Logiciel de réservation de salle de réunion : les 3 principaux problèmes liés à la façon de faire les choses à l'ancienne

Les propriétaires d’entreprise comptent sur les réunions pour planifier des projets et répartir la charge de travail des gestionnaires et des employés. Les réunions sont une partie essentielle de toute entreprise, mais ce qui n’est pas essentiel, c’est de passer du temps à les organiser. Un logiciel de réservation de salles de réunion vous permet de réduire le temps passé à organiser des réunions en les programmant en fonction des disponibilités.

Les problèmes logistiques de la main-d’œuvre découlent d’un manque de logiciel de réservation de salles – des problèmes qui peuvent se refléter dans la productivité des travailleurs. Ce guide se concentrera sur les 4 principaux problèmes liés à la non-utilisation d’un logiciel de salle de réunion pour votre entreprise.

Celles-ci, et toute une série d’autres questions complexes, nécessitent une approche différente pour attribuer des bureaux et des cabines dans l’espace de travail. Et c’est pourquoi les organisations tournées vers l’avenir cherchent à automatiser cet aspect critique de la vie au travail.

Des études ont montré que les employés passent jusqu’à 50 % du temps nécessaire pour tenir une réunion à organiser la réunion. Par exemple, si la réunion dure 40 minutes, il faudra au moins 20 minutes aux employés pour organiser la réunion et s’assurer que la salle est disponible. Les problèmes de réservation de réunions affectent les entreprises de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes entreprises. Voici les principaux problèmes d’aménagement des salles de réunion :

• Temps perdu.
• Erreurs logistiques.
• Retards du projet.
• Utilisation inefficace de l’espace.

Le logiciel de réservation de salle de réunion compte

Auparavant, les responsables devaient approuver manuellement les réunions en consultant les employés, les supérieurs hiérarchiques et d’autres membres du personnel pour libérer la salle et planifier la réunion. Ils devaient scanner des fichiers, envoyer des e-mails et attendre l’autorisation du patron.

De nos jours, l’organisation des réunions est rationalisée sur le cloud et les employés peuvent organiser des réunions en quelques clics seulement. Un logiciel de gestion de salle de réunion tel que DeskFlex facilite cette tâche. Le logiciel élimine tous les problèmes potentiels tels que les pertes de temps, les erreurs logistiques, les retards de projet et les problèmes d’utilisation de l’espace.

Problème #1) Temps perdu

Il n’y a rien de plus préjudiciable à la productivité dans l’entreprise que le temps perdu. Les études indiquent que les employés passent beaucoup de temps à se consulter s’ils n’ont pas de logiciel prêt à l’emploi pour réserver des réunions. L’absence de logiciel de réservation réduit la capacité des employés à être productifs car ils passent du temps à organiser la réunion plutôt qu’à travailler.

L’absence de logiciel de réservation réduit la capacité des employés à être productifs car ils passent du temps à organiser la réunion plutôt qu’à travailler.

Si vous comptez sur des méthodes de réservation papier obsolètes, des feuilles de calcul et d’autres outils similaires, vous augmenterez considérablement la charge de travail de votre personnel administratif. L’arrangement manuel est un tueur de productivité comme aucun autre.

Problème #2) Erreurs logistiques

De nombreuses erreurs logistiques surviennent lorsque vous ne disposez pas d’un logiciel capable de suivre la disponibilité des salles et la présence des employés pour chaque salle. Cela est particulièrement prononcé dans les grandes organisations qui ont des bureaux à plusieurs étages avec des dizaines de bâtiments.

Exemple : les employés doivent organiser manuellement les salles de réunion qu’ils utiliseront à quelle heure, obtenir l’autorisation, inviter des participants, enregistrer des visiteurs et suivre les participants.

Cela laisse place à des erreurs car les informations ne sont pas facilement disponibles et cela entraîne des annulations en raison de problèmes de synchronisation. De plus, les annulations ne sont pas immédiatement envoyées à l’équipe, ce qui entraîne d’autres problèmes de communication. Vous pouvez même vous retrouver avec des réunions surréservées qui ne peuvent pas accueillir tous les employés.

Problème #3) Retards de projet

Si votre organisation ne dispose pas d’un système centralisé qui donne aux employés et aux responsables un aperçu de toutes les salles, des participants, des réunions en cours, des organisateurs, etc., vous devrez compter sur la mémoire pour faire avancer les choses au bureau. Cela conduit non seulement à des erreurs logistiques, mais peut également entraîner des retards de projet qui font baisser le moral dans l’environnement de travail. Cela peut également nuire à la perception de votre client si les clients arrivent pour une réunion et que les réunions ne commencent pas à l’heure.

Comment les résoudre : logiciel de réservation de salle de réunion

La solution à tous les problèmes sur le lieu de travail consiste à utiliser un logiciel de réservation de salle de réunion. Si vous souhaitez disposer d’un système centralisé adapté à votre entreprise. Et permet à tous les employés de s’interconnecter entre eux, vous allez grandement bénéficier de ce type de logiciel. Le logiciel de réservation rationalise le processus de réunion. Et vous donne un aperçu complet de toutes les réunions en cours avec les employés dans la salle.