Le nœud du problème – plus large que le service de conciergerie

Alors que les propriétaires d’espaces de travail tentent de trouver le meilleur moyen de partager des espaces de bureau avec d’autres locataires ou de mettre en œuvre le partage de bureaux flexibles dans leurs organisations, ils recherchent des « solutions » et non des « produits ». Cependant, certains vendeurs de logiciels opportunistes tentent de détourner cette conversation d’une approche axée sur les solutions, pour se concentrer uniquement sur les fonctionnalités accessoires.

La vérité est que pour être vraiment efficace dans sa mise en œuvre, les solutions logicielles d’hôtellerie doivent s’avérer plus utiles que les gestionnaires de réception robotisés. C’est parce que la fonction d’hôtellerie va au-delà de la simple réservation et de leur annulation. Et, pour déterminer son efficacité, la solution (et non le produit) doit fournir des fonctionnalités allant au-delà de la capacité d’enregistrement/de départ à distance.

Plus que des préposés aux réservations automatisés

Alors, qu’est-ce qui différencie un produit basé sur un service de conciergerie d’une solution d’hôtellerie automatisée basée sur l’intelligence pour les lieux de travail occupés ? Eh bien, si vous demandez aux gestionnaires d’installations professionnels et aux administrateurs de programmes d’hôtellerie de bureau, voici ce qu’ils recherchent pour séparer les « produits » des solutions :

1) Analyses et rapports puissants

L’une des raisons pour lesquelles les propriétaires d’espaces de travail ont choisi d’implémenter le logiciel Office Hoteling est de maximiser leur investissement dans l’espace de bureau. Alors, qu’est-ce que cela signifie en termes simples ? Eh bien, au minimum, la solution doit aider les gestionnaires d’installations à obtenir une visibilité complète de l’espace de bureau partagé qu’ils gèrent.

Le moteur d’analyse de données intelligent de la solution logicielle doit avoir la capacité de découper et de découper sans effort les données d’espace disponibles, les informations de réservation, les réservations futures et bien plus encore. Ces données devraient donner aux gestionnaires d’installations et aux administrateurs de bureau un aperçu clair sur une base Tous les utilisateurs, Tous les espaces et Espaces disponibles pour ensuite prendre des décisions basées sur les données sur la maximisation de l’espace.

Cette fonctionnalité puissante va bien au-delà de la portée des produits logiciels d’hôtellerie axés sur la conciergerie. En règle générale, seules les solutions d’hôtellerie les plus courantes prennent en charge les utilisateurs avec de telles fonctionnalités.

2) Cartographie dynamique des sols en 3D

La plupart des produits axés sur la conciergerie offrent aux utilisateurs la possibilité de faire ce que fait un bon gestionnaire de réception : prendre des réservations, faire des réservations à la volée, ou même réserver ou annuler des réservations à l’aide d’un smartphone. Cependant, les solutions d’hôtellerie intelligentes offrent ces capacités – au minimum, et plus encore – y compris des plans d’étage 3D personnalisés !

Les solutions logicielles d’hôtellerie de bureau haut de gamme vont encore plus loin en donnant aux gestionnaires d’espaces hôteliers une vue d’ensemble stratégique de l’espace qu’ils administrent. C’est bien d’avoir un logiciel axé sur la conciergerie informant les gestionnaires d’espace hôtelier des statistiques de réservation quotidiennes et du nombre d’annulations qu’ils ont eues.

Un administrateur de bureau supervisant, disons, dix ou vingt bureaux, cabines et postes de travail pourrait être extrêmement satisfait de ces rapports statistiques. Mais pourquoi se contenter de cela, alors que vous pouvez exiger tellement plus de votre solution logicielle.

La possibilité de numériser les plans d’étage existants et d’infuser de l’intelligence dans ces images pour afficher graphiquement l’état actuel de l’aménagement du bureau est inestimable. Les cartes utilisent des repères colorés – vert, rouge, etc. – pour indiquer aux planificateurs d’espace l’état actuel de l’étage du bureau. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les logiciels d’hôtellerie qui gèrent l’espace sur plusieurs niveaux et sur plusieurs sites.

Demande. Ne vous contentez pas !

Lorsqu’ils recherchent des solutions logicielles intelligentes d’hôtellerie de bureau, les gestionnaires d’espaces de bureaux partagés et les gestionnaires d’installations doivent exiger la perfection dans ce qu’ils reçoivent. Il est essentiel pour vous de comparer soigneusement ce que les vendeurs de produits proposent par rapport à ce qu’offre une solution efficace. Ne vous contentez pas du second choix – exigez le meilleur !