon logiciel

Un modèle d’hôtellerie réussi a délibérément conçu des outils de travail hybrides qui maintiennent un environnement de travail totalement flexible pour les membres de l’équipe tout en les aidant à devenir productifs. Les outils basés sur le cloud facilitent la collaboration et le contrôle des versions pour que les équipes puissent travailler à tout moment et n’importe où. De même, les bons outils aideront le responsable des installations à superviser et à planifier avec succès l’espace de travail hybride.

Une bonne étiquette fait de vous un bon utilisateur !

La création et l’exécution de règles spécifiques pour les membres de votre équipe sont essentielles au succès de l’hôtellerie de bureau. Il est nécessaire de définir des attentes et une étiquette claires si vous voulez que chacun connaisse ses responsabilités et que tout se passe bien. Voici les cinq règles de base que chaque organisation devrait observer :

• Réservez uniquement ce dont vous avez besoin

Certains utilisateurs peuvent avoir tendance à couvrir leurs favoris et à réserver plusieurs options s’ils ne sont pas encore sûrs de ce dont ils ont exactement besoin. Cette habitude empêche les autres d’occuper un espace réservé qui reste inactif. De plus, cela peut également affecter la fiabilité des données d’utilisation de l’espace et entraîner des tâches et des services inutiles comme le nettoyage et la désinfection des bureaux inutilisés.

Des services de programmation personnalisés spécifiques pour les logiciels associés peuvent atténuer ce problème. Si les utilisateurs savent qu’ils peuvent toujours voir les espaces disponibles et ouverts en quelques secondes, ils sont plus susceptibles d’adhérer à cette politique et de croire que le système fonctionne.

• Soyez aussi silencieux et décent que possible

L’un des inconvénients les plus considérables d’une configuration de travail flexible est la nuisance sonore. Ainsi, les membres de l’équipe doivent considérer leurs tâches pour la journée avant de faire une réservation. Si votre espace offre une variété d’options, ils peuvent choisir de réserver des zones calmes pour les concentrations ou une salle de conférence pour les collaborations.

• Respectez la vie privée de chacun

Tout comme la façon dont tout le monde devrait être attentif au bruit, ils doivent également se rappeler que certaines tâches nécessitent la confidentialité et la protection des informations personnelles. Les membres de l’équipe qui préparent des profils personnels, examinent des CV ou traitent des documents RH doivent travailler en privé. Avec le logiciel d’utilisation de l’espace, vous pouvez mettre en valeur ces zones pour des tâches spécifiques. Et ensuite, vous pouvez créer une directive particulière afin que votre équipe sache quand les réserver.

• Faites une combinaison de sélection d’espace tous les jours

La flexibilité est l’un des principaux avantages de ce type de configuration de travail, et l’ensemble des membres de l’équipe de processus la déstabilise s’ils réservent le même bureau et y restent toute la journée, tous les jours. Les casiers et autres zones de stockage aident à garder les effets personnels et facilitent leur transition loin du besoin déclaré d’un espace permanent.

Les membres de l’équipe doivent également explorer et découvrir différents espaces. Le bon logiciel d’hôtellerie de bureau et la variété appropriée à choisir rendront cela pratique et rapide.

• CLAYGO ( Clean as You Go ) : Nettoyer au fur et à mesure

Si vous réservez dans un hôtel et que vous le trouvez en désordre lors de votre enregistrement, vous ne reviendrez certainement pas à cet endroit. Il en va de même pour l’hôtellerie de bureau. Les utilisateurs doivent être confiants en termes de propreté pour embrasser et adopter pleinement l’organisation du travail. Pour rendre cela possible, chaque membre doit s’assurer que les bureaux et les espaces sont prêts pour l’utilisateur suivant. Ainsi, ils doivent être nettoyés après eux-mêmes.

La retransmission et la mise en avant de la politique du “clean desk » sont essentielles dans cette configuration de travail. Insistez sur la responsabilité collective que partagent tous les utilisateurs pour créer un bureau idéal et hygiénique pour tous.

L’hôtellerie de bureau est un arrangement de travail flexible idéal pour les entreprises et les organisations qui adoptent le modèle de travail hybride. En adhérant aux pratiques et à l’étiquette décrites ci-dessus, tout le monde aura la meilleure expérience d’hôtellerie.