Renforcez la gestion des visiteurs dans votre immeuble de bureaux à l'aide d'un logiciel de planification de bureau

Vos employés, clients, visiteurs et livreurs peuvent visiter régulièrement les locaux de votre immeuble de bureaux. Si votre entreprise fournit un système de planification efficace, il est essentiel d’assurer une expérience fluide. Habituellement, cela se présente sous la forme d’un système de planification fiable.

De plus, l’intégration d’un logiciel d’hôtellerie de bureau avec des fonctionnalités de gestion des visiteurs permettra aux personnes de créer des rendez-vous dans votre bureau. Ils peuvent également utiliser le système de planification de l’application mobile pour planifier leur visite chez vous.

Organiser une réunion devient plus pratique avec un logiciel de réservation de salle qui envoie des notifications aux invités.

Mais qu’est-ce qu’une fonctionnalité de gestion des visiteurs ?

Qu’est-ce que la gestion des visiteurs et comment cela aide-t-il votre bureau ?

La gestion des visiteurs est tout processus qui aide les entreprises à surveiller les personnes à l’intérieur de leur bâtiment. Ils doivent prioriser les protocoles de visite pour toute personne non considérée comme un employé à temps plein.

Bien que la planification de réunions soit une excellente première étape, la suivante consiste à offrir une expérience positive. Voici pourquoi la gestion des visiteurs est importante pour votre bureau :

Tenir un registre des visiteurs

L’objectif principal d’un système de gestion des visiteurs est la tenue de registres. Vous saurez qui s’est enregistré, où et dans quel but. Vous n’avez pas besoin d’un classeur pour cela – vous pouvez automatiser l’ensemble du processus !

• Diriger la circulation piétonnière au sein de votre établissement

Les nouveaux visiteurs ont besoin d’instructions simples pour les directions. Après tout, les salles de conférence ne sont pas toujours faciles à trouver. Lorsqu’ils savent comment se rendre dans les différentes zones de votre établissement, leur expérience s’améliore.

• Améliorer la confiance des visiteurs

Entrer dans un nouveau bâtiment peut être intimidant, mais ce n’est pas obligatoire. Lorsque vous résolvez ce problème, vous améliorez la confiance des visiteurs. Cela rend les visiteurs et les clients potentiels plus susceptibles de revenir.

Comment le logiciel de réservation de salles rationalise la gestion des visiteurs

Malgré les défis d’un environnement de bureau, la technologie offre des solutions uniques qui améliorent la gestion des visiteurs.

Les logiciels d’hôtellerie permettent aux entreprises de gérer plus que l’espace. Cela améliore également l’expérience globale des visiteurs. Beaucoup passent des feuilles de présence papier à des systèmes numériques qui automatisent l’ensemble du processus.

Voici comment une application d’hôtellerie rationalise le processus de gestion des visiteurs :

• Des plans d’étage 3D permettent aux visiteurs de naviguer dans le bâtiment

Une caractéristique clé du logiciel de réservation de bureau est le plan d’étage 3D. Ces cartes permettent des mises à jour en temps réel. Il montre les postes de travail disponibles et change lorsque de nouvelles réservations sont effectuées.

Lorsque les visiteurs s’enregistrent, ils peuvent voir le plan d’étage. Cela leur donne une idée de la direction à prendre. Une fois qu’ils savent où ils se trouvent, ils peuvent facilement trouver leur chemin.

Cela se traduit par les avantages suivants :

o  Les visiteurs réduisent les retards aux réunions – Les visiteurs n’ont pas besoin de passer autant de temps à demander leur chemin. Les réunions commencent plus tôt et chacun peut discuter de son ordre du jour immédiatement.

o  Les entreprises peuvent répondre aux besoins de conformité en matière de santé – De plus en plus de personnes retournent lentement sur leur lieu de travail physique. Cela ajoute plus de défis aux gestionnaires d’installations pour assurer les directives de distanciation sociale.

o  Amélioration du confort du site – Lorsque les propriétaires d’entreprise accordent la priorité à la sécurité des visiteurs, cela se traduit par une première impression solide. Cela donne aux clients l’impression que l’entreprise fait des efforts pour assurer la sécurité sur le lieu de travail.

• Une application d’hôtellerie permet aux gestionnaires de consulter les horaires de réservation.

La planification joue un rôle important dans la gestion des visiteurs. C’est un facteur déterminant de la productivité des employés. Cela minimise les problèmes qui peuvent survenir lors d’une double réservation en raison des salles de réunion convoitées.

S’il n’y a qu’une seule salle pour les réunions d’équipe, les équipes suivantes peuvent reprogrammer. Ils peuvent voir les réservations actives, presque au cours des réunions, et les espaces de travail disponibles en temps réel.

• Le logiciel d’hôtellerie permet aux administrateurs de savoir où se trouvent les visiteurs à tout moment.

Les gestionnaires et les administrateurs doivent appliquer les directives de distanciation sociale. La bonne application d’hôtellerie l’aidera dans sa tâche. En plus de cela, cela permet également une meilleure recherche des contacts.

Le logiciel suit les mouvements des visiteurs via des capteurs et des balises Bluetooth. Toute personne testée positive au Covid-19 est avertie par e-mail.

Réunions, planification et gestion de l’espace

La gestion des visiteurs et celle de l’espace vont de pair pour les mêmes raisons. Outre les visiteurs, les logiciels de planification permettent aux entreprises de mieux gérer leurs espaces de bureau.

C’est un énorme avantage qui leur permet d’utiliser les espaces inutilisés. De nombreuses entreprises adoptent un modèle de travail hybride. Les employés travaillent à domicile. Grâce aux données du logiciel d’hôtellerie, les gestionnaires d’immeubles peuvent prendre des décisions cruciales en matière d’espace de manière décisive.

Par exemple, les réunions peuvent être planifiées de manière à minimiser les chevauchements. Les gestionnaires peuvent affecter d’autres salles pour des séminaires. Ce dernier peut leur permettre de créer des fenêtres où la maintenance pourra nettoyer lesdites salles pour la prochaine réunion.

Le logiciel d’hôtellerie présente également d’autres avantages qui vous aident à gérer votre espace de bureau :

• Intégration d’applications

Pour les logiciels d’hôtellerie, l’intégration d’applications est nécessaire pour minimiser le nombre d’applications utilisées. De plus, les réunions planifiées dans des outils comme Outlook peuvent également se refléter dans le système d’hébergement.

• Protection des réunions abandonnées

Les réunions sont interrompues, annulées ou transférées dans différentes salles. Cependant, un logiciel de planification peut effacer la réservation automatiquement après une heure définie. D’autres employés peuvent ensuite réserver l’espace en cas de besoin.

• Réservation d’équipement

Les employés souhaitent également réserver du matériel de bureau spécifique. Il peut s’agir de projecteurs, de copieurs ou même d’ordinateurs. Le logiciel de réservation de bureau peut être personnalisé pour suivre ces réservations.

Conclusion

Avoir des visiteurs peut être difficile car vous devez vous assurer qu’ils se sentent les bienvenus et en sécurité.

Avec le bon logiciel d’hôtellerie de bureau, la gestion des visiteurs est une chance de donner une bonne première impression. C’est aussi l’assurance que votre espace de bureau est entièrement optimisé à tout moment.

En plus d’attribuer simplement des espaces, les logiciels d’hôtellerie ont différentes fonctionnalités qui profitent aux employés à tous les niveaux. Celles-ci peuvent aller de l’affichage du tableau d’état à la recherche des contacts, selon les besoins de votre entreprise.