Maîtriser la distanciation physique : aménagement de l'espace de travail dans le nouveau lieu de travail post-COVID-19

La pandémie actuelle de COVID-19 a créé un tout nouveau lexique avec lequel les gens, en particulier dans les secteurs de la gestion des personnes, de la dotation en personnel et des RH, commencent tout juste à accepter. Des termes comme verrouillage, équipement de protection individuelle (EPI), rester à la maison, passeport d’immunité, aplatir la courbe et bien d’autres sont devenus monnaie courante. Bien que tous ces nouveaux termes puissent avoir un impact sur nos interactions sur le lieu de travail, il existe un terme induit par le COVID-19 qui redéfinira la façon dont les employés travaillent et interagissent les uns avec les autres pendant longtemps. C’est ce qu’on appelle la distanciation physique, et plus tôt les organisations préparent leurs lieux de travail pour faire face à ce phénomène, mieux c’est.

Réalités de distanciation physique en milieu de travail

Planifier votre stratégie de « retour au travail » nécessite de prendre en compte plusieurs réalités de distanciation physique :

 – Comment organisez-vous les espaces de travail pour permettre de travailler ensemble – séparément ?

 – Où pouvez-vous relocaliser et colocaliser le plus efficacement les employés qui retournent sur le lieu de travail ?

 – Quelle est la disposition des sièges la plus efficace à mettre en œuvre, étant donné que tous les membres de l’équipe ne se trouvent peut-être pas physiquement au même endroit ?

L’intégration de ces réalités dans un nouveau paradigme d’allocation de l’espace de travail pourrait être très perturbatrice, c’est le moins qu’on puisse dire. Les chefs d’équipe et les spécialistes des RH devront travailler ensemble pour élaborer des stratégies, telles que la planification efficace du personnel et des espaces de travail, le partage des postes de travail, les bureaux, les cubicules et les actifs de productivité du lieu de travail (tableaux d’équipe, installations de projection, ponts de conférence téléphonique) la planification et l’allocation.

Heureusement, les planificateurs et les gestionnaires de la logistique des espaces de travail ne doivent pas faire cavalier seul. Il existe des outils et des technologies de soutien pour les aider à naviguer dans les réalités inexplorées de la distanciation physique sur leur lieu de travail.

Planification de l’espace de travail

L’un des meilleurs outils que tout gestionnaire d’espace de travail pourrait demander est de puissantes installations et des capacités de planification des salles. Savoir quels bureaux, cubicules, modules de réunion et salles de conférence sont disponibles – en temps réel – rend la planification moins stressante dans un monde de distanciation physique.

Par exemple, si votre organisation met en œuvre une stratégie 50 : 50 % sur site hors site, pour tenir compte de la distanciation sociale au bureau, vos planificateurs auront un accès à jour aux calendriers du personnel dans Microsoft Outlook. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations, conjointement avec les fonctionnalités de réservation de salles, pour vous assurer que des ressources spécifiques (comme des bureaux et des salles de réunion) sont disponibles à l’avance.

Lorsque le personnel de retour sait exactement quels bureaux / cubicules occuper à son retour et où se trouvent les membres de son équipe – espacés de deux cubicules, au lieu des huit cubicules consécutives habituelles – cela rendra la coordination et la collaboration plus efficaces.

Avec l’aide d’un logiciel de planification d’espace de travail, vous pouvez même vous adapter au hasard. Pourtant, des réunions sur site importantes et rapides, en veillant à ce que tous les participants soient assis dans le respect des directives de distance physique appropriées. Et, lorsqu’il est utilisé en conjonction avec la technologie d’écran tactile montée sur poste de travail, la planification de l’espace de travail, les réservations et la vérification de la disponibilité deviennent d’autant plus faciles.

Obtenir la configuration du terrain

Souvent, pendant les situations de crise, faire une promenade physique aide les planificateurs du lieu de travail à évaluer l’utilisation de l’espace de travail et les opportunités potentielles d’horaire. Cependant, lorsque vous avez des lieux de travail répartis sur une grande surface, des lieux de travail non contigus. Ou un espace de bureau qui s’étend sur plusieurs étages, une allocation efficace de l’espace de travail est presque impossible.

Alors, quelle est l’alternative ? La réponse : des plans d’étage en 3D !