On dit qu’il suffit de quelques semaines pour faire quelque chose (ou ne pas le faire !) pour prendre de nouvelles habitudes. Au cours des derniers mois de confinement, les employés ont peut-être formé et rompu de nombreux rituels nouveaux et anciens de l’espace de travail. Les bureaux qu’ils utilisaient, les salles de réunion où ils se rassemblaient ou l’espace de travail communautaire qu’ils partageaient avec d’autres pourraient désormais appartenir à l’histoire – et ils devront s’adapter.

Les administrateurs d’espace de travail doivent examiner sérieusement les logiciels de gestion de l’espace de travail pour aider à planifier, organiser et programmer de nouveaux rituels sur le lieu de travail.

Fini l’ancien – place au nouveau

Une fois que le retour au travail s’enracinera sérieusement, “l’ancienne méthode” de travail de bureau ne sera plus la même que la « nouvelle ». Là où autrefois le personnel utilisait des bureaux individuels, de grandes cabines séparées et des postes de travail et des bureaux permanents, les choses ne seront plus les mêmes.

D’une part, la distanciation sociale au bureau réduira considérablement le nombre d’espaces de travail individuels et permanents. Cela laissera les administrateurs de bureau se démener pour planifier et programmer le retour au travail d’une main-d’œuvre – dans un espace de travail disponible à moitié ou aux deux tiers. Et puis, dans le nouvel ordre mondial, des protocoles de désinfection et de nettoyage des bureaux plus fréquents pourraient potentiellement perturber souvent les attributions de sièges permanents, laissant le personnel stressé quant à l’emplacement de son prochain bureau ou espace de travail.

La mise en œuvre d’une suite riche en fonctionnalités de logiciels de sièges attribués est le seul moyen de gérer une sortie ordonnée et planifiée de l’ancien et d’inaugurer de nouveaux protocoles de gestion de l’espace de travail sans stress. Sans de tels outils en place, bien avant la reprise à grande échelle de l’activité de travail, les organisations et leur personnel connaîtront un redémarrage chaotique et désordonné de leurs opérations.

Fini l’ancien – place au nouveau

On pourrait bien dire que le retour au travail ne sera pas si grave. Il suffit d’un registre de connexion à la porte d’entrée et les employés peuvent gérer eux-mêmes leur espace de travail au jour le jour. Mieux encore, il suffit de mettre une feuille de calcul Excel. Et Google Sheet en ligne pour gérer l’ensemble du processus de qui s’assied où pendant la journée.

Mais c’est une vision simpliste de la vie réelle. Que se passe-t-il lorsque les plans changent et qu’une équipe de 10 personnes se retrouve à court de 6 bureaux – parce que quelqu’un a surréservé des bureaux qui n’étaient pas dans le « pool disponible ». Et, comment gérez-vous le casual – pourtant très important ! – des rendez-vous imprévus ? Les administrateurs d’installations doivent permettre au personnel de faire face à ces scénarios rapidement et efficacement, sans attendre pour enquêter et escalader !