Les responsables du personnel et les départements RH du monde entier traitent aujourd’hui d’un tout nouveau dictionnaire de termes : les horaires flexibles. Travail à temps partiel. Horaires réduits. Semaines de travail comprimées. Télétravail. Télétravail. Partage d’emploi. Retraite Progressive. Heures annualisées. Banque d’heures. Sabbatiques. Congés prolongés. Licenciements temporaires.

Le message sous-jacent à ces termes est clair : les chefs d’entreprise doivent soit se préparer à être flexibles dans la façon dont ils planifient, gèrent et programment leur espace de travail, soit ils doivent accepter qu’ils deviendront bientôt inutiles dans leur créneau.

La réponse à ces défis réside dans la mise en œuvre d’un logiciel d’espace de travail flexible.

Renforcer la flexibilité dans l’affectation de l’espace de travail

L’interruption de travail en cours liée à la COVID-19 n’a servi qu’à mettre en évidence, plutôt qu’à précipiter, la nécessité d’intégrer la flexibilité dans la gestion de l’espace de travail. Le lieu de travail changeant radicalement, davantage de personnel peut choisir de travailler à distance plus souvent – le nouveau paradigme COVID-19 montre que c’est possible. Et avec la rationalisation croissante de la main-d’œuvre, le travail flexible est susceptible de devenir permanent.

Alors, qu’est-ce que cela signifierait pour l’allocation et l’affectation de l’espace de travail ?

1) Les bureaux, bureaux et postes de travail permanents appartiendront au passé

2) La distanciation sociale sur le lieu de travail est susceptible de durer un certain temps, ce qui signifie que tous les bureaux, bureaux ou cubicules ne seront pas disponibles pour être occupés

3) Plusieurs membres du personnel partageront un seul bureau ou un seul cubicule, mais selon un horaire échelonné

4) Les entreprises devront accorder une plus grande attention à l’aménagement de l’espace de travail pour le personnel occasionnel ou occasionnel

Ces développements nécessiteront une plus grande flexibilité dans la surveillance et la programmation des installations partagées, comme les espaces de réunion et les salles de conférence. Sans un logiciel efficace de planification des salles, il est très peu probable que les organisations utilisent efficacement les ressources de leur espace de travail.

Faire fonctionner les postes de travail flexibles

L’idée derrière la mise en œuvre réussie d’une stratégie de travail flexible est de s’assurer que chaque membre du personnel sur site dispose d’un espace de travail qu’il peut utiliser. Plus important encore, ces espaces de travail doivent être disponibles pour planifier ou accéder sans stress excessif.

La façon de le faire est de :

1) S’assurer que le personnel dispose d’une flexibilité de réservation de salle. Permettez au personnel de réserver, reprogrammer ou annuler à distance les réservations de salles de conférence ou les attributions de bureaux. De cette façon, les espaces de travail inutilisés peuvent immédiatement retourner dans le pool « disponible » pour une affectation ultérieure.

2) Permettre aux (quelques !) utilisateurs permanents des espaces de travail la flexibilité de libérer leurs bureaux ou postes de travail pendant le temps qu’ils ne les utilisent pas – par exemple lors de visites hors site prolongées liées au travail. Cela permet aux visiteurs occasionnels ou au personnel en visite imprévue d’utiliser efficacement ces espaces de travail

Équiper le personnel et la direction d’un logiciel d’espace de travail flexible comprenant d’autres outils utiles, tels que des rapports d’analyse puissants, peut également aider à utiliser plus efficacement les ressources limitées de l’espace de travail.

Les responsables hiérarchiques et les superviseurs d’installations peuvent utiliser ces rapports pour prendre des décisions éclairées concernant la création d’une plus grande flexibilité dans la planification des espaces de travail. Par exemple, ils peuvent réaffecter des bureaux et des bureaux sous-utilisés pour alléger la pression sur les espaces de travail très demandés. Les rapports peuvent également aider les responsables du personnel à réorganiser les équipes et à les localiser à proximité des espaces de travail pour soutenir leurs projets, par exemple à proximité d’imprimantes lourdes, de laboratoires ou de salles de serveurs informatiques.

Toutes ces mesures ne se contentent pas d’ajouter de la flexibilité au lieu de travail ; ils aident également à soulager le stress des membres du personnel qui ont déjà une journée remplie de stress à affronter. La recherche d’un espace de travail optimal pour la journée ne devrait pas être l’un de ces points de stress !