Il est clair que le « bureau » traditionnel ne sera plus le centre du lieu de travail. Au lieu de cela, le travail sera :

1) défini par l’endroit où les individus souhaitent l’exécuter

2) quelque chose dans lequel les gens s’engagent au-delà des 9 à 5 heures traditionnelles

3) « facilité » par les employeurs grâce à un espace de travail alternatif pour le personnel quand/s’il a besoin de se rassembler avec des collègues

Ces caractéristiques du nouveau monde du travail signifient que nos processus et procédures, qui prennent en charge les espaces de travail aujourd’hui, vont changer radicalement. Plus précisément, les bureaux permanents ne seront plus « permanents ». Les bureaux assignés appartiendront au passé. L’hôtellerie d’espace de travail et le co-partage d’espace de bureau seront la nouvelle norme.

Pour que les organisations prospèrent dans cette nouvelle réalité de travail flexible, il faut une planification et une programmation minutieuses des espaces de travail qui existeront toujours. Cela nécessite d’adopter facilement un logiciel d’espace de travail flexible !

Outils pour un espace de travail flexible

Alors, que peuvent faire les outils logiciels flexi pour aider les personnes et les gestionnaires d’espaces de travail à s’adapter au monde du travail flexible ?

1)  Autonomiser les employés, travaillant à distance, avec des capacités de planification de salle. Fini les travailleurs, qui ont besoin de se regrouper occasionnellement dans un lieu central (le « bureau »), d’appeler la réception ou un responsable des installations centrales pour planifier leurs journées de travail. Pour les organisations qui s’orientent vers le co-partage et l’hébergement, c’est une fonctionnalité intéressante. Le logiciel offrira aux individus la flexibilité dont ils ont tant besoin pour coordonner directement les réservations de salles en synchronisation avec les horaires MS Outlook ou Exchange d’autres collègues.

2) Les solutions logicielles peuvent aider les quelques utilisateurs permanents, qui peuvent encore conserver des cabines ou des bureaux dans le bureau, à utiliser plus efficacement ces espaces de travail désignés. La fonction d’enregistrement indique aux autres (c’est-à-dire aux travailleurs à distance) que ces espaces sont actuellement utilisés. La fonction de libération remet les postes de travail et les bureaux assignés en permanence dans le pool utilisable, permettant aux travailleurs distants – s’ils ont besoin de travailler depuis le bureau – de les programmer/réserver pour le temps de travail au bureau

3) Les appareils intelligents, comme les écrans tactiles d’affichage de salle, sont une excellente extension de toute suite logicielle de bureau flexible. Lorsqu’ils sont montés à l’extérieur des salles de réunion, des bureaux désignés, des salles de formation et des cabines, ces appareils permettent une excellente gestion de l’espace de travail en libre-service. Les invités sans rendez-vous et les employés ont une visibilité claire sur l’inoccupation ou les réservations de la salle, ce qui rend plus efficace la recherche d’une salle de travail au bureau

Des règles de travail flexibles ne signifient pas nécessairement travailler sans règles ou respecter des règles dont les autres ne sont pas conscients. Une suite bien définie de logiciels d’espaces de travail flexibles peut grandement contribuer à la planification, à la programmation et à la gestion des espaces de travail flexibles conformément aux règles de travail flexibles uniques de chaque organisation.