Logiciel de réservation de réunion : pourquoi est-il essentiel sur le lieu de travail et comment trouver le bon

Organizations hold many meetings every week, but does anyone know exactly how many times? According to a survey, the average team member attends about 60 meetings per month. On average, they meet with the entire team twice a day to discuss and collaborate on a project, make an announcement, welcome new employees, etc.

With this in mind, it should come as no surprise that many teams struggle to book a meeting room, leading to interrupted concentration and decreased productivity. Additionally, the majority of team members view most meetings as a waste of time.

This is where a meeting room booking software becomes beneficial. The system allows you and your team members to quickly view meeting room availability and then book one in just a few clicks. It also comes with a room booking system app that allows your employees to access the software’s features even on the go.

Is your team facing the same meeting room problem we mentioned earlier? It might be high time to integrate room scheduling software into the office. Not sure if it’s worth the investment or lacking use cases? Here are some clear signs that now is the time to implement one in your workplace.

3 Clear Evidences Why You Should Install a Room Booking System in Your Workplace

Double bookings occurred frequently in the workplace

Today is the day you will present your project idea to the team. But then you find out that the other team is occupying the meeting room you booked a few days in advance. This means that you both book the same room at the same time. The worst feeling is that they arrived in this room earlier than you, and now they are starting their session. Now you are back to looking for another last-minute room. Your meeting participants are waiting for your updates. This scenario is not new to employees and offices, especially when they have organized a meeting manually. Luckily, there is a solution for this!

Meeting room booking software ensures that every booking is updated in real-time. When you book a meeting room, the system will deactivate all future bookings until you leave. Additionally, if there are any changes to the meeting, the system will notify all your attendees. This feature greatly eliminates booking conflicts, saves everyone’s time, and prevents conflicts between employees.

Misunderstanding between teams due to room theft

A clear sign that your workplace needs meeting room booking software is the increase in room spoofing cases. Sure, there are urgent, operations-based discussions, but let’s admit that it can be frustrating for teams who have gotten the meeting room booking process right.

An advanced conference booking manager often comes with smart room displays attached to the outside of the meeting room. These room displays show an explicit notification of which room it is, its status, who has occupied it, and the meeting details.

Moreover, it is linked to the whole system, displaying all upcoming bookings in a specific room for the coming weeks or months. With this meeting room scheduling tool, it is more accessible for a team member to visualize the gaps between meetings in order to set the ideal time when there is no schedule conflict.

Too many advanced room reservations for fear of not having a room

In offices, especially in large organizations, meeting room availability is notoriously limited. So what other teams do is they try to book as many conference rooms as possible in advance. While it’s okay to schedule recurring meetings like the “weekly project update” that keeps everyone on the same page, booking multiple rooms so you have a buffer in case it doesn’t could be the reason for this practice.

Booking a panic room will result in an empty reserved room, but other teams will not be able to use it. Even though most people are against this exercise, it is not enough to stop them from happening. You can prevent it from happening again.

With the integration of conference scheduling software, the meeting room booking process is efficient. It allows your employees to book the number of rooms they plan to use in the future as the system has recurring meeting features. They don’t have to worry about not having a vacant conference room as having a smart booking system will ensure that room hoarding doesn’t happen again.

Additionally, if no one confirms the booking within a given time frame, the conference scheduling software will be automatically released for use by other team members.

How to Make Sure You Choose the Best Online Room Booking System

Getting the right conference booking management means getting the right solution for your office space and resource management needs. It can also significantly contribute to the success or failure of your business. So when it comes to finding the perfect meeting room booking software, what factors should you consider?

Intuitive and simple

Working with loads of tasks is just enough to cause you stress and fatigue. Therefore, learning how to use software is the last thing on your to-do list. Choosing the best online room booking system means having the one that is easy to use and does not require training. The type that when you look at it, you already know how to use it like any other famous mobile app today.

The interface should be intuitive and logical. It should also fulfill its main purpose well – quickly finding a conference room by viewing its personalized 3D floor plan and booking it using a desktop or conference room app.

Doesn’t require much change

Inherently, not all people like change. The same goes for some employees. Even when the new software doesn’t require much training, they will think that their usual system will replace a new and complicated one.

Luckily, the right meeting booking software works well with today’s commonly used online platforms like Outlook, Microsoft Exchange, Slack, etc. This way, they can still schedule a meeting, book a room, and communicate on their preferred platforms.

De plus, lorsque vous intégrez votre logiciel de planification de salles dans Outlook et Microsoft Exchange, toutes les réservations sont synchronisées dans l’ensemble du système. Ainsi, lorsque vous réservez une salle dans votre application de salle de conférence, elle apparaîtra sur votre calendrier Outlook ainsi que sur le système.

Fournir des rapports et des analyses de données

Vos employés ont la liberté de choisir une salle ou un espace de travail en fonction de leurs besoins. Ainsi, un autre espace de travail peut être laissé inutilisé ou rarement utilisé. Mais sans système, vous ne savez pas lequel et les autres détails du comportement de réservation de vos employés sur une période donnée.

Il est donc essentiel que votre système de réservation de salle de réunion dispose d’analyses intégrées. Il vous fournira des données en temps réel sur l’utilisation de vos bureaux et de votre pièce à un moment donné. Ces données sont vos informations indispensables pour apporter les ajustements appropriés à votre lieu de travail.

Personnalisable

Chaque lieu de travail est unique et leurs besoins le sont aussi. Cependant, toutes les gestions de réservation de conférence sur le marché ne proposent pas aujourd’hui de personnalisation. Assurez-vous donc de choisir celui qui vous permettra de modifier le système pour créer des paramètres adaptés à vos besoins de réservation d’espace.

Expérience de réunion efficace

Stress avec l’organisation de réunions? Planifier des réunions peut être un problème même dès le début lorsque vous ne trouvez pas de salle de conférence disponible. C’est une chose, vous devez également informer les participants, préparer le plan et vous assurer que tout sera parfait. Trop beau pour être vrai? Plus maintenant avec le meilleur système de réservation de salles en ligne.

Lorsqu’il est en place, il devrait vous aider à :

• Informez chaque participant des détails de la réunion.
• Rappelez à tous les participants avant la réunion afin qu’ils ne soient pas en retard ou qu’ils n’oublient pas le rendez-vous.
• Réservez le matériel nécessaire avec la réservation de la salle.
• Permet d’enregistrer des procès-verbaux de réunion.
• Fournissez une notification explicite de qui occupe la salle, afin que les autres équipes n’interrompent pas la discussion en cours.
• Et beaucoup plus.

Livré avec du matériel pour fournir des fonctions plus efficaces

Disons que vous avez un ordinateur, des téléphones portables et des tablettes. Cependant, vous ne pouvez pas être sûr que le logiciel de réservation de salle soit compatible avec ceux-ci. L’utilisation d’appareils inappropriés peut entraîner un dysfonctionnement du logiciel. Il est donc fortement conseillé de sélectionner un logiciel qui contient du matériel afin que vous puissiez en tirer le meilleur parti.

De meilleures réunions sont en route !

Maintenant que vous avez appris les avantages d’avoir un système de réservation de salle de réunion et que vous savez ce qu’il faut rechercher, ne pensez-vous pas qu’il est temps d’en installer un dans votre bureau ? Nous disons, c’est le moment !

Les réunions sont notoirement détestées par les employés et peut-être aussi par les dirigeants. Mais si vous commencez par un processus de réservation de salle de réunion rapide et simple (ou peut-être que vous aimeriez le faire car il est sans effort) et que tout est réglé, vous pouvez obtenir de meilleures réunions.

DeskFlex a toutes les exigences mentionnées précédemment et peut en fournir plus. Le logiciel DeskFlex met continuellement à jour son système pour mieux servir ses clients. Aujourd’hui, DeskFlex dispose de fonctionnalités conformes à Covid, et la dernière innovation est la fonctionnalité de gestion des vaccins afin que les organisations et les entreprises puissent avoir des réunions plus sûres et de meilleure qualité.