Logiciel de réservation d'espace de travail - Un outil indispensable pour une gestion de bureau efficace

L’économie des concerts, l’économie du partage et l’économie de l’accès sont là pour rester. Le partage d’emploi, les horaires de travail alternés, le travail à temps partiel et les horaires flexibles s’imposent rapidement. Alors que le visage de la main-d’œuvre «traditionnelle» change, les espaces de travail flexibles deviennent rapidement la règle plutôt que l’exception. Les espaces de travail permanents vont bientôt disparaître.

Alors que la planification, la gestion et l’attribution des bureaux, des cubicules et des postes de travail étaient un défi suffisant dans le « vieux » monde du travail ; il est susceptible de le devenir encore plus dans le nouveau paradigme. Un logiciel de planification et de réservation d’espace de travail peut aider les gestionnaires de bureau et les administrateurs d’installations à mettre de l’ordre et à améliorer le processus.

Le nouveau paradigme du lieu de travail

Dans le nouvel ordre de travail, le personnel travaillera probablement parfois sur place (au bureau). Et d’autres hors (de chez eux ou à distance – de leur chalet ou de leur lieu de vacances !) des locaux. Plusieurs personnes peuvent partager des rôles professionnels, par exemple un responsable de compte. Et ainsi leurs bureaux, bureaux et cubicules seront des ressources partagées.

Pour rendre les choses plus complexes, l’un des chargés de compte partageant le rôle peut travailler de 4h00 à 23h00, avec un autre travaillant depuis le (même) bureau à 18h00 et travailler jusqu’à minuit. Et, un graphiste à temps partiel peut occuper ce même bureau de 12h00 à 18h00.

En tant que propriétaire d’entreprise ou responsable des ressources humaines, comment vous attendez-vous à ce que vos responsables du personnel jonglent avec ces innombrables horaires de travail et soutiennent le personnel avec les exigences d’espace de travail appropriées ? Une feuille de route à la réception ne suffit pas ! Et les feuilles de calcul en ligne se désynchronisent rapidement, surtout si l’un des responsables de compte a une réunion matinale qui a quelques heures de retard !

La mise en œuvre d’une suite de logiciels d’espace de travail et d’outils logiciels est le seul moyen de gérer l’espace de travail dans le nouveau paradigme du lieu de travail.

Outils de planification de l’espace de travail

Un lieu de travail bien planifié est un lieu de travail efficace ! Et DeskFlex fournit au personnel, aux responsables du personnel et aux administrateurs des installations tous les outils nécessaires pour mettre de l’ordre et de l’efficacité dans le processus de planification et de réservation :

1) Le logiciel de planification des salles et des installations permet au personnel de gérer l’espace de travail à distance de manière extrêmement simple et efficace. Cela soulage les gestionnaires et les superviseurs du fardeau de rechercher les réservations et de modifier les horaires chaque fois que les membres du personnel modifient leurs plans. Le personnel peut se connecter à distance et effectuer une réservation. Et, si leur bureau « habituel » n’est pas disponible, ils peuvent rechercher et réserver un autre espace de travail.

2) Et, si vous avez des visiteurs occasionnels et du personnel qui visitent périodiquement le bureau sans plans préétablis, un kiosque de hall pourrait être l’outil idéal pour mettre de l’ordre dans les réservations de salles et la planification des espaces de travail. Placez le kiosque à un endroit accessible. Et permettez au personnel et aux visiteurs de gérer eux-mêmes les réservations de salles de conférence, de bureaux et d’espaces de travail

Ce qui rend la suite logicielle de réservation DeskFlex si puissante et flexible, c’est son intégration avec les systèmes de communication et de collaboration d’entreprise, comme MS Outlook, MS Exchange et Active Directory. Compatibilité Internet, compatibilité Wi-Fi et prise en charge de plusieurs navigateurs, y compris pour Microsoft Internet Explorer. Mozilla Firefox et Safari étendent les capacités de ces outils à un ensemble plus large d’appareils mobiles.