Qu'est-ce que le Hot Desking ? Pourquoi est-il avantageux de l'utiliser en cette période de pandémie de COVID-19 ?

Le développement de la bureautique a ouvert la voie à une productivité accrue des travailleurs, ce qui a entraîné une augmentation des résultats de l’entreprise. Des outils ont émergé pour permettre aux membres de l’équipe de simplifier les processus, d’appliquer les politiques nécessaires de l’entreprise et de naviguer dans le système de bureau partagé du lieu de travail.

Habituellement, avec la gestion des installations et des ressources de l’entreprise, les gestionnaires de bureau visent à optimiser les espaces sur le lieu de travail. Pour analyser les mouvements et les activités des membres de l’équipe dans le bureau, le responsable des installations doit utiliser une solution de gestion de l’espace de travail fiable qui fournit des rapports et des données complets sur l’utilisation de l’espace par les travailleurs.

Aujourd’hui, avec la pandémie de coronavirus, les entreprises sont confrontées à un autre défi dans la gestion des activités et des processus de bureau. Comment vont-ils ramener en toute sécurité les membres de leur équipe au bureau tout en maintenant une distance sociale ?

Qu’est-ce que le hot desking ?

Le hot desking est un système de gestion du lieu de travail qui permet aux employés d’utiliser n’importe quel bureau ou poste de travail disponible au lieu de se voir attribuer des bureaux permanents, ce qui est la configuration de bureau traditionnelle.

Les grandes entreprises pratiquent le hot desking dans leurs bureaux pour économiser sur les coûts immobiliers. Par exemple, si l’entreprise a deux quarts de travail, les employés peuvent utiliser le même poste de travail et le même équipement pour réduire les coûts d’équipement. D’autres entreprises pensent que les bureaux agiles favorisent le travail d’équipe et améliorent le moral de l’équipe puisque les membres de l’équipe interagissent avec différents départements.

Cependant, ce n’est pas tout pour gérer les espaces de bureau en utilisant le système de réservation de bureau pour les bureaux partagés. L’hôtellerie de bureau a son lot de critiques. De nombreux employés détestent ne pas pouvoir appeler n’importe quel bureau ou espace dans le bureau leur «propre» et mettre des souvenirs de leur vie personnelle.

Hot desking peut également signifier le temps continu du verbe hot desk, ce qui signifie mettre en œuvre ou participer au système d’hôtellerie de bureau. En règle générale, vous pouvez étiqueter la personne qui pratique la réservation de bureau comme un « hot-desker ».

Pourquoi le Hot Desking est-il si crucial dans la crise sanitaire actuelle ?

Le hot desking est un concept appliqué depuis deux décennies qui s’avère efficace dans de nombreux bureaux d’entreprise. Il s’agit d’une technologie de gestion de bureau fondamentale qui continue d’être pertinente jusqu’à présent, lorsque le coronavirus a changé la façon dont les gens fonctionnent dans leur travail.

Il est essentiel d’utiliser les puissantes fonctions et fonctionnalités des solutions logicielles de bureau partagé à l’époque du COVID-19 pour les raisons suivantes :

Assurer et maintenir la distance sociale au bureau

L’Organisation mondiale de la santé, ainsi que les chefs de gouvernement du monde entier, conviennent tous que l’un des moyens les plus efficaces de prévenir la propagation de la contamination est la distanciation sociale. C’est la pratique de garder une distance de 2 mètres (6 pieds) les uns des autres dans les espaces publics. Ce protocole sanitaire est valable sur le lieu de travail. En supposant que tout le monde soit un porteur potentiel du virus, il est préférable de maintenir les distances de bureau en suivant la recommandation de distanciation sociale. Les solutions logicielles de bureau partagé ont des fonctions qui prennent en charge les mesures de distanciation sociale au bureau.

Planifiez l’assainissement du bureau après chaque utilisateur et un assainissement en profondeur hebdomadaire

Les ingénieurs logiciels ont mis à niveau les solutions de bureau partagé pour inclure la planification de l’assainissement du bureau après chaque utilisation et l’assainissement en profondeur de l’ensemble du bureau chaque semaine. Le logiciel de réservation de bureau a de nouvelles fonctionnalités qui sont pertinentes pour la crise sanitaire actuelle. Étant donné que les virus et les bactéries s’attachent aux objets partagés, aux bouches d’aération et aux contacts de personne à personne, la planification d’un nettoyage et d’un assainissement en profondeur peut réduire considérablement les risques de contamination sur le lieu de travail.

Filtrez, surveillez et tracez les membres de l’équipe et les visiteurs

Le logiciel de réservation de bureau a aujourd’hui énormément évolué depuis la planification des espaces de bureau dans les années 90. Aujourd’hui, l’avènement de la technologie des logiciels d’entreprise a ouvert la voie à un système d’hôtellerie de bureau plus sophistiqué. Grâce aux solutions logicielles de hot desking intégrées aux scanners thermiques et aux fonctionnalités de détection de masque, les entreprises peuvent facilement détecter les membres de l’équipe et les visiteurs qui ont une température corporelle élevée et ne portent pas de masque avant d’entrer dans le bâtiment. En plus de ces fonctionnalités, la fonction logicielle de suivi des contacts DeskFlex collecte les données des appareils Bluetooth via les balises Bluetooth et rassemble ces données à des fins de suivi des contacts. Il est plus facile d’identifier les personnes vulnérables exposées à d’éventuels porteurs lors de leur passage sur le lieu de travail.

D’où vient le terme « Hot Desking » ?

Le terme hot desking est devenu populaire au début des années 1990 après le terme hotbed, faisant référence à un lit dans une maison d’hébergement à petit budget où deux personnes ou plus partagent des horaires changeants. Chaque personne peut dormir sur le foyer à une heure désignée, puis le libérer pour le prochain locataire. Un terme similaire est lié à la pratique de la marine est la couchette chaude , avec laquelle deux marins travaillant sur des quarts de travail différents utilisent la même couchette à des moments alternatifs.

Le bureau partagé supprime le bureau, la cabine ou le bureau «assigné» ou «permanent» qu’ils utilisent toujours et encombrent quand ils le jugent bon. Cette stratégie de gestion de l’espace de bureau utilise le schéma « premier arrivé, premier servi » dans lequel les employés peuvent réserver ou réserver n’importe quel bureau disponible à l’avance ou lorsqu’ils se lèvent pour travailler.

Comment fonctionne le Hot Desking ?

L’utilisation de solutions logicielles de bureau partagé permet aux professionnels de travailler selon leurs besoins dans des espaces de bureau privés et de coworking. Le membre de l’équipe trouve un bureau, branche ou allume l’ordinateur fourni et commence à travailler. L’hôtellerie de bureau implique des détails distincts sur l’entreprise. Par exemple, une entreprise exige que ses bureaux soient équipés d’un ordinateur complet, d’une alimentation électrique et d’une ligne téléphonique directe. D’autres organisations fourniront uniquement une alimentation électrique sur chaque bureau afin que le membre de l’équipe puisse apporter son ordinateur portable sur le lieu de travail.

En règle générale, un fournisseur de logiciels de réservation de bureau installe, intègre et dispense une formation à l’administrateur et aux employés de l’entreprise. Avant que l’entreprise ne signe le contrat, les fournisseurs de systèmes autorisent une expérience d’essai pratique du logiciel gratuit de bureau partagé. Lorsque l’organisation le juge nécessaire à son lieu de travail, le logiciel s’intègre à ses solutions réseau existantes et aux fonctions système spécialisées qui répondent à ses exigences de gestion de bureau.

Les systèmes logiciels d’hôtellerie de bureau permettent également à la direction de créer des niveaux et des limitations d’accès pour les espaces de travail très demandés tels que les salles de conférence, les salles de réunion, les salles de projet, les bureaux privés et les bureaux les mieux situés. Cependant, le logiciel de réservation de bureau DeskFlex peut fournir des systèmes logiciels sophistiqués capables de gérer les parkings associés aux bureaux. Lors de la configuration d’événements d’entreprise, le logiciel de réservation de salle de réunion DeskFlex garantit l’inclusion d’un équipement de salle de conférence audiovisuelle et peut même inclure des fonctionnalités de restauration pour les réunions et conférences organisationnelles.

Dans la plupart des entreprises d’hôtellerie de bureaux, ils ont des postes de travail identiques pour éviter les conflits entre collègues sur des bureaux convoités très prisés. Par conséquent, pour que les membres de l’équipe s’assoient avec le bon « groupe », certaines entreprises ont créé des « quartiers » composés de murs colorés, d’affichages statiques imprimés ou numériques et de tapis de souris pour identifier leur département. Par exemple, lorsqu’un membre de l’équipe appartient à la zone rouge, cela indique qu’il appartient au service marketing, ou peut-être à la zone bleue pour le service créatif, etc.

Différentes entreprises ont des spécifications différentes en fonction de l’environnement, mais il y a des facteurs fondamentaux à prendre en compte :

Accès aux prises de courant et aux lignes téléphoniques

L’hôtellerie de bureau est généralement livrée avec ses sources d’alimentation et sa connexion WIFI. Il existe des bureaux spécialisés dans des espaces de coworking partagés avec des cabines téléphoniques ou des salons partagés dédiés à la prise ou à la passation d’appels. La plupart des services commerciaux des sièges sociaux utilisent la technologie de commutation téléphonique en complément du système d’hôtellerie de bureau.

Réservation de salle de réunion et planification de salle de conférence

La plupart des systèmes de réservation de salles disposent d’un logiciel de planification de salles de réunion et de salles de conférence qui permet aux membres autorisés de l’équipe de réserver des salles de réunion en accédant à l’application mobile ou aux options du navigateur Web de la solution de réservation de bureau. Le logiciel de réservation de salle est livré avec la fonctionnalité d’équipement de bureau partagé qui permet aux membres de l’équipe de réserver une salle de conférence avec l’équipement approprié.

Accès aux imprimantes et autres équipements de bureau

Semblables au système de réservation de salles de conférence, les solutions logicielles de bureau partagé disposent également d’une imprimante centrale et d’autres équipements de bureau auxquels les travailleurs peuvent accéder à l’aide de la connexion Web ou de la version d’application mobile du logiciel. Le gestionnaire des installations surveille l’utilisation de ces ressources de bureau partagées dans des environnements privés.

Vestiaire pour ranger des objets personnels

L’une des raisons pour lesquelles les membres de l’équipe hésitent à passer à l’hôtellerie de bureau est l’absence d’espace de stockage pour ranger leurs sacs, manteaux, collation et accessoires de travail. Les entreprises pratiquant l’hôtellerie de bureaux répondent à cette préoccupation de diverses manières. Une entreprise autorise les membres de son équipe à laisser leurs effets personnels à un bureau partagé pendant un certain temps. D’autres espaces de coworking proposent des vestiaires pour ranger les affaires personnelles de leurs clients hotdesker. Certains bureaux privés permettent aux membres de leur équipe de réserver le même bureau pendant une période avant de partir et d’utiliser un autre bureau pour la prochaine réservation.

Éclairage et ambiance de travail appropriés

Les membres de l’équipe ont des habitudes de travail et des stratégies différentes pour accomplir les tâches. L’hôtellerie de bureau garantit que les espaces réservables disposent d’un éclairage et d’une climatisation suffisants lorsque les membres de l’équipe créent des réservations. Par exemple, seules les réservations de bureau confirmées pourraient utiliser les alimentations électriques et les équipements de bureau tout en éteignant les autres parties du bureau lorsqu’elles ne sont pas utilisées. Cette méthode peut réduire considérablement les coûts énergétiques et les dépenses de services publics.

Quel est le but du Hot Desking?

L’utilisation d’un logiciel de bureau partagé vise à maximiser les espaces de bureau, à réduire les risques immobiliers et à réduire les espaces de bureau sous-utilisés. Le logiciel de hot desking gratuit convient aux bureaux privés et aux espaces de coworking. La flexibilité liée au système d’hôtellerie de bureau est souvent liée à une innovation accrue des membres de l’équipe, tandis que l’interaction sociale entre l’équipe encourage la collaboration entre plusieurs départements.

Comment évaluer si un système de réservation de bureau pour le Hot Desking convient à votre organisation ?

Les avantages et l’utilité du système d’hôtellerie de bureau peuvent être innombrables ; cependant, tous les styles de travail et toutes les industries ne peuvent pas s’adapter aux arrangements de bureau gratuits.

Les organisations qui gèrent des données hautement sensibles et classifiées peuvent avoir besoin d’une solution plus privée. Simultanément, les équipes qui nécessitent une collaboration constante tout au long de la journée pourraient être frustrées par le système de sièges en constante évolution. La formation des nouvelles recrues nécessite des considérations différentes, et trouver des collègues peut s’avérer difficile pour certains.

Dans ces cas, l’attribution d’un espace de bureau ou d’un bureau dans un bureau de coworking fournira aux membres de l’équipe un espace de travail plus contrôlé et cohérent tout en offrant aux autres les avantages de la communauté plus large des espaces de coworking.

Entreprises qui utilisent des solutions de bureau partagé

Que vous soyez indépendant ou que vous dirigiez une équipe agile, un logiciel de bureau partagé gratuit peut vous aider à augmenter la productivité de votre travail sans limites. Il permet aux dirigeants d’organisations et d’entreprises de se développer sur de nouveaux marchés ou d’employer des personnes talentueuses à travers le monde sans être gênés par les coûts et l’engagement à long terme des espaces de bureau traditionnels.

Parmi les entreprises qui bénéficient déjà des avantages de l’hôtellerie de bureau, citons l’Office américain des brevets et des marques qui pratique avec succès le télétravail mis en place depuis les années 90. La banque Citi s’est également lancée dans la pratique de l’hôtellerie de bureau au début des années 2000. Ces dernières années ont montré la recrudescence des plans de bureaux ouverts prenant en charge le système d’hôtellerie de bureau. Des entreprises célèbres telles que Lego, Microsoft, Google, Facebook, etc. partagent leurs espaces de bureau, leurs ressources et leurs actifs.

En fin de compte, vous pouvez développer considérablement votre organisation en utilisant le système de réservation de bureau pour le partage des postes, car il vous expose à de nouvelles opportunités innovantes tout en vous donnant accès aux meilleurs professionnels du monde entier.